PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ din 5 octombrie 2020

Notă …

Aprobată prin ORDINUL nr. 1.874 din 5 octombrie 2020, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 920 din 9 octombrie 2020. + 
1.Scopul procedurii operaționaleProcedura operațională elaborată în vederea reglementării modalității de identificare, selectare și rezervare prin promisiune de închiriere a imobilelor stabilește modul de inițiere, elaborare, avizare, aprobare a acestui tip de achiziție la nivelul Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor și prezintă etapele care trebuie parcurse.  … 2.Domeniul de aplicareAplicarea prezentei proceduri proprii se va face numai în cazul în care nu s-au putut identifica imobile proprietate publică sau privată a statului care să corespundă cerințelor solicitate. Aplicarea prezentei proceduri proprii se va face în scopul asigurării utilizării eficiente a fondurilor publice în procesul de atribuire, al promovării transparenței, proporționalității și concurenței dintre ofertanți, al asumării răspunderii, al garantării nediscriminării, recunoașterii reciproce și tratamentul egal al ofertanților care participă la atribuirea contractului. … 3.Documente de referință3.1.Reglementări internaționale– Bunele practici internaționale, specificate în Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, INTOSAI GOV 9100 …  … 3.2.Legislație primară– Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare; … – Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice; … – Legea nr. 98/2016*) privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.*) Potrivit prevederilor art. 29 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, „prezenta lege nu se aplică pentru atribuirea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru de servicii care au ca obiect: a) cumpărarea sau închirierea, prin orice mijloace financiare, de terenuri, clădiri existente, alte bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora;“.  …  … 3.3.Legislație secundară– Hotărârea Guvernului nr. 90/2020 privind organizarea și funcționarea Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor …  … 3.4.Alte documente, inclusiv reglementări interne– Regulamentul de organizare și funcționare al Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor; … – Ghidul pentru realizarea procedurilor de sistem și operaționale, elaborat de Secretariatul General al Guvernului;. … – orice alte prevederi din acte normative emise de către Ministerul Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor. …  …  … 4.Definiții și abrevieri4.1.Definiții

 … 4.2.Abrevieri

 …  … 5.Descrierea procedurii operaționale5.1.Generalități(1)Această procedură operațională reglementează identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor destinate ca sediu potențial al unei entități române sau străine de interes național.(2)Principiile care stau la bază pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor sunt următoarele:a)nediscriminarea; … b)tratamentul egal; … c)recunoașterea reciprocă; … d)transparența; … e)proporționalitatea; … f)asumarea răspunderii. …  … 5.2.Documente utilizate5.2.1.Lista, proveniența, conținutul și rolul documentelorÎn cazul PO-19-01, sunt utilizate următoarele formulare specifice:

a)Referat de necesitate – prezintă necesitatea și oportunitatea aplicării procedurii; … b)Specificații tehnice – vor cuprinde, în mod obligatoriu: cerințe, prescripții, caracteristici, condiții de participare și factori de evaluare, semnate de conducătorul structurii organizatorice care derulează contractul; … c)Caiet de sarcini – caietul de sarcini face parte integrantă din documentația de atribuire și constituie ansamblul cerințelor minimale obligatorii pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică;  … d)Procesul-verbal de evaluare a ofertelor depuse și selecția ofertei/ofertelor câștigătoare; … e)Raportul procedurii – va conține denumirea ofertantului/ofertanților declarat/declarați câștigător/câștigători; … f)Promisiune de rezervare – angajamentul ferm al ofertantului de a rezerva imobilul în vederea închirierii până la data convenită între ofertant și MTIC. …  … 5.2.2.Circuitul documentelor

NOTĂ: Formularea eventualelor contestații se poate face în termen de o zi lucrătoare de la data transmiterii comunicării rezultatului evaluării, iar acestea se vor depune la sediul MTIC, poarta G., Serviciul Registratură.Rezultatele soluționării contestațiilor se vor comunica în termen de o zi lucrătoare. …  … 5.3.Resurse necesare a)Resurse financiare:Nu au fost necesare resurse financiare suplimentare pentru elaborarea acestei proceduri operaționale. … b)Resurse materiale:– echipamente IT; … – internet, intranet; … – birotică, consumabile. …  … c)Resurse umane: consilieri din cadrul compartimentului de achiziții publice. … 

 … 5.4.Modul de lucru5.4.1.Planificarea activitățiiSe respectă termenele indicate la circuitul documentelor. … 5.4.2.Derularea activitățiiProcesul de identificare, selectare și rezervare a unui imobil se inițiază prin elaborarea „Referatului de necesitate“. Referatul de necesitate, conform modelului prevăzut în anexa nr. 2, va fi întocmit de către Grupul de lucru numit prin ordin MTIC. El va fi aprobat de ministru. Referatul de necesitate și specificațiile tehnice se înaintează Direcției achiziții publice și administrarea domeniului public (DAPADP) pentru inițierea procedurii.Directorul DAPADP repartizează documentele unui responsabil de lucrare pentru derularea și finalizarea procedurii.Caietul de sarcini, conform modelului din anexa nr. 3, este întocmit de către responsabilul de lucrare în baza Specificațiilor tehnice elaborate și însușite de către GL și conține cerințe, prescripții, caracteristici ce sunt descrise în mod obiectiv, în așa manieră încât să corespundă necesității autorității contractante, astfel:a)condiții de participare a ofertanților; … b)factorii de evaluare a ofertelor; … c)cerințele și condițiile definesc, după caz și fără a se limita la cele ce urmează, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic și de performanță;  … d)cerințele și condițiile de participare trebuie să permită oricărui ofertant accesul egal la achiziție și nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă concurența între ofertanți; … e)se interzice definirea unor cerințe și condiții, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse. … Caietul de sarcini va fi semnat de către DAPADP și GL. … 5.4.2.1.Efectuarea procesului de identificare, selectare și rezervare a unui imobil: se inițiază prin publicarea pe site-ul MTIC, precum și minimum într-un ziar cotidian central a unui „Anunț de publicitate“, în care documentația de atribuire conține cerințele de calificare, condițiile de participare și criteriile de evaluare a ofertelor. Procesul de atribuire se desfășoară astfel: a)în termen de 3 zile lucrătoare, responsabilul de lucrare procedează la elaborarea documentației de atribuire (cerințele de calificare, condițiile de participare și criteriile de evaluare) și postează anunțul. Răspunsurile la clarificări sunt transmise pe adresa de e-mail a ofertanților, dar și publicate pe site-ul MTIC. În urma anunțului de publicitate se procedează la primirea și înregistrarea ofertelor depuse; … b)în vederea evaluării ofertelor depuse se constituie prin ordin al ministrului o comisie de evaluare alcătuită din câte un specialist din partea DAPADP, DAERI, DA, DEAS, DRPSPC și 2 de la DRTACM; … c)comisia de evaluare analizează ofertele depuse, condițiile de participare și face calculul punctajului ofertanților în baza algoritmului de evaluare; … d)comisia de evaluare întocmește procesul-verbal de evaluare a ofertelor, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4, în care stabilește ofertele admisibile, ofertele respinse ca neconforme sau inacceptabile; … e)comisia de evaluare întocmește clasamentul ofertanților în ordinea descrescătoare a punctajului obținut; … f)în baza procesului-verbal de evaluare a ofertelor se întocmește raportul procedurii, prin care se stabilește/stabilesc oferta/ofertele câștigătoare și se înaintează spre aprobare ministrului; … g)deciziile Comisiei de evaluare privind procesul de evaluare a ofertelor depuse se iau cu votul majorității din numărul membrilor săi cu drept de vot; … h)în anumite situații, procesul de evaluare poate continua cu negocierea individuală a ofertei declarate admisibile, în vederea îmbunătățirii acesteia și depunerii ofertei finale. …  … 5.4.2.2.Etape finale ale procedurii:a)după aprobarea Raportului procedurii, responsabilul de lucrare comunică ofertanților rezultatul evaluării și decizia privind oferta câștigătoare; … b)responsabilul de lucrare întocmește proiectul de promisiune de închiriere, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5, cu ofertantul/ofertanții câștigător/câștigători, după expirarea termenului de contestații menționat în nota de subsol a tabelului „Circuitul documentelor“ (paragraf 5.2.2); … c)înaintarea promisiunii de închiriere, în copie, în vederea derulării, către GL;  … d)schema logică a operațiunilor și acțiunilor desfășurate în scopul elaborării PO-19-01 este prevăzută în anexa nr. 1. Activitatea se derulează în conformitate cu prevederile și termenii legali de către persoanele desemnate de directorul direcției care are obligația de a utiliza toate resursele umane. …  …  …  … 6.Responsabilități

6.1.Ministrul aprobă documentația aferentă etapelor specifice procedurii.  … 6.2.Directorul DAPADP analizează, verifică, semnează și avizează documentele utilizate în cadrul achiziției.  … 6.3.Președintele GL elaborează, analizează, verifică, semnează referatul de necesitate, specificațiile tehnice și caietul de sarcini, avizează promisiunea de rezervare și transmite documentele care stau la baza realizării achiziției din bugetul de stat. … 6.4.Directorul DA verifică și avizează promisiunea de rezervare din punctul de vedere al legalității clauzelor contractuale. … 6.5.Persoana responsabilă de lucrare de la DAPADP:a)elaborează și semnează documentele în conformitate cu prevederile procedurii operaționale PO-19-01 la termenele stabilite; … b)formulează observații în legătură cu cerințele, prescripțiile și condițiile prevăzute în specificațiile tehnice; … c)transmite documentele pentru avizare și aprobare; … d)arhivează dosarul original al procedurii de identificare, selectare și rezervare a unui imobil. …  …  …  + 
Anexa nr. 1*)*) Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil.la procedură
Diagrama de proces pentru realizarea achizițiilor de servicii  + 
Anexa nr. 2 la procedurăAprobat.Ordonator de credite
REFERAT DE NECESITATE Datorită necesității …….., este nevoie de „identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor“. În acest sens, propunem efectuarea procedurii potrivit specificațiilor tehnice anexate.Justificarea necesității: Menționăm că procesul de identificare, selectare și rezervare a unui imobil este necesar pentru ……… .Având în vedere cele prezentate mai sus, vă rugăm să dispuneți demararea procedurii conform legislației în vigoare. La prezentul referat anexăm Specificații tehnice și alte cerințe care cuprind descrierea serviciilor menționate mai sus.
GL
Președinte,
…………………………………..
(persoana care întocmește)
Funcția, numele și prenumele, semnătura
………………………………………………………… + 
Anexa nr. 3 la procedură
CAIET DE SARCINI
(model)1.IntroducerePrezentul caiet de sarcini face parte integrantă din documentație și constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant proprietar de imobil propunerea tehnică și cea financiară. Cerințele caietului de sarcini conțin în mod obligatoriu indicații privind regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potențialii ofertanți să elaboreze propunerea tehnică corespunzător necesităților autorității contractante.Cerințele impuse vor fi considerate ca fiind minimale și obligatorii.În acest sens orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile caietului de sarcini, va fi luată în considerare numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerințelor minimale din caietul de sarcini. … 2.GeneralitățiMinisterul Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor, cu sediul în București, bd. Dinicu Golescu nr. 38, sectorul 1, tel: ……………..; e-mail: ……………….., cod de identificare fiscală (CIF) 13633330, achiziționează ……………………….. la adresa mai sus menționată. … 3.Obiectul achizițieiIdentificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor … 4.Cerințe minimeSe vor specifica, detaliat, cerințe minime obligatorii pe care trebuie să le îndeplinească ofertantul: …………………………………………………..………………………………………………………………………………………………… … 5.Condiții de participare … 6.Factori de evaluare … GLDAPADP + 
Anexa nr. 4 la procedurăNr. …..…../………………..
PROCES-VERBAL DE EVALUARE
a ofertelor depuse pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelorÎncheiat astăzi, ……………., cu ocazia analizării ofertelor depuse pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelorModul de organizare și derulare a procedurii: Comisia de evaluare numită prin Ordinul ministrului transporturilor, infrastructurii și comunicațiilor nr. ………………………. din ……………….., compusă din:

În data de ……………………. s-a publicat pe site-ul Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor, precum și în cotidianul …….. anunțul de publicitate nr. …., prin care invităm potențialii ofertanți proprietari de imobile să participe la ofertarea „pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor“, prin depunerea unei oferte, conform caietului de sarcini care a fost anexat documentației de atribuire. Termenul de depunere a ofertelor a fost stabilit pentru data de ………………., ora……………. .Până la data-limită de depunere a ofertelor, ……………, ora …………,00, specificată în adresa de participare, s-a depus un număr de …………… oferte după cum urmează:1.…………………………….  … 2.…………………………….  … Nu au existat oferte depuse după data-limită de depunere a ofertelor. Punctual, etapele care se vor parcurge în cadrul procesului de evaluare a ofertelor depuse la procedură sunt următoarele:– verificarea modalității de îndeplinire a criteriilor de calificare de către ofertanți pe baza documentelor depuse în cadrul ofertei, stabilirea clarificărilor și completărilor formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea modalității de îndeplinire a criteriilor de calificare, stabilirea ofertelor care îndeplinesc criteriile de calificare și respingerea ofertelor care nu îndeplinesc criteriile de calificare; … – verificarea propunerilor depuse de ofertanții admiși în etapa de calificare în ceea ce privește conformitatea propunerilor tehnice prezentate cu cerințele caietului de sarcini. Verificarea conformității imobilelor ofertate se va realiza prin analizarea documentelor prezentate în cadrul propunerii tehnice și prin vizionarea la fața locului. … Vor fi considerate admisibile numai acele oferte care, în urma evaluării documentelor de calificare și a propunerii tehnice, îndeplinesc toate cerințele prevăzute în documentația de atribuire.În urma verificării condițiilor de participare s-a stabilit că ofertele care se încadrează conform celor solicitate prin caietul de sarcini privind achiziția „pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor“ sunt:1.…………………………….  … 2.…………………………….  … În continuare, s-a procedat la analiza ofertelor tehnice.Clasamentul pe baza punctajului total se prezintă astfel:1.…………………………….  … 2.……………………………. … Conform prevederilor legale în vigoare, autoritatea contractantă va anunța în scris ofertantul/ofertanții câștigător/câștigători. Drept care s-a încheiat prezentul proces-verbal de evaluare a ofertelor într-un exemplar original, astăzi …………….., care conține .. (……..) pagini.Comisia de evaluare:

 + 
Anexa nr. 5 la procedură
PROMISIUNE DE ÎNCHIRIEREÎntre subsemnații:1.………………………, domiciliat(ă) în ………………………, str. ………………………… nr. ….., bl. ……, ap. ……, identificat(ă) cu CI/BI seria …….. număr …………………, în calitate de promitent locator, pe de o parte, și … 2.Ministerul Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor, cu sediul în București, bd. Dinicu Golescu nr. 38, sectorul 1, telefon: 021.319.61.56, fax: 021.319.61.99, cod fiscal 13633330, cont nr. RO78TREZ23A840100710102X, deschis la Activitatea de Trezorerie și Contabilitate Publică a Municipiului București, reprezentat legal prin domnul Lucian Nicolae Bode, ministru, în calitate de promitent locatar, pe de altă parte,  … a intervenit următoarea promisiune de închiriere în următoarele condiții:În baza prezentei, promitentul locator își ia angajamentul ca în condițiile menționate în prezenta promisiune de închiriere să încheie contract de închiriere cu promitentul locatar, cu privire la imobilul compus din ……………………………………………………….…………………………………………..…………………………………………..…………………………., situat în …………………………, str. …………………………..…… nr. ……..…, cu destinația ………………………………. , în termen de ……………… zile de la data prezentului înscris și având prețul de … euro/mp, pe care îl deține în proprietate în baza următoarelor acte (în original): …………………….………………………………………………..…………………………………………..………………….., în condițiile și la prețul convenite de părți, dacă promitentul locatar își manifestă opțiunea să închirieze bunul în termenul stipulat în prezenta promisiune.În perioada cuprinsă între data semnării promisiunii de închiriere și data încheierii contractului de închiriere, promitentul locator va permite accesul promitentului locatar, în vederea vizionării spațiului.Imobilul supus închirierii va servi intereselor promitentului locatar.Promitentul locatar va închiria imobilul în condițiile îndeplinirii clauzelor suspensive, în termenul de valabilitate al prezentei promisiuni de închiriere.Clauze suspensive – se vor menționa distinct și particular, de la caz la caz.Această promisiune de închiriere, precum și datele și informațiile conținute în cuprinsul său constituie informații confidențiale și niciuna dintre părți nu va dezvălui, direct ori indirect, conținutul său către niciun terț fără acordul prealabil scris al celeilalte părți, cu excepția acelor terți implicați în implementarea tranzacției (angajați, colaboratori, consultanți, acționari, bănci etc.).Dacă în cadrul termenului stipulat promitentul locatar a optat pentru închirierea bunului, părțile vor încheia contractul de închiriere final, în care se vor stipula în concret toate datele și condițiile de închiriere, fără ca prețul stipulat în prezenta promisiune de închiriere să fie modificat.Promitentul locatar devine locatar al bunului prin contractul de închiriere, și nu retroactiv de la data semnării prezentei promisiuni.Prezenta promisiune de închiriere nu este și nu trebuie înțeleasă a constitui vreun angajament ferm și/sau propunere fermă de contractare din partea Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor, ministerul fiind liber să decidă asupra oportunității încheierii contractului de locațiune cu privire la imobil.Totuși, această promisiune de închiriere reprezintă un angajament ferm al părților cu privire la prevederile aferente confidențialității și exclusivității.Prezenta promisiune de închiriere nu ține loc de contract de închiriere.Încheiată în 3 exemplare, câte unul pentru fiecare parte, astăzi, …………………… .

(la 22-10-2020,
Procedura operațională din Anexă a fost modificată de Articolul I din ORDINUL nr. 1.937 din 20 octombrie 2020, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 973 din 22 octombrie 2020
)
––

	Redacția Lex24 Drept la Sursa!
	Articole Urmărește