NORME METODOLOGICE din 21 februarie 2023

Notă …

Aprobate prin ORDINUL nr. 270 din 21 februarie 2023, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 209 din 14 martie 2023. + 
Capitolul IDispoziții generale1.1.Scopul normelor metodologicePrezentele norme metodologice au drept scop stabilirea modalității de analiză a volumului de muncă la nivel de compartiment din cadrul unei unități administrativ-teritoriale pentru a obține informații cu privire la gradul de încărcare cu sarcini a personalului.Analiza gradului de încărcare cu sarcini este necesară pentru:a)identificarea nevoilor reale de resurse umane atât din punct de vedere cantitativ, cât și calitativ; … b)existența unui număr corespunzător de angajați necesar pentru îndeplinirea atribuțiilor compartimentului.Prin urmare, analiza volumului de muncă și a gradului de încărcare cu sarcini:– reprezintă un instrument de management; … – analizează volumul de muncă pentru fiecare activitate desfășurată în cadrul compartimentului; … – analizează procesele de muncă curente și stabilește modalități de creștere a eficienței și eficacității; … – furnizează date care să facă legătura între volumul de muncă și nevoile de personal și o evaluare realistă a resurselor; … – ajută managerii să stabilească modul în care se poate reduce volumul de muncă excesiv sau inegal; … – furnizează date necesare pentru luarea unor decizii în privința alocării de resurse; … – furnizează datele necesare justificării bugetare; … – furnizează date necesare luării unor decizii strategice. …  …  … 1.2.Definiții1.Analiza volumului de muncă și a gradului de încărcare cu sarcini a personalului (AVM) reprezintă un instrument managerial care ajută conducătorii de compartimente să identifice activitățile-cheie din cadrul compartimentelor, precum și timpul și resursele umane optime necesare pentru îndeplinirea acestora conform standardelor stabilite. … 2.Echivalentul normei anuale per angajat (ENA) reprezintă numărul normal de ore lucrătoare pe care le efectuează un angajat în timpul unui an, conform reglementărilor legale în vigoare. … 3.Volumul de muncă reprezintă totalitatea activităților desfășurate în cadrul unui compartiment pe o perioadă determinată. … 4.Gradul de încărcare cu sarcini a personalului (GÎSP) reprezintă procentul care măsoară încărcarea cu sarcini a personalului. …  … 1.3.Abrevieri

 …  + 
Capitolul IIRoluri, responsabilități și obligații2.1.Roluri și responsabilitățiResursele umane necesare pentru realizarea analizei volumului de muncă și a gradului de încărcare cu sarcini a personalului (AVM) sunt reprezentate de:– personalul de conducere de la nivelul fiecărui compartiment, responsabil cu verificarea documentelor privind analiza volumului de muncă și a gradului de încărcare cu sarcini a personalului; … – personalul de execuție desemnat, de către conducătorul fiecărui compartiment în parte, să întocmească analiza volumului de muncă și a gradului de încărcare cu sarcini a personalului; … – personalul compartimentului responsabil cu gestiunea resurselor umane, care va avea atribuții privind prelucrarea, centralizarea și analiza situațiilor transmise de compartimentele din cadrul autorității administrativ-teritoriale. …  … 2.2.ObligațiiConducătorii compartimentelor au următoarele obligații:– de a întocmi analiza volumului de muncă și a gradului de încărcare a personalului din subordine, conform prezentelor norme metodologice, în situația în care la nivelul autorității administrativ-teritoriale se solicită realizarea analizei; … – de a întocmi nota justificativă; … – de a transmite analiza și, dacă este cazul, nota justificativă către compartimentul responsabil cu gestiunea resurselor umane, în vederea centralizării și analizării rezultatelor. … Compartimentul responsabil cu gestiunea resurselor umane are următoarele obligații:– de a centraliza și analiza, în limita competențelor sale, situațiile primite; … – de a întocmi raportul privind volumul de muncă și gradul de încărcare cu sarcini și de a-l transmite către nivelul de decizie al unității administrativ-teritoriale. …  …  + 
Capitolul IIIEtapele analizei volumului de muncă și a gradului de încărcare cu sarcini3.1.Determinarea volumului de muncăÎntr-o primă etapă se determină volumul de muncă reprezentând totalul activităților de muncă ce se vor realiza în anul planificat, la nivelul funcțiilor de execuție, în fiecare compartiment. În acest sens se va folosi tabelul din formularul 1.În vederea inventarierii tuturor activităților de muncă necesare la nivelul unui compartiment, se pot folosi trei surse:– atribuțiile specifice ale compartimentului prevăzute în regulamentul de organizare si funcționare; … – fișele de post ale personalului din compartimentul respectiv; … – chestionarele individuale privind AVM (formularele 2 și 3). … Fiecare activitate va fi înscrisă în a doua coloană („Unitate de lucru/Activitate“) a tabelului din formularul 1, ea reprezentând o unitate de lucru în AVM.Întrucât AVM este o analiză anuală, se va stabili numărul de unități de lucru care se efectuează într-un an, completându-se coloana a patra („Unități pe an“) din formularul 1, în funcție de specificul fiecărui compartiment, din sursele avute la dispoziție.Exemplu: pentru structura competentă, în vederea anticipării numărului de autorizații, avize care vor fi întocmite în anul în curs, reperul folosit poate fi numărul de autorizații sau avize întocmite în anul anterior, conform evidenței interne. Numerele de intrare sau de ieșire din registrele interne pot reprezenta alte surse de stabilire a numărului de unități de lucru efectuate într-un an pentru diferite activități.Totuși există și activități pentru care nu există o evidență numerică, de exemplu, în cazul participării la diverse întâlniri, efectuării de convorbiri telefonice sau al furnizării de informații. În acest caz, pentru stabilirea numărului total anual al unităților de lucru se vor folosi ca reper datele din chestionarele individuale privind AVM (formularele 2 și 3). … 3.2.Determinarea timpului necesarA doua etapă constă în determinarea timpului total necesar pentru desfășurarea activităților aferente îndeplinirii atribuțiilor specifice compartimentului. Într-o primă fază, trebuie identificat timpul necesar pentru fiecare unitate de lucru, completându-se coloana a treia din formularul 1. Întrucât pot apărea variații în ceea ce privește cantitatea de timp necesară desfășurării fiecărei activități (unitate de lucru), în funcție de gradul de pregătire și experiență al persoanei care o efectuează, dar și de complexitatea activității, care poate varia de la unitate la unitate, trebuie luată în considerare o anumită marjă de eroare.În acest context, una dintre modalitățile de identificare cât mai obiectivă a timpului/unitate de lucru se poate face prin calcularea mediei aritmetice a timpului estimat pentru fiecare activitate din chestionarele individuale completate de angajații din direcție sau, dacă acestea nu se regăsesc în chestionare, printr-o aproximare de către conducătorul compartimentului prin aprecierea termenului mediu necesar realizării unei sarcini.Având în vedere conceperea chestionarului pentru identificarea activităților efectuate în mod curent într-o lună, eventualele lucrări care se efectuează o dată pe an vor fi încadrate într-o rubrică „Alte activități“ care poate să includă activități încredințate de superiorul ierarhic sau completate în chestionarul din formularul 3.De exemplu, pentru un raport care se întocmește anual, în chestionarul amintit anterior se va menționa timpul necesar întocmirii documentului aferent unei luni calendaristice, obținut prin împărțirea timpului total necesar (de exemplu, 40 de ore într-un an) la 12 luni. … 3.3.Calcularea gradului de încărcare cu sarcini a personaluluiA treia etapă constă în calcularea gradului de încărcare cu sarcini a personalului de execuție din cadrul unui compartiment, folosindu-se datele din formularul 1. Gradul de încărcare cu sarcini a personalului (GÎSP) reprezintă procentul obținut prin analiza volumului de muncă prin împărțirea numărului total de ore de lucru pe an (TOLA)^1, necesar în vederea îndeplinirii atribuțiilor compartimentului, la capacitatea actuală totală în resurse umane a compartimentului respectiv în ore lucrătoare. Formula de calcul este următoarea:^1 Coloana 5 din formularul 1.GÎSP = TOLA/CTARUGradul normal de încărcare a personalului este 100%.Numărul total de ore lucrătoare necesare în vederea îndeplinirii activităților unui compartiment într-un an reprezintă suma orelor necesare îndeplinirii tuturor activităților în cadrul compartimentului într-un an (a se vedea coloana 5 din formularul 1).Capacitatea totală actuală în resurse umane (CTARU) măsurată în ore lucrătoare se obține prin înmulțirea numărului de angajați cu ENA (echivalentul normei întregi anuale)^2. Pentru a obține o înregistrare cuprinzătoare a timpului total necesar pentru finalizarea unei activități, este important să fie luat în calcul și timpul necesar realizării activității de către ceilalți angajați ai compartimentului, de angajații cu normă redusă, de experții externi sau de stagiari. De exemplu, dacă în cadrul compartimentului și-a desfășurat activitatea un stagiar timp de șase luni, ceea ce a dus implicit la o degrevare a sarcinilor din cadrul acestuia, în vederea unei analize cât mai obiective a gradului de încărcare cu sarcini, acesta va putea reprezenta o majorare a numărului de angajați cu 0,5.^2 Formula generală de calcul al ENA în zile este ENA = nr. zile an – nr. zile de repaus săptămânal – zilele de sărbătoare legală în care nu se lucrează – numărul mediu de zile de concediu de odihnă de care beneficiază personalul de execuție anual. ENA în ore se calculează înmulțind ENA calculat în zile lucrătoare cu 8 ore.În vederea elaborării unei analize cât mai pertinente, în cazul în care numărul de angajați folosit în analiză diferă de numărul de angajați alocați compartimentului, la finalul formularului 1 se va explica modul de calcul al numărului de angajați.CTARU = ENA X Nr. de angajațiConducătorul compartimentului va explica, printr-o notă justificativă, cauzele concrete care au dus la supraîncărcarea personalului (de exemplu, lipsa de personal etc.) și va face recomandări cu privire la necesitatea asocierii într-un consorțiu administrativ. … 3.4.Identificarea nevoilor de personalA patra etapă constă în identificarea resurselor umane necesare pentru îndeplinirea sarcinilor din cadrul compartimentului respectiv și, implicit, dacă este cazul, a numărului de personal suplimentar necesar.Forța de muncă necesară pentru îndeplinirea sarcinilor se determină împărțind timpul total necesar efectuării tuturor activităților (v. TOLA) în cadrul unui compartiment la numărul total de ore lucrătoare pe care le efectuează un angajat într-un an (ENA) în cadrul unui program normal de lucru. Din numărul astfel obținut se scade numărul actual de angajați ai compartimentului, rezultatul reprezentând o estimare a nevoilor de personal suplimentar.TOLA/ENA = Nr. de angajați necesarNr. de angajați necesar – Nr. actual de angajați dintr-un compartiment = Nr. de personal suplimentar necesarEchivalentul normei anuale per angajat (ENA) în ore se calculează înmulțindu-se echivalentul normei întregi (ENI) de lucru pe zi (de opt ore) cu numărul de zile lucrătoare din anul calendaristic pentru care se efectuează analiza. Formula generală de calcul al ENA pornește de la numărul de zile ale anului din care se vor scădea zilele de repaus săptămânal/zilele declarate libere prin lege, precum și media zilelor de concediu de odihnă.ENA în ore se calculează înmulțind rezultatul obținut anterior cu 8 ore. Orele suplimentare nu vor fi luate în considerare la calculul ENA.Având în vedere faptul că echivalentul normei anuale per angajat (ENA) și numărul de angajați sunt date constante, acestea nu trebuie completate decât pe ultimul rând („Total“) al analizei din cadrul tabelului, în coloanele aferente. Același lucru se aplică și în cazul coloanelor „Capacitatea totală actuală de resurse umane“ (CTARU) și „Gradul de încărcare cu sarcini a personalului“ (GÎSP).În vederea identificării cât mai obiective a nevoilor de personal suplimentar necesar, conducătorul compartimentului va analiza cauzele care au dus la supraîncărcarea cu sarcini a personalului, care vor fi explicate prin nota justificativă.Pe de altă parte, trebuie luat în considerare și numărul de angajați utilizat în efectuarea analizei. Dacă acesta este inferior numărului de angajați alocați compartimentului, atunci se va face o simulare a analizei cu numărul de angajați alocați compartimentului. … 4.FormulareFormularul 1 – Model de tabel privind analiza volumului de muncă și a gradului de încărcare cu sarcini a personalului din cadrul unui compartimentFormularul 2 – Chestionar individual privind analiza volumului de muncă pe lunăFormularul 3 – Chestionar individual privind efectuarea unor activități periodice (altele decât cele lunare) în timpul unui an + 
Formularul 1. Analiza volumului de muncă și a gradului de încărcare cu sarcini a personalului din cadrul unui compartiment

 + 
Formularul 2. Chestionar individual privind analiza volumului de muncă pe lunăCompartimentul funcțional:Data:Numele și prenumele:

 + 
Formularul 3. Chestionar individual privind efectuarea unor activități periodice (altele decât cele lunare) în timpul unui anCompartimentul:Data:Numele și prenumele

 … ––

	Redacția Lex24 Drept la Sursa!
	Articole Urmărește