NORME METODOLOGICE din 12 septembrie 1997

privind efectuarea auditului în conformitate cu prevederile Codului international de management al sigurantei – Codul I.S.M. pentru exploatarea în siguranţa a navelor şi pentru prevenirea poluarii



1.1. Auditul managementului siguranteiProcedura pentru efectuarea auditului managementului sigurantei, cuprinsa în prezentele norme metodologice, include toate etapele relevante pentru verificarea initiala. Auditurile managementului sigurantei pentru confirmarile periodice sau pentru reinnoiri trebuie să se bazeze pe aceleasi principii, chiar dacă scopul lor poate fi diferit.1.2. Solicitarea audituluiO dată cu admiterea cererii pentru certificare, Administratia va stabili auditorii care vor efectua auditul companiei şi al navelor acesteia.Administratia va pune la dispoziţie lista auditorilor autorizati, din randul cărora se va stabili auditorul, auditorul conducator, echipa de audit sau organizaţia recunoscută de către Administratie pentru efectuarea auditului.1.3. Verificarea preliminaraCa baza pentru planificarea auditului, auditorul trebuie să analizeze manualul managementului sigurantei, pentru a determina conformitatea sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) cu cerinţele Codului I.S.M. Dacă aceasta analiza dezvaluie ca sistemul nu este adecvat, auditul trebuie amanat până când compania ia masurile corective necesare.1.4. Pregătirea auditului1.4.1. Auditorul trebuie să stabileasca o relaţie contractuala cu compania şi sa intocmeasca un plan al auditului.1.4.2. Auditorul trebuie să furnizeze documentele de lucru care reglementeaza executarea auditului, pentru a facilita evaluarile, investigatiile şi examinarile, în conformitate cu procedurile standard, cu instrucţiunile şi formele care au fost stabilite pentru a asigura consecventa verificărilor.1.4.3. Echipa de audit trebuie să poată comunică eficient în limba română cu cei verificaţi. Comunicarea se poate face şi în alta limba, dacă se convine astfel în contractul dintre companie şi auditor.1.5. Executarea auditului1.5.1. Auditul trebuie să inceapa cu o sedinta de deschidere, pentru a introduce tema auditului la nivelul managementului principal al companiei, să prezinte metodele pentru efectuarea auditului, sa confirme ora şi data pentru închiderea auditarii şi sa clarifice detaliile relevante, posibil neclare, despre audit.1.5.2. Echipa de audit trebuie să evalueze sistemul de management al sigurantei (S.M.S.), pe baza documentatiei prezentate de companie şi a dovezilor obiective în ceea ce priveste punerea în aplicare efectiva.1.5.3. Dovezile obiective trebuie realizate prin interviuri şi prin examinarea documentelor. Observatii privind activităţile şi condiţiile pot fi, de asemenea, incluse, când este necesar, pentru a determina eficienta sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) în satisfacerea standardelor specifice ale sigurantei navelor şi ale protectiei mediului înconjurător, cerute de Codul I.S.M.1.5.4. Observatiile facute în timpul auditului trebuie să fie documentate. După ce activităţile au fost verificate, echipa de audit trebuie să-şi revizuiasca observatiile, ce urmeaza să fie raportate ca nonconformitati. Acestea trebuie să fie raportate în termenii prevederilor generale sau specifice ale Codului I.S.M.1.5.5. La sfârşitul auditului, inaintea pregatirii raportului de audit, echipa de audit trebuie să tina o sedinta cu conducerea superioara a companiei şi cu responsabilii activităţilor respective. Scopul este de a prezenta constatarile şi de a se asigura ca rezultatele auditului sunt înţelese clar.1.6. Raportul auditului1.6.1. Raportul auditului trebuie pregatit sub indrumarea unui auditor sau auditor conducator, care poarta raspunderea pentru precizia şi perfectiunea acestuia.1.6.2. Raportul auditului trebuie să includa planul auditului, identificarea membrilor echipei de audit, datele de identificare a companiei, observatiile privind orice nonconformitate şi observatii privind eficienta sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) în indeplinirea obiectivelor specificate.1.6.3. Compania trebuie să primeasca o copie de pe raportul auditului. De asemenea, companiei trebuie să i se recomande să asigure cate o copie de pe rapoartele auditului de la bordul navelor.1.7. Măsuri corective1.7.1. Compania poarta raspunderea pentru determinarea şi iniţierea masurilor corective necesare pentru a corecta nonconformitatile sau cauzele acestora. Nereusita corectarii nonconformitatilor faţă de cerinţele Codului I.S.M. poate afecta valabilitatea documentului de conformitate şi a certificatului de management al sigurantei (S.M.C.).1.7.2. Masurile corective şi auditurile ulterioare trebuie finalizate în perioada convenita. Compania trebuie să solicite audituri complete.1.8. Responsabilitatile companiei legate de auditul managementului sigurantei1.8.1. Verificarea conformitatii cu cerinţele Codului I.S.M. nu absolva compania, conducerea, ofiterii sau navigatorii de oblibaţiile lor de a respecta legislatia naţionala şi internationala legata de siguranţă navelor şi de protectia mediului înconjurător.1.8.2. Compania este răspunzătoare de:1. informarea salariatilor importanti despre obiectivele şi scopul certificării, în conformitate cu cerinţele I.S.M.;2. numirea membrilor responsabili, din cadrul personalului, care însoţesc pe membrii echipei care realizează auditul sau certificarea;3. punerea la dispoziţia celor care realizează auditul a resurselor necesare, pentru a asigura un proces de verificare efectiv şi eficient;4. asigurarea accesului la materialele doveditoare, asa cum solicita cei care realizează auditul;5. cooperarea cu echipa de verificare, pentru a permite realizarea obiectivelor care trebuie atinse.––-

	Redacția Lex24 Drept la Sursa!
	Articole Urmărește