În baza prevederilor art. 2 alin. (1), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5, coroborate cu prevederile art. 6 alin. (1) și (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, în temeiul prevederilor: – art. 54,55, art. 63 alin. (6) și (7) și art. 64 alin. (7) din Legea nr. 126/2018 privind piețele de instrumente financiare, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 5 alin. (3) lit. b) pct. (ii), art. 6 lit. b) pct. 8 și art. 28 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare și societățile de administrare a investițiilor, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 297/2004 privind piața de capital, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 10/2015, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 5 alin. (3) lit. a) pct. (ix) și alin. (5) lit. b) pct. (ii) din Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiții alternative, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 57 alin. (1) lit. k), art. 66 alin. (2) și art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 34 alin. (1) lit. n) și art. 38 alin. (1) lit. g) din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaționale, cu completările ulterioare; … – art. 36 alin. (2) lit. g) din Legea nr. 236/2018 privind distribuția de asigurări, cu completările ulterioare; … – art. 173 alin. (1) lit. t) și art. 179 alin. (4) din Legea nr. 237/2015 privind autorizarea și supravegherea activității de asigurare și reasigurare, cu modificările și completările ulterioare, … în urma deliberărilor Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară din cadrul ședinței din data de 25 noiembrie 2020,Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă. +
Articolul INorma Autorității de Supraveghere Financiară nr. 33/2017 privind organizarea activității de arhivă la entitățile autorizate/avizate, reglementate și supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 998 din 15 decembrie 2017, cu modificările ulterioare, se modifică și se completează după cum urmează:1.Preambulul se modifică și va avea următorul cuprins:În baza prevederilor art. 2 alin. (1), art. 3 alin. (1) lit. b),art. 5, coroborate cu prevederile art. 6 alin. (1) și (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, în temeiul prevederilor: – art. 54, 55,art. 63 alin. (6) și (7) și art. 64 alin. (7) din Legea nr. 126/2018 privind piețele de instrumente financiare, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 5 alin. (3) lit. b) pct. (ii), art. 6 lit. b) pct. 8 și art. 28 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare și societățile de administrare a investițiilor, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 297/2004 privind piața de capital, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 10/2015, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 5 alin. (3) lit. a) pct. (ix) și alin. (5) lit. b) pct. (ii) din Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiții alternative, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 57 alin. (1) lit. k), art. 66 alin. (2) și art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 34 alin. (1) lit. n) și art. 38 alin. (1) lit. g) din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaționale, cu completările ulterioare; … – art. 36 alin. (2) lit. g) din Legea nr. 236/2018 privind distribuția de asigurări, cu completările ulterioare; … – art. 173 alin. (1) lit. t) și art. 179 alin. (4) din Legea nr. 237/2015 privind autorizarea și supravegherea activității de asigurare și reasigurare, cu modificările și completările ulterioare, … … 2.La articolul 2, litera d) se modifică și va avea următorul cuprins:d)operatorii de piață; … … 3.La articolul 2, litera f) se abrogă. … 4.La articolul 2, litera j) se modifică și va avea următorul cuprins:j)distribuitorii de asigurări și/sau reasigurări; … … 5.Articolul 3 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 3Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificațiile prevăzute în legislația privind Arhivele Naționale și legislația privind arhivarea electronică, Legea nr. 297/2004 privind piața de capital, cu modificările și completările ulterioare, Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare și societățile de administrare a investițiilor, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 297/2004 privind piața de capital, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 10/2015, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaționale, cu completările ulterioare, Legea nr. 236/2018 privind distribuția de asigurări, cu completările ulterioare, Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiții alternative, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 237/2015 privind autorizarea și supravegherea activității de asigurare și reasigurare, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 126/2018 privind piețele de instrumente financiare, cu modificările și completările ulterioare, și Legea nr. 243/2019 privind reglementarea fondurilor de investiții alternative și pentru modificarea și completarea unor acte normative. … 6.La articolul 5, alineatul (3) se abrogă. … 7.Articolul 6 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 6(1)Entitățile au obligația de a înregistra, de a ține evidența tuturor documentelor care atestă activitățile pe care le desfășoară, intrate/ieșite, inclusiv a celor întocmite pentru uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislației în materie de arhivare, și de a asigura autenticitatea, integritatea acestora, precum și respectarea reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter privat.(2)Pentru documentele a căror păstrare este obligatorie în conformitate cu Nomenclatorul arhivistic, entitățile au obligația emiterii unei reglementări interne în care sunt descrise tipurile de documente obligatorii. … 8.La articolul 7, alineatul (1) se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 7(1)Înregistrarea documentelor se efectuează întrun registru de evidență a intrărilor/ieșirilor tuturor documentelor prevăzute la art. 6, în mod cronologic în ordinea intrării/ieșirii, prin alocarea unui număr de înregistrare care să permită identificarea unică a documentului, fără ca numerele de înregistrare atribuite să se repete. … 9.La articolul 8, partea introductivă se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 8În măsura în care nu se aduce atingere legislației specifice aplicabile entităților prevăzute la art. 2, registrul de evidență a intrărilor/ieșirilor de documente prevăzut la art. 7 alin. (1) conține cel puțin următoarele elemente: … 10.Articolul 11 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 11Entitățile au obligația de a înregistra și de a ține evidența tuturor documentelor întocmite în formă electronică intrate/ieșite și a documentelor de uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislației privind arhivarea electronică. … 11.Articolul 13 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 13În conformitate cu prevederile legislației privind arhivarea electronică, operațiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se realizează cu respectarea legislației privind arhivarea electronică, precum și a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter privat. … 12.Articolul 15 se abrogă. … 13.Articolul 22 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 22Până la predarea documentelor prevăzută la art. 19, entitățile au obligația să întocmească o evidență a acestora, care se actualizează permanent. … 14.Articolul 23 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 23Documentele preluate în conformitate cu art. 19 se organizează în depozitul de arhivă pe ani și, în cadrul anului, pe termene de păstrare sau pe compartimente și, în cadrul compartimentului, pe ani și termene de păstrare. … 15.Articolul 24 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 24Entitățile au obligația să dețină proceduri interne corespunzătoare care să conțină referiri cel puțin la următoarele elemente:a)nomenclatorul arhivistic și termenele de păstrare; … b)modul de constituire și gestionare a arhivei; … c)modul de acces în depozitul de arhivă care să fie permis doar persoanelor responsabile cu arhiva; … d)nivelul de acces al personalului propriu la documentele din arhivă și responsabilitățile acestuia față de documentele ridicate; … e)modalitatea de eliberare a documentelor din arhivă către personalul propriu și către alte instituții/autorități ale statului; … f)modalitatea de restituire și reintroducere în arhivă a documentelor eliberate temporar. … … 16.La articolul 25, după alineatul (1) se introduce un nou alineat, alineatul (2), cu următorul cuprins:(2)La solicitarea A.S.F. entitățile au obligația să permită accesul cu caracter temporar al A.S.F. la documentele în formă electronică arhivate, cu drept de vizualizare, reproducere și stocare a documentelor respective, prin intermediul unui angajat al entității desemnat în acest sens, în scopul exercitării de către A.S.F. a atribuțiilor de supraveghere și control, cu respectarea politicilor de securitate ale entității și a legislației privind activitatea de control desfășurată de către A.S.F. … 17.Articolele 29, 30 și 31 se abrogă. … 18.Articolul 32 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 32(1)Entitățile prevăzute la art. 2 lit. i) au obligația să păstreze timp de 10 ani de la data creării documentului în arhiva proprie următoarele documente privind activitatea desfășurată în domeniul asigurărilor și/sau reasigurărilor:a)dosarele de daună, împreună cu evidențele tehnice și evidențele contabile aferente; … b)raportul anual al auditorului statutar; … c)registrul special al activelor care acoperă rezervele tehnice brute; … d)raportările financiare transmise către A.S.F.; … e)situațiile financiare anuale; … f)orice alte rapoarte prevăzute de legislația emisă în domeniul asigurărilor; … g)documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale asiguraților. … (2)Entitățile prevăzute la art. 2 lit. j) au obligația să păstreze, timp de 10 ani de la data creării documentului în arhiva proprie, următoarele documente privind activitatea desfășurată în domeniul asigurărilor/reasigurărilor:a)raportările transmise A.S.F., conform prevederilor legale în vigoare; … b)mandatele de brokeraj/intermediere sau acordurile scrise cu clienții proprii; … c)toate documentele prevăzute de prevederile legale, care se emit în etapa precontractuală și se transmit clienților/potențialilor clienți; … d)documentele aferente activității de distribuție de asigurări și/sau reasigurări prevăzute la art. 11 alin. (1), art. 12-14, art. 16-17 și art. 25-27 din Legea nr. 236/2018 privind distribuția de asigurări, cu completările ulterioare, și alte documente care atestă încheierea efectivă a contractului de asigurare/reasigurare. … … 19.La articolul 33, litera b) se modifică și va avea următorul cuprins:b)să asigure stocarea/arhivarea, integritatea și accesarea ulterioară a convorbirilor telefonice; … … 20.La articolul 34, alineatul (1) se abrogă. … 21.La articolul 36, partea introductivă și litera a) se modifică și vor avea următorul cuprins: +
Articolul 36Conducerea entității are obligația să se asigure că persoanele responsabile cu arhiva duc la îndeplinire cerințele privind evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea, accesul, integritatea și utilizarea documentelor înscrise în nomenclatorul arhivistic al entității și că sunt asigurate următoarele:a)dotarea corespunzătoare a depozitelor de arhivă, în funcție de formatul și de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor, de prevenire a inundațiilor, precum și cu aparatură specifică de urmărire și asigurare a microclimatului și de control al accesului în depozit; … … 22.Articolul 38 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 38Prezenta normă se completează cu prevederile legislației privind Arhivele Naționale și ale legislației privind arhivarea electronică, precum și cu legislația specifică entităților prevăzute la art. 2 în materie de arhivare. … 23.Articolul 40 se abrogă. … 24.Articolul 41 se modifică și va avea următorul cuprins: +
Articolul 41Nerespectarea prevederilor prezentei norme se sancționează conform legislației specifice aplicabile. … +
Articolul IIPrezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data publicării.
Președintele Autorității de Supraveghere Financiară,
Nicu MarcuBucurești, 26 noiembrie 2020.Nr. 43.
