În baza prevederilor art. 2 alin. (1), art. 3 alin. (1) lit. b),art. 5, coroborate cu prevederile art. 6 alin. (1) și (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, în temeiul prevederilor: – art. 54, 55,art. 63 alin. (6) și (7) și art. 64 alin. (7) din Legea nr. 126/2018 privind piețele de instrumente financiare, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 5 alin. (3) lit. b) pct. (ii), art. 6 lit. b) pct. 8 și art. 28 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare și societățile de administrare a investițiilor, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 297/2004 privind piața de capital, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 10/2015, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 5 alin. (3) lit. a) pct. (ix) și alin. (5) lit. b) pct. (ii) din Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiții alternative, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 57 alin. (1) lit. k), art. 66 alin. (2) și art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare; … – art. 34 alin. (1) lit. n) și art. 38 alin. (1) lit. g) din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaționale, cu completările ulterioare; … – art. 36 alin. (2) lit. g) din Legea nr. 236/2018 privind distribuția de asigurări, cu completările ulterioare; … – art. 173 alin. (1) lit. t) și art. 179 alin. (4) din Legea nr. 237/2015 privind autorizarea și supravegherea activității de asigurare și reasigurare, cu modificările și completările ulterioare, … (la 17-12-2020,
Preambulul actului normativ a fost modificat de Punctul 1, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
în urma deliberărilor Consiliul Autorității de Supraveghere Financiară din cadrul ședinței din data de 6 decembrie 2017,Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă. +
Capitolul IDispoziții generale +
Articolul 1Prezenta normă reglementează activitatea de arhivă desfășurată la nivelul entităților – persoane juridice autorizate/avizate, reglementate și supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., în sensul stabilit de legislația privind Arhivele Naționale și legislația privind arhivarea electronică. +
Articolul 2Entitățile autorizate/avizate, reglementate și supravegheate de către A.S.F., denumite în continuare entități, care intră sub incidența prevederilor prezentei norme sunt: a)societățile de servicii de investiții financiare; … b)societățile de administrare a investițiilor; … c)organismele de plasament colectiv (OPC) autoadministrate; … d)operatorii de piață;(la 17-12-2020,
Litera d) din Articolul 2 , Capitolul I a fost modificată de Punctul 2, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
… e)depozitarii centrali; … f)Abrogată.(la 17-12-2020,
Litera f) din Articolul 2 , Capitolul I a fost abrogată de Punctul 3, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
… g)contrapărțile centrale; … h)administratorii de fonduri de investiții alternative; … i)societățile de asigurare și/sau reasigurare; … j)distribuitorii de asigurări și/sau reasigurări;(la 17-12-2020,
Litera j) din Articolul 2 , Capitolul I a fost modificată de Punctul 4, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
… k)administratorii fondurilor de pensii private. … +
Articolul 3Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificațiile prevăzute în legislația privind Arhivele Naționale și legislația privind arhivarea electronică, Legea nr. 297/2004 privind piața de capital, cu modificările și completările ulterioare, Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare și societățile de administrare a investițiilor, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 297/2004 privind piața de capital, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 10/2015, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaționale, cu completările ulterioare, Legea nr. 236/2018 privind distribuția de asigurări, cu completările ulterioare, Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiții alternative, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 237/2015 privind autorizarea și supravegherea activității de asigurare și reasigurare, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 126/2018 privind piețele de instrumente financiare, cu modificările și completările ulterioare, și Legea nr. 243/2019 privind reglementarea fondurilor de investiții alternative și pentru modificarea și completarea unor acte normative.(la 17-12-2020,
Articolul 3 din Capitolul I a fost modificat de Punctul 5, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 4Entitățile prevăzute la art. 2 au obligația de a înregistra, a ține evidența, a inventaria, a selecționa, a păstra și a utiliza documentele pe care le creează sau le dețin în condițiile stabilite de legislația privind Arhivele Naționale și legislația privind arhivarea electronică, de prezenta normă, precum și de legislația sectorială specifică fiecărui tip de entitate. +
Articolul 5(1)În situația externalizării activității de arhivare în condițiile definite de legislația privind Arhivele Naționale, entitățile au obligația încheierii unui contract de prestări de servicii arhivistice cu operatori de servicii arhivistice, care să respecte legislația în materie de arhivare. Entitățile rămân responsabile în ceea ce privește respectarea prevederilor legale în materie de arhivare.(2)Încheierea contractului prevăzut la alin. (1) se realizează după notificarea prealabilă a Arhivelor Naționale sau, după caz, a serviciilor județene competente/Serviciului Municipiului București, denumite în continuare Arhivele Naționale, în condițiile prevăzute de legislația privind Arhivele Naționale.(3)Abrogat.(la 17-12-2020,
Alineatul (3) din Articolul 5 , Capitolul I a fost abrogat de Punctul 6, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Capitolul IIObligațiile entităților privind organizarea activității de arhivă +
Secţiunea 1Evidența documentelor pe suport letric +
Articolul 6(1)Entitățile au obligația de a înregistra, de a ține evidența tuturor documentelor care atestă activitățile pe care le desfășoară, intrate/ieșite, inclusiv a celor întocmite pentru uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislației în materie de arhivare, și de a asigura autenticitatea, integritatea acestora, precum și respectarea reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter privat.(2)Pentru documentele a căror păstrare este obligatorie în conformitate cu Nomenclatorul arhivistic, entitățile au obligația emiterii unei reglementări interne în care sunt descrise tipurile de documente obligatorii.(la 17-12-2020,
Articolul 6 din Sectiunea 1 , Capitolul II a fost modificat de Punctul 7, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 7(1)Înregistrarea documentelor se efectuează întrun registru de evidență a intrărilor/ieșirilor tuturor documentelor prevăzute la art. 6, în mod cronologic în ordinea intrării/ieșirii, prin alocarea unui număr de înregistrare care să permită identificarea unică a documentului, fără ca numerele de înregistrare atribuite să se repete.(la 17-12-2020,
Alineatul (1) din Articolul 7 , Sectiunea 1 , Capitolul II a fost modificat de Punctul 8, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
(2)Înregistrarea prevăzută la alin. (1) începe la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie a fiecărui an. +
Articolul 8În măsura în care nu se aduce atingere legislației specifice aplicabile entităților prevăzute la art. 2, registrul de evidență a intrărilor/ieșirilor de documente prevăzut la art. 7 alin. (1) conține cel puțin următoarele elemente:(la 17-12-2020,
Partea introductivă a articolului 8 din Sectiunea 1 , Capitolul II a fost modificată de Punctul 9, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
a)numărul de înregistrare; … b)data înregistrării; … c)numărul și data documentului date de emitent; … d)numărul filelor documentului; … e)numărul anexelor; … f)emitentul documentului; … g)conținutul documentului în rezumat; … h)compartimentul căruia i s-a repartizat; … i)data expedierii; … j)modul rezolvării; … k)destinatarul; … l)numărul de înregistrare al documentului la care se conexează și indicativul dosarului conform nomenclatorului arhivistic, stabilit și completat în registru după rezolvarea documentului. … +
Articolul 9Documentele care fac referire la un subiect regăsit într-un document înregistrat deja în registrul de evidență a intrărilor/ieșirilor de documente se conexează la acesta prin înscrierea aceluiași număr de înregistrare cu cel al documentului la care se face conexarea. +
Articolul 10Transmiterea documentelor pentru arhivare de la sediile secundare către sediul social/central se realizează în baza unui proces-verbal de predare-primire a documentelor, în conformitate cu prevederile legislației privind Arhivele Naționale. +
Secţiunea a 2-a Evidența documentelor în formă electronică +
Articolul 11Entitățile au obligația de a înregistra și de a ține evidența tuturor documentelor întocmite în formă electronică intrate/ieșite și a documentelor de uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislației privind arhivarea electronică.(la 17-12-2020,
Articolul 11 din Sectiunea a 2-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 10, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 12Entitățile care dețin arhivă electronică depun spre păstrare documentele în formă electronică, în condițiile respectării legislației privind arhivarea documentelor în formă electronică care stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării și utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică. +
Articolul 13În conformitate cu prevederile legislației privind arhivarea electronică, operațiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se realizează cu respectarea legislației privind arhivarea electronică, precum și a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter privat.(la 17-12-2020,
Articolul 13 din Sectiunea a 2-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 11, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 14Entitățile care depun spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice au obligația desemnării unui administrator al arhivei electronice care să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor în formă electronică într-un registru în formă electronică. +
Articolul 15Abrogat.(la 17-12-2020,
Articolul 15 din Sectiunea a 2-a , Capitolul II a fost abrogat de Punctul 12, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Secţiunea a 3-aOrganizarea arhivei +
Articolul 16(1)Entitățile au obligația de a desemna persoane responsabile cu arhiva și/sau de a înființa compartimente de arhivă în funcție de complexitatea, valoarea și cantitatea documentelor pe care le creează sau le dețin.(2)Stabilirea competențelor privind activitatea de arhivă, desemnarea persoanelor prevăzute la alin. (1), precum și stabilirea structurii compartimentului de arhivă, în cazul în care entitățile dețin o astfel de structură, sunt în responsabilitatea conducerii entităților, în conformitate cu prevederile legislației privind Arhivele Naționale. +
Articolul 17(1)Entitățile au obligația să organizeze depozitul de arhivă și să obțină avizul din partea Arhivelor Naționale, în conformitate cu dispozițiile legislației privind Arhivele Naționale.(2)La solicitarea A.S.F., entitățile au obligația de a prezenta avizul prevăzut la alin. (1). +
Articolul 18(1)Entitățile au obligația ca anual să grupeze documentele în unități arhivistice în conformitate cu nomenclatorul arhivistic, în funcție de conținut și termene de păstrare. (2)Entitățile au obligația de a inventaria toate unitățile arhivistice pe care le-au constituit. +
Articolul 19Unitățile arhivistice prevăzute la art. 18 se depun de către entități la depozitul de arhivă în anul următor constituirii acestora în baza inventarelor și proceselor-verbale de predareprimire, în conformitate cu prevederile legislației privind Arhivele Naționale. +
Articolul 20(1)Evidența tuturor intrărilor și ieșirilor unităților arhivistice în/din depozitul de arhivă se ține pe baza unui registru. (2)Unitățile arhivistice din depozitul de arhivă care au termen de păstrare permanent se păstrează separat de cele care au termen de păstrare temporar. +
Articolul 21Entitățile depun spre păstrare la Arhivele Naționale documentele organizate în unități arhivistice cu termene de păstrare permanente, potrivit nomenclatorului arhivistic și legislației privind Arhivele Naționale. +
Articolul 22Până la predarea documentelor prevăzută la art. 19, entitățile au obligația să întocmească o evidență a acestora, care se actualizează permanent.(la 17-12-2020,
Articolul 22 din Sectiunea a 3-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 13, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 23Documentele preluate în conformitate cu art. 19 se organizează în depozitul de arhivă pe ani și, în cadrul anului, pe termene de păstrare sau pe compartimente și, în cadrul compartimentului, pe ani și termene de păstrare.(la 17-12-2020,
Articolul 23 din Sectiunea a 3-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 14, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 24Entitățile au obligația să dețină proceduri interne corespunzătoare care să conțină referiri cel puțin la următoarele elemente:a)nomenclatorul arhivistic și termenele de păstrare; … b)modul de constituire și gestionare a arhivei; … c)modul de acces în depozitul de arhivă care să fie permis doar persoanelor responsabile cu arhiva; … d)nivelul de acces al personalului propriu la documentele din arhivă și responsabilitățile acestuia față de documentele ridicate; … e)modalitatea de eliberare a documentelor din arhivă către personalul propriu și către alte instituții/autorități ale statului; … f)modalitatea de restituire și reintroducere în arhivă a documentelor eliberate temporar. … (la 17-12-2020,
Articolul 24 din Sectiunea a 3-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 15, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 25(1)Entitățile au obligația de a permite accesul A.S.F. la înscrisurile originale aflate în depozitul de arhivă în vederea efectuării de acțiuni de control sau analize de specialitate.(2)La solicitarea A.S.F. entitățile au obligația să permită accesul cu caracter temporar al A.S.F. la documentele în formă electronică arhivate, cu drept de vizualizare, reproducere și stocare a documentelor respective, prin intermediul unui angajat al entității desemnat în acest sens, în scopul exercitării de către A.S.F. a atribuțiilor de supraveghere și control, cu respectarea politicilor de securitate ale entității și a legislației privind activitatea de control desfășurată de către A.S.F.(la 17-12-2020,
Articolul 25 din Sectiunea a 3-a , Capitolul II a fost completat de Punctul 16, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 26Entitățile au obligația selecționării și scoaterii documentelor din evidența arhivei, respectiv a unitățilorarhivistice cu termen de păstrare expirat în conformitate cu nomenclatorul arhivistic. +
Articolul 27Entitățile au obligația să facă dovada deținerii următoarelor avize/confirmări de la Arhivele Naționale:a)confirmarea eliminării documentelor din arhivă; … b)avizul scoaterii dosarelor din evidența arhivei în vederea transferului către o altă entitate sau transferului într-un alt depozit de arhivă; … c)avizul transferului documentelor în alt depozit de arhivă, transfer datorat distrugerii provocate de calamități naturale sau situațiilor legal justificate. … +
Articolul 28La solicitarea A.S.F., entitatea are obligația de a prezenta nomenclatorul arhivistic și documentul care atestă aprobarea acestuia de către Arhivele Naționale. +
Capitolul IIIAlte dispoziții privind organizarea activității de arhivă +
Articolul 29Abrogat.(la 17-12-2020,
Articolul 29 din Capitolul III a fost abrogat de Punctul 17, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 30Abrogat.(la 17-12-2020,
Articolul 30 din Capitolul III a fost abrogat de Punctul 17, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 31Abrogat.(la 17-12-2020,
Articolul 31 din Capitolul III a fost abrogat de Punctul 17, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 32(1)Entitățile prevăzute la art. 2 lit. i) au obligația să păstreze timp de 10 ani de la data creării documentului în arhiva proprie următoarele documente privind activitatea desfășurată în domeniul asigurărilor și/sau reasigurărilor:a)dosarele de daună, împreună cu evidențele tehnice și evidențele contabile aferente; … b)raportul anual al auditorului statutar; … c)registrul special al activelor care acoperă rezervele tehnice brute; … d)raportările financiare transmise către A.S.F.; … e)situațiile financiare anuale; … f)orice alte rapoarte prevăzute de legislația emisă în domeniul asigurărilor; … g)documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale asiguraților. … (2)Entitățile prevăzute la art. 2 lit. j) au obligația să păstreze, timp de 10 ani de la data creării documentului în arhiva proprie, următoarele documente privind activitatea desfășurată în domeniul asigurărilor/reasigurărilor:a)raportările transmise A.S.F., conform prevederilor legale în vigoare; … b)mandatele de brokeraj/intermediere sau acordurile scrise cu clienții proprii; … c)toate documentele prevăzute de prevederile legale, care se emit în etapa precontractuală și se transmit clienților/potențialilor clienți; … d)documentele aferente activității de distribuție de asigurări și/sau reasigurări prevăzute la art. 11 alin. (1), art. 12-14, art. 16-17 și art. 25-27 din Legea nr. 236/2018 privind distribuția de asigurări, cu completările ulterioare, și alte documente care atestă încheierea efectivă a contractului de asigurare/reasigurare. … (la 17-12-2020,
Articolul 32 din Capitolul III a fost modificat de Punctul 18, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 33În cazul în care entitățile utilizează înregistrări telefonice în activitatea pe care o desfășoară, acestea au obligația de a respecta următoarele cerințe:a)să utilizeze aplicații de înregistrare care să permită identificarea și accesarea cu ușurință a oricărei înregistrări; … b)să asigure stocarea/arhivarea, integritatea și accesarea ulterioară a convorbirilor telefonice;(la 17-12-2020,
Litera b) din Articolul 33 , Capitolul III a fost modificată de Punctul 19, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
… c)să țină evidența înregistrărilor telefonice sub forma unui centralizator în format interogabil care să conțină cel puțin data și numele consumatorului de produse financiare nebancare, în vederea identificării acestuia. … +
Articolul 34(1)Abrogat.(la 17-12-2020,
Alineatul (1) din Articolul 34 , Capitolul III a fost abrogat de Punctul 20, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
(2)În cazul unor evenimente neprevăzute care au apărut în desfășurarea activității arhivistice și care pot afecta integritatea arhivei, notificarea se realizează în maximum 24 de ore de la luarea la cunoștință a producerii evenimentului. +
Articolul 35Entitățile au obligația să elibereze certificate, extrase și copii ale documentelor pe care le creează sau le dețin la solicitarea consumatorilor de produse financiare nebancare sau a reprezentanților legali ai acestora, în baza unor înscrisuri doveditoare care le atestă calitatea, în situația în care solicitările se referă la drepturi care îi privesc pe aceștia. +
Articolul 36Conducerea entității are obligația să se asigure că persoanele responsabile cu arhiva duc la îndeplinire cerințele privind evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea, accesul, integritatea și utilizarea documentelor înscrise în nomenclatorul arhivistic al entității și că sunt asigurate următoarele:(la 17-12-2020,
Partea introductivă a articolului 36 din Capitolul III a fost modificată de Punctul 21, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
a)dotarea corespunzătoare a depozitelor de arhivă, în funcție de formatul și de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor, de prevenire a inundațiilor, precum și cu aparatură specifică de urmărire și asigurare a microclimatului și de control al accesului în depozit;(la 17-12-2020,
Litera a) din Articolul 36 , Capitolul III a fost modificată de Punctul 21, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
… b)organizarea depozitului de arhivă după criterii stabilite conform prevederilor legislației în materie de arhivare; … c)organizarea activității de întocmire a nomenclatorului arhivistic al entității, asigurarea legăturii cu Arhivele Naționale în vederea verificării și confirmării acestuia, precum și urmărirea modului de aplicare a acestuia de către structurile entității; … d)coordonarea activității arhivistice din cadrul entității, în conformitate cu prevederile legislației în materie de arhivare; … e)organizarea arhivării documentelor primite de la structurile entității pe bază de proces-verbal de predare/primire și inventare, întocmite cu respectarea prevederilor legislației în materie aplicabile; … f)evidența tuturor documentelor intrate/ieșite în/din depozitul de arhivă pe baza registrului de evidență a intrărilor/ieșirilor de documente; … g)eliberarea pe bază de semnătură și ținerea evidenței documentelor solicitate de compartimentele din cadrul entității și verificarea integrității acestora la restituire; … h)pregătirea documentelor cu valoare istorică și a inventarelor acestora în vederea predării lor la Arhivele Naționale conform legislației în materie aplicabilă; … i)punerea la dispoziția A.S.F. a tuturor documentelor solicitate cu prilejul exercitării atribuțiilor de control. … +
Articolul 37Entitățile au obligația păstrării copiilor documentelor originale predate către organele judiciare sau alte autorități publice, împreună cu dovada predării acestora. +
Capitolul IVDispoziții finale +
Articolul 38Prezenta normă se completează cu prevederile legislației privind Arhivele Naționale și ale legislației privind arhivarea electronică, precum și cu legislația specifică entităților prevăzute la art. 2 în materie de arhivare.(la 17-12-2020,
Articolul 38 din Capitolul IV a fost modificat de Punctul 22, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 39Entitățile au obligația să ia toate măsurile necesare în vederea organizării activității de arhivă în conformitate cu legislația privind Arhivele Naționale și cu legislația privind arhivarea electronică și cu prevederile prezentei norme. +
Articolul 40Abrogat.(la 17-12-2020,
Articolul 40 din Capitolul IV a fost abrogat de Punctul 23, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 41Nerespectarea prevederilor prezentei norme se sancționează conform legislației specifice aplicabile.(la 17-12-2020,
Articolul 41 din Capitolul IV a fost modificat de Punctul 24, Articolul I din NORMA nr. 43 din 26 noiembrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1251 din 17 decembrie 2020
)
+
Articolul 42Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data de 1 ianuarie 2018. +
Articolul 43La data intrării în vigoare a prezentei norme se abrogă:a)Hotărârea Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară nr. 3/2013 pentru aprobarea Normei nr. 1/2013 privind organizarea activității de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 448 din 22 iulie 2013; … b)Norma Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară nr. 9/2014 privind organizarea activității de arhivă la asiguratori/reasiguratori și intermediari în asigurări și/sau reasigurări, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 343 din 9 mai 2014. …
Președintele Autorității de Supraveghere Financiară,
Leonardo BadeaBucurești, 7 decembrie 2017.Nr. 33.
