între Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.)
+
Articolul 1Prezentare generalăÎnfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.) trebuie inteleasa în contextul următoarelor necesitaţi şi cerinţe:– sporirea volumului şi complexităţii Programului PHARE pentru România şi creşterea concomitenta a numărului programelor şi proiectelor aflate în stadiu de implementare; schimbarea rolului Programului PHARE, care devine instrument de sprijinire a strategiei de preaderare a României; necesitatea funcţionarii unor proceduri financiare şi a unor structuri manageriale viabile, în conformitate cu reglementările Uniunii Europene;– dimensiunea Programului PHARE în România, care face ineficienta, din punct de vedere al costurilor, o structura bazată pe funcţionarea unui număr mare de unităţi de administrare a Programului (Programme Management Unit – PMU); necesitatea limitării numărului de unităţi de administrare a Programului, care gestionează programe sectoriale individuale, în acest fel evitandu-se atât complexitatea efectuării transferului şi monitorizarii fondurilor, cat şi divergenta metodelor de contabilizare şi raportare financiară către Comisie;– necesitatea infiintarii unui sistem de management financiar PHARE compatibil cu reglementările şi cu procedurile bugetare ale Uniunii Europene, asigurându-se astfel un control financiar eficient;– avantajul unui management financiar viabil şi al eficientei unei singure unităţi, în subordinea Ministerului Finanţelor, dotată în mod corespunzător cu personalul necesar pentru a asigura administrarea financiară, evidenţa contabilă şi efectuarea plăţilor PHARE în numele Guvernului României; funcţia acestei unităţi, de punct unic de referinţa, responsabil pentru aspectele mai sus menţionate. +
Articolul 2Înfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.)1. O.P.C.P. se va constitui şi va funcţiona în subordinea Ministerului Finanţelor din România. Gestionarea fondurilor PHARE de către O.P.C.P. se realizează conform prevederilor prezentului memorandum de înţelegere şi ale reglementărilor Uniunii Europene privind utilizarea fondurilor PHARE, convenite în Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la 12 martie 1991.2. O.P.C.P. va răspunde şi va raporta direct responsabilului cu autorizarea Programului (RAP) (Programme Authorising Officer – PAO), numit de Guvernul României.3. O.P.C.P. va deţine întreaga responsabilitate privind toate aspectele procedurale şi administrative ale problemelor bugetare, licitaţiilor, administrării contractelor, efectuării plăţilor, ţinerii evidentei contabile şi raportarii financiare, în legătură cu achiziţiile de servicii, bunuri şi lucrări, în cadrul Programului PHARE în România. O.P.C.P. trebuie să asigure respectarea regulilor, reglementărilor şi procedurilor PHARE privind achiziţiile de servicii, bunuri şi lucrări, precum şi funcţionarea unui sistem de raportare corespunzător.4. Autorităţile însărcinate cu implementarea fiecărui program (Autorităţile de implementare) vor deţine întreaga responsabilitate privind aspectele tehnice ale implementarii Programului. Responsabilităţile Autorităţilor de implementare sunt precizate în anexa nr. 1 la prezentul memorandum de înţelegere.5. La solicitarea Autorităţilor de implementare, O.P.C.P. va acorda acestora consultanţa privind procedurile de implementare a Programelor PHARE (structura Programelor de lucru, a Planurilor strategice, procedurile de achiziţii şi contractare etc.); cu toate acestea, responsabilitatea privind aspectele tehnice ale implementarii revine în întregime Autorităţilor de implementare. O.P.C.P. urmează să îşi dezvolte capacitatea de expertiza şi documentaţia necesară în acest scop.6. O.P.C.P. va avea următoarele sarcini:Licitaţii: primirea de la Autorităţile de implementare, în formate standard, a termenilor de referinţa, a cererilor de oferta şi a fişelor rezumative privind licitaţia; furnizarea informaţiilor către ofertanţi, conform procedurilor PHARE, şi solicitarea publicării de către Comisia Europeană a licitaţiilor pe Internet (în pagina web PHARE), conform prevederilor art. 118, cu modificările ulterioare, al Reglementării financiare; verificarea actualizării corespunzătoare a Rapoartelor trimestriale privind implementarea programelor, elaborate de Autorităţile de implementare; verificarea procedurala a listelor scurte şi a documentaţiei licitaţiei, pregătite de Autorităţile de implementare care primesc, de asemenea, toate scrisorile conţinând expresii de interes; verificarea şi solicitarea de modificări, dacă este necesar, pentru asigurarea conformitatii cu reglementările PHARE; asigurarea pregătirii corespunzătoare a dosarelor de licitaţie; transmiterea dosarelor de licitaţie către ofertanţi; verificarea componentei comisiilor de evaluare; participarea la sesiunile de evaluare ca observator sau preşedinte al comisiei de evaluare (în funcţie de opţiunea O.P.C.P.), pentru a asigura respectarea procedurilor; furnizarea consultantei şi a sprijinului administrativ necesar pentru efectuarea evaluărilor; asigurarea pregătirii corespunzătoare a raportului de evaluare, care trebuie întocmit de comisia de evaluare respectiva.Contractare: supervizarea evaluării şi atribuirii contractelor, în vederea asigurării respectării procedurilor administrative PHARE (dar nu implicarea propriu-zisa – cu excepţia acordării de consultanţa în probleme procedurale – în evaluarea tehnica sau financiară, în selectare, care rămân în responsabilitatea Autorităţii de implementare); negocierea contractelor, acolo unde este cazul (Autoritatea de implementare trebuie să furnizeze asistenţa tehnica necesară), elaborarea proiectelor de contract, pregătirea şi semnarea contractelor, în baza solicitării şi a recomandărilor tehnice primite din partea Autorităţii de implementare; asigurarea conformitatii cu cerinţele PHARE administrative şi juridice (în cazul neconformitatii, directorul O.P.C.P. trebuie să informeze în scris Autoritatea de implementare respectiva); RAP deţine responsabilitatea semnării contractului (andosat de Comisia Europeană); înregistrarea contractului încheiat, prin atribuirea codului de legătură cu numărul Programului şi al Proiectului.Administrare: verificarea, din punct de vedere administrativ, a Planurilor strategice, a Programelor de lucru şi a Rapoartelor de monitorizare şi evaluare, înaintate de Autoritatea de implementare responsabilă de respectivele proiecte finanţate din fonduri PHARE, înainte de andosarea documentelor menţionate de Comisia Europeană, conform procedurilor Manualului SID în vigoare. Autoritatea de implementare este responsabilă pentru pregătirea documentelor menţionate, care trebuie semnate de RAP (sau de directorul O.P.C.P.). O.P.C.P. trebuie să înainteze Comisiei Europene un Program de lucru pentru fiecare Program, indiferent de numărul Autorităţilor de implementare implicate în administrarea tehnica a Programului.Contabilitate: operationalizarea şi asigurarea funcţionarii în continuare a sistemului contabil necesar; utilizarea unor registre contabile separate pentru fiecare program sectorial şi înregistrarea contabila adecvată a tuturor plăţilor la nivel de program, proiect, contract etc; operarea conturilor financiare, în condiţiile efectuării tuturor verificărilor standard şi a reconcilierilor bancare necesare; înregistrarea tuturor tranzacţiilor în sistemul de raportare furnizat de Comisia Europeană, în conformitate cu prevederile Manualului SID.Plati: efectuarea corecta şi la timp a plăţilor, în conformitate cu procedurile Manualului SID în vigoare; primirea solicitărilor de plată de la contractori şi verificarea conformitatii acestor cereri; solicitarea autorizării de plată ("citit şi aprobat") din partea Autorităţii de implementare sau, după caz, returnarea la contractor a cererii de plată, pentru modificări.Raportare: elaborarea Rapoartelor lunare privind situaţia financiară a fiecărui program; distribuirea acestor rapoarte către Autorităţile de implementare, Departamentul pentru Integrare Europeană, Delegaţia Comisiei Europene în România şi Comisia Europeană; furnizarea periodică de informaţii la zi privind planificarea licitaţiilor, a evaluării ofertelor şi a atribuirii contractelor, în conformitate cu prevederile Manualului SID.Cont PHARE: operarea unui cont bancar separat pentru fiecare program gestionat de O.P.C.P., conform înţelegerii dintre Guvernul României şi Comisia Europeană; menţinerea, monitorizarea şi întreprinderea măsurilor necesare pentru realimentarea conturilor bancare, pe baza Programelor de lucru elaborate de fiecare Autoritate de implementare şi a plăţilor efectuate de Autoritatea de implementare, raportarea lunară a situaţiei contului bancar, pregătirea cererilor, către Comisia Europeană, de efectuare a plăţilor în avans. Instruire: organizarea şi desfăşurarea, în funcţie de necesitaţi, a unor sesiuni de instruire privind procedurile PHARE de efectuare a plăţilor şi achiziţiilor, în beneficiul acelor agenţii/fundaţii care vor continua sa funcţioneze în mod autonom.Consultanţa privind procedurile: acordarea de consultanţa, la solicitarea Autorităţilor de implementare, în probleme privind procedurile de achiziţii şi financiare PHARE.Audit: întreprinderea de măsuri necesare pentru asigurarea auditarii conturilor de către autorităţile naţionale; cooperarea cu Comisia Europeană şi cu autorităţile naţionale şi sprijinirea acestora în îndeplinirea cerinţelor de audit. +
Articolul 3Personalul O.P.C.P.O.P.C.P. va fi constituit din minimum 15 angajaţi: directorul O.P.C.P., 8 experţi (responsabili pentru licitaţii, contractari, plati, contabilitate, administrarea contractelor şi raportări financiare), un contabil-şef, un specialist în tehnica de calcul, un administrator/casier, un asistent, o secretara şi un sofer. Guvernul României trebuie să suporte toate cheltuielile legate de personal.Personalul va fi angajat prin concurs, conform legii române. Asistenţa tehnica furnizată prin Programul PHARE va oferi sprijin pentru înfiinţarea structurilor şi operationalizarea procedurilor necesare. Părţile implicate trebuie să asigure, din stadiul iniţial, continuitatea prezentei unei asistente tehnice adecvate, conform art. 4. +
Articolul 4Sediul O.P.C.P., facilităţi şi costuri de operare1. Ministerul Finanţelor trebuie să pună la dispoziţie un spaţiu adecvat pentru sediul O.P.C.P.; acest spaţiu va include spaţiul pentru birourile personalului O.P.C.P., arhiva, încăpere pentru intalniri, spaţiu pentru auditori, consultanţi, instructori, precum şi facilităţi de comunicare.2. Cheltuielile pentru consultanţa şi instruire în vederea funcţionarii eficiente a O.P.C.P., precum şi cele aferente facilităţilor necesare administrării curente a O.P.C.P., incluzând echipamentul de calcul, de fotocopiere şi de telecomunicaţii, programele pentru calculator şi toate costurile curente de operare, vor fi suportate din Programul PHARE pentru România, pe o perioadă iniţială de 3 ani. În acest scop un buget de maximum 0,5 milioane ECU a fost alocat, în cadrul Programului Operational de Ţara PHARE 1997, pentru primii 2 ani de funcţionare a O.P.C.P.3. Începând cu al patrulea an de funcţionare aceste costuri de operare ale O.P.C.P. vor fi preluate treptat pentru a fi suportate de către autorităţile române, în baza unei propuneri care urmează să fie aprobată anual de către Comisia Europeană, astfel:– 33% în al patrulea an de funcţionare a O.P.C.P. (67% se suporta din fonduri PHARE);– 67% în al cincilea an de funcţionare a O.P.C.P. (33% se suporta din fonduri PHARE);– 100% în al saselea an de funcţionare a O.P.C.P. +
Articolul 5Responsabilul cu autorizarea Programului (RAP)1. Guvernul României va numi responsabilul cu autorizarea Programului (RAP), la care se face referire în art. 2, şi care este responsabil cu activităţile desfăşurate de O.P.C.P. RAP va raporta Coordonatorului naţional al asistenţei, conform regulilor PHARE.2. RAP poate delega unele dintre responsabilităţile sale, inclusiv dreptul de semnatura pe toate documentele, şi sarcinile prevăzute la alin. 6 al art. 2 cel mult altor 2 oficiali (directorul O.P.C.P. sau orice alt semnatar delegat) ale căror semnături îi devin – ca urmare a delegării – opozabile. Responsabilităţile astfel delegate vor fi enumerate în mod clar într-un document separat şi vor fi comunicate Comisiei Europene. RAP poate să revoce oricând delegarea dreptului de semnatura. +
Articolul 6Conturile bancare ale O.P.C.P.1. O.P.C.P. va deschide un cont bancar distinct pentru fiecare program, conform înţelegerii dintre Guvernul României şi Comisia Europeană şi conform prevederilor alin. 6 al art. 2. Pentru fiecare program va fi deschis un singur cont bancar.2. Conturile bancare specificate la alin. 1 vor fi deschise la una dintre cele trei bănci deja selectate în acest scop şi agreate de Comisia Europeană şi de Guvernul României. Comisia Europeană îşi rezerva dreptul de a reanaliza periodic serviciile oferite de banca selectata.3. Conturile bancare vor fi denominate în ECU. Sumele reprezentând dobânda bonificata de banca se comunică periodic Comisiei Europene şi pot fi reinvestite în activităţile din cadrul memorandumului de finanţare respectiv, numai cu aprobarea Comisiei Europene şi în conformitate cu prevederile Manualului SID în vigoare.4. Conturile bancare vor fi operate în sistemul dublei semnături, necesitand cel puţin semnatura RAP.5. O.P.C.P. va comunică Comisiei Europene toate informaţiile relevante referitoare la conturile bancare, confirmate de banca (denumirea şi sediul băncii, numerele de cont, numele titularilor de cont şi ratele dobânzii). +
Articolul 7Transferul fondurilor1. O.P.C.P. va tine evidenta tuturor plăţilor în avans, primite în scopul implementarii fiecărui program şi proiect finanţat din fonduri PHARE.2. Comisia Europeană trebuie să efectueze plăţile în avans în baza cererii primite de la RAP sau de la delegatul acestuia, dar numai după aprobarea de către Comisia Europeană a documentelor de planificare prevăzute în Manualul SID, semnate în prealabil de către persoanele competente din cadrul Autorităţii de implementare şi verificate, din punct de vedere al conformitatii bugetare şi administrative, de către RAP. +
Articolul 8PlatiSumele primite în contul bancar ca plati în avans vor fi utilizate pentru efectuarea plăţilor pe baza facturilor – confirmate de către Autorităţile de implementare – aferente contractelor semnate de O.P.C.P. şi finanţate din fonduri PHARE. +
Articolul 9Procedurile de atribuire a contractelorO.P.C.P. trebuie să execute procedurile în vigoare de atribuire a contractelor, prevăzute în Manualul SID. +
Articolul 10Contabilitatea1. O.P.C.P. va opera un sistem contabil care să asigure reflectarea tuturor operaţiunilor contractuale şi a celorlalte operaţiuni financiare ce decurg din implementarea programelor şi proiectelor finanţate din fonduri PHARE în România.2. Acest sistem va trebui să respecte cerinţele cu privire la managementul financiar, prevăzute în Manualul SID, precum şi cerinţele SID de raportare furnizate de Comisia Europeană. +
Articolul 11Audit1. Conturile şi operaţiunile efectuate de O.P.C.P. pot fi verificate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisia Europeană, fără a aduce prejudiciu responsabilităţilor Comisiei Europene şi ale Curţii Europene de Conturi, conform prevederilor din Condiţiile generale privind memorandumurile de finanţare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisia Europeană la 12 martie 1991.2. Înregistrările scrise, referitoare la toate operaţiunile de gestionare financiară, licitaţii şi contractare, trebuie arhivate pentru o perioadă de 5 ani, calculată de la data închiderii Programului. +
Articolul 12ArbitrajÎn aplicarea prevederilor art. 2, 6, 7, 8 şi 10, orice posibila disputa privind regulile de utilizare a fondurilor PHARE trebuie rezolvată de către părţile contractante pe cale amiabila şi în conformitate cu prevederile Acordului-cadru semnat la 12 martie 1991. +
Articolul 13Dispoziţii finale1. Prezentul memorandum de înţelegere va fi în vigoare pe o durată de 6 ani, calculată din momentul semnării de către ambele părţi contractante. Aceasta durata va putea fi extinsă cu acordul părţilor, pe baza unui schimb de scrisori.2. Prezentul memorandum de înţelegere urmează să fie analizat la încheierea fiecărui an de operare şi, ca urmare a acestor analizari, poate fi modificat prin schimb de scrisori, fără a aduce astfel prejudiciu responsabilităţilor Comisiei Europene, care îşi rezerva dreptul de a revizui prevederile privind implementarea, după caz, conform prevederilor Manualului SID. De asemenea, prezentul memorandum de înţelegere poate fi modificat prin schimb de scrisori, în cazul introducerii unor noi structuri de implementare a Programelor PHARE, caz în care unele responsabilităţi ale O.P.C.P., prevăzute în prezentul memorandum de înţelegere, vor fi transferate Fondului Naţional.3. Aspectele tehnice şi responsabilităţile Autorităţilor de implementare (conform prevederilor art. 2) sunt precizate în anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezentul memorandum de înţelegere.4. Modalităţile financiare de sprijin PHARE acordat O.P.C.P. (pentru personal, facilităţi şi costuri de operare, prevăzute la art. 3 şi 4) sunt precizate în anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezentul memorandum de înţelegere.5. Prezentul memorandum de înţelegere intră în vigoare la data semnării lui de către ambele părţi.Semnat la Bucureşti la 16 iulie 1998. Pentru Guvernul României, Pentru Comisia Europeană, Daniel Daianu, Andrew Rasbash, ministrul finanţelor însărcinat cu afaceri Alexandru Herlea, ministru delegat pe lângă primul-ministru pentru integrare europeană +
Anexa 1RESPONSABILITĂŢILE AUTORITĂŢILOR DE IMPLEMENTAREConform prevederilor alin. 4 al art. 2 din Memorandumul de înţelegere privind înfiinţarea O.P.C.P. în subordinea Ministerului Finanţelor din România, prezenta anexa, ca parte integrantă a memorandumului de înţelegere, descrie responsabilităţile autorităţii care beneficiază de asistenţa tehnica (Autoritatea de implementare).1. Implementarea proiectelor este responsabilitatea Autorităţii de implementare. Autoritatea de implementare este responsabilă în faţa Guvernului României şi a Comisiei Europene pentru implementarea corespunzătoare şi la timp a proiectelor.2. Responsabilităţile Autorităţilor de implementare includ: a) identificarea, programarea şi detalierea programelor şi proiectelor, pe baza prioritatilor convenite, asigurându-se conformitatea şi încadrarea lor în strategia de aderare şi în programele sectoriale; … b) implementarea din punct de vedere tehnic a proiectelor mai sus menţionate, incluzând susţinerea acestora prin politicile sectoriale, monitorizarea şi execuţia; … c) managementul procedural şi administrativ: … – pregătirea Planurilor strategice, a Programelor de lucru, a bugetelor şi a Rapoartelor de monitorizare şi evaluare referitoare la programele cu finanţare PHARE;– furnizarea trimestriala a informaţiilor de actualizare privind stadiul implementarii programelor, precum şi a informaţiilor actualizate periodic privind planificarea licitaţiilor şi a evaluării ofertelor;– definirea conţinutului proiectelor şi a bazei în care se încheie contractele de implementare a acestora, incluzând pregătirea termenilor de referinţa şi a listelor scurte; îndeplinirea funcţiei de secretariat pentru primirea, deschiderea şi evaluarea ofertelor; evaluarea ofertelor, selectarea contractorului şi negocierea contractului;– planificarea activităţilor proprii, raportarea periodică către autoritatea responsabilă şi asigurarea schimbului de informaţii cu Comisia Europeană, referitoare la aspectele tehnice;– înaintarea către O.P.C.P. a cererilor de pregătire şi încheiere a contractelor (pe baza unui dosar complet incluzând raportul de evaluare, oferta tehnica şi financiară, precum şi o nota explicativa) şi aprobarea facturilor remise de contractori în vederea efectuării plăţilor de către O.P.C.P.;– administrarea proiectelor şi a contractelor aferente acestora, asigurarea funcţionarii unui sistem informaţional pentru monitorizarea derulării acestora şi întreprinderea măsurilor necesare pentru a asigura îndeplinirea de către contractor a sarcinilor ce îi revin conform termenilor de referinţa; furnizarea către O.P.C.P. şi Comisia Europeană a Rapoartelor trimestriale şi anuale privind executarea proiectelor.3. Nici un fel de costuri ale Autorităţilor de implementare nu poate fi finanţat din fonduri PHARE. +
Anexa 2MODALITĂŢI DE SPRIJIN PHARE ACORDAT O.P.C.P.Conform prevederilor art. 12 din Memorandumul de înţelegere privind înfiinţarea O.P.C.P. în subordinea Ministerului Finanţelor din România, prezenta anexa, ca parte integrantă a memorandumului de înţelegere, descrie modalităţile financiare de sustinere a O.P.C.P. din fonduri PHARE (personal, facilităţi şi costuri de operare). +
Articolul 1Responsabilităţile Ministerului Finanţelor din România Ministerul Finanţelor din România este responsabil pentru:– publicarea anunţului, selectarea şi angajarea pe bază de concurs a personalului O.P.C.P., în structura prevăzută pentru acesta;– aprobarea fişelor posturilor, a atribuţiilor angajaţilor, a nivelului de remunerare şi a celorlalte condiţii privind activitatea personalului;– plata salariilor angajaţilor. +
Articolul 2Sediul O.P.C.P., facilităţi şi costuri de operare1. Conform prevederilor alin. 2 şi 3 ale art. 4 din memorandumul de înţelegere, Ministerul Finanţelor va pune la dispoziţie pentru întregul personal al O.P.C.P., pe toată durata de aplicare a memorandumului de înţelegere, un spaţiu adecvat pentru birouri, inclusiv un spaţiu pentru arhive, şi o încăpere separată pentru intalniri şi instruire.2. Conform prevederilor alin. 2 al art. 4 din memorandumul de înţelegere şi în scopul asigurării funcţionarii efective şi eficiente a O.P.C.P., sprijinul PHARE acordat acestuia va include achiziţionarea de echipamente de birotica şi documentaţie, instruirea personalului şi stabilirea legăturilor informationale.3. Conform prevederilor alin. 2 al art. 4 din memorandumul de înţelegere, costurile de funcţionare a O.P.C.P. vor fi suportate din alocarea PHARE pentru România, după cum urmează:– costurile cu comunicaţiile, inclusiv conectarea şi plata abonamentului la furnizorul de Internet;– dotarea cu materiale a birourilor (rechizite);– transportul extern cu avionul;– transportul intern;– cheltuielile cu întreţinerea vehiculului.Costurile mai sus menţionate vor fi suportate integral din fonduri PHARE, pentru o perioadă iniţială de 3 ani.Conform prevederilor art. 4 din memorandumul de înţelegere, suma totală pentru primii 2 ani a fost fixată, în varianta iniţială a Programului Operational de Ţara PHARE 1997, la 0,5 milioane ECU. Pentru toţi anii următori Ministerul Finanţelor va inainta Comisiei Europene spre aprobare o propunere anuală de finanţare. După expirarea acestei perioade iniţiale costurile curente ale O.P.C.P. vor fi preluate treptat de autorităţile române, conform prevederilor alin. 3 al art. 4 din memorandumul de înţelegere.––––
