pentru programul "Schema de granturi mici"*)



Notă …
*) Aprobat de Ordinul nr. 874 din 10 mai 2010, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 509 din 22 iulie 2010.

Anexă

Proiectul de Închidere a Minelor, Refacerea Mediului şi

Regenerarea Socio-Economică

Manual de operare pentru programul

„ Schema de granturi mici”

2010

Definiţii, abrevieri şi acronime

STRATEGIA ANTI-SĂRĂCIE A ROMÂNIEI – S-au stabilit 5 Obiective Strategice pentru realizarea cărora s-a propus o varietate de măsuri de reducere a sărăciei:

Eliminarea sărăciei extreme

Eliminarea excluderii sociale grave şi promovarea includerii

Dispariţia graduală a prăpastiei dintre populaţia economică activă şi cea de pensionari Promovarea coeziunii şi dezvoltării sociale

Oferirea de condiţii de trai decente şi oportunităţi de dezvoltare copiilor.

SĂRĂCIA – Pentru buna funcţionare, SGM propune definiţia sărăciei aşa cum este aceasta formulată în „Raportul de Dezvoltare Mondială” al Băncii Mondiale pentru 2000/2001: „experienţa sărăciei trece dincolo de lipsa materială şi nivelul scăzut al sănătăţii şi educaţiei. Incapacitatea de a influenţa deciziile care afectează viaţa unei persoane, felul necorespunzător în care tratează instituţiile de stat, şi impedimentele create de barierele şi normele sociale reprezintă alte dimensiuni ale stării generale nesatisfăcătoare. O alta o reprezintă vulnerabilitatea faţă de şocurile nefavorabile, dezastre naturale, boli şi violenţa personală”.

CAPITALUL SOCIAL – Pentru buna funcţionare, SGM a adoptat definiţia Băncii Mondiale pentru Capitalul Social, ca fiind „instituţiile, relaţiile şi normele care conturează calitatea şi cantitatea interacţiunilor sociale ale unei societăţi. Din ce în ce mai multe dovezi indică importanţa vitală a coeziunii sociale pentru ca societatea să prospere economic şi pentru durabilitatea dezvoltării. Capitalul social nu reprezintă doar suma instituţiilor de la baza unei societăţi – este liantul care le leagă.”

MICROPROIECTE SOCIALE – microproiecte eligibile pentru finanţare în cadrul componentei Proiectului „Regenerare Socio-Economică”, în concordanţă cu criteriile stabilite în Manualul de Operare al Schemei de Granturi Mici

COMITETUL LOCAL DE EVALUARE – Organ consultativ responsabil cu evaluarea microproiectelor depuse în cadrul SGM şi recomandarea spre finanţare către Comitetul de Coordonare al SGM.

DMP – Direcţia Management de Proiecte din cadrul ARDDZI, responsabilă cu implementarea SGM

DMF – Direcţia Management Financiar

MIS – Managementul Sistemului Informaţional

ONG – Organizaţie neguvernamentală

În sensul prezentei hotărâri, termenii şi expresiile de mai jos se definesc astfel:

1. a) acord de grant – actul încheiat între Agenţia Română pentru Dezvoltarea Durabilă a Zonelor Industriale, în calitate de finantator, şi primitor, prin care părţile convin asupra: (i) obiectului acordului;

   (ii) drepturilor şi obligaţiilor părţilor; (iii) forţa majoră; (iv) valabilitatea şi modificarea acordului; (v) închiderea microproiectului; (vi) soluţionarea neînţelegerilor; (vii) condiţiile de intrare în efectivitate şi alte condiţii;

2. b) ARDDZI – Agenţia Română pentru Dezvoltarea Durabilă a Zonelor Industriale;

3. c) BIRD – Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare;

4. d) BR – birou regional din cadrul Agenţiei Române pentru Dezvoltarea Durabilă a Zonelor Industriale

5. e) capital social – instituţiile, relaţiile şi normele care conturează calitatea interacţiunilor sociale ale unei societăţi;

6. f) grant – sumă de bani nerambursabilă, acordată de ARDDZI unui primitor pentru finanţarea de microproiecte care să îmbunătăţească condiţiile de viaţă, în special pentru grupurile dezavantajate din localităţile miniere, cum ar fi: femei, tineri, copii sau bătrâni, şi să conducă la creşterea capitalului social în rândul comunităţilor miniere;

7. g) grupuri ţintă – grupurile dezavantajate reprezentând grupuri de cetăţeni cu capacitate redusă de adaptare la schimbările economice şi sociale generate de restructurarea sectorului minier, astfel cum ar fi: femei, tineri, copii sau bătrâni;

8. h) manual de operare pentru SGM – ansamblul de condiţii şi proceduri ce trebuie urmate de ARDDZI, solicitanţi şi primitori în vederea realizării schemei de granturi mici;

9. i) microproiect – documentaţia întocmită de un solicitant şi transmisă la ARDDZI pentru a fi supusă evaluării în vederea obţinerii unui grant;

10. j) MECMA – Ministerul Economiei, Comerţului şi Mediului de Afaceri;

11. k) MFP – Ministerul Finanţelor Publice;

12. l) primitor – solicitantul al cărui microproiect a fost selectat în procesul de evaluare aprobat şi cu care ARDDZI a încheiat un acord de grant;

13. m) RL – reprezentanţă locală din cadrul Agenţiei Române pentru Dezvoltarea Durabilă a Zonelor Industriale

14. n) solicitant – grupul de iniţiativă format din cetăţeni români din cadrul grupurilor ţintă din zonele miniere, organizaţi şi înfiinţaţi ca persoane juridice în baza art. III din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2005 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 40/2000 privind acreditarea agenţiilor de credit în vederea administrării fondurilor pentru acordarea de microcredite, organizatii neguvernamentale înfiinţate în baza Ordonanţei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2005, şi / sau parteneriatul între grupul de cetăţeni şi organizaţia neguvernamentală, reprezentat de preşedintele CCMSGM;

15. o) zona de operare – lista localităţilor miniere în care se implementează SGM;

16. p) CCP – comitetul de coordonare al Proiectului privind închiderea minelor, refacerea mediului şi regenerarea socioeconomică ;

1. r) SGM – schema de granturi mici – ansamblul de condiţii şi proceduri îndeplinite de un solicitant pentru obţinerea unui grant pentru finanţarea unui microproiect care să îmbunătăţească condiţiile de viaţă în special pentru grupurile dezavantajate cum ar fi: femei, tineri, copii sau bătrâni, şi să conducă la creşterea capitalului social în rândul comunităţilor miniere, microproiect identificat ca prioritate stabilită ca urmare a realizării proceselor de implicare şi mobilizare a membrilor comunităţilor şi de planificare strategică participativă a dezvoltării locale, prioritate aprobată prin hotărâre a consiliului local;

2. s) personalul responsabil ARDDZI – la nivelul birourilor regionale / reprezentanţelor locale, coordonator regional de program ARDDZI; la nivelul colectivului central: coordonatori de program ARDDZI şi UMP-RSE; coordonatori de evaluare şi monitorizare ARDDZI şi UMP-RSE; şi personal din structura ARDDZI cu responsabilităţi pentru: resurse umane, economic, juridic, etc ;

3. t) planul anual de derulare a schemei – document elaborat anual de ARDDZI, prin personalul responsabil şi care va include (i) planul de acţiuni pentru promovare şi publicitate la nivelul localităţilor miniere; (ii) planul de instruire a personalului ARDDZI; (iii) planul de implementare; (iv) bugetul operaţional, (v) planul de plăţi pentru fondul destinat granturilor mici şi estimarea plăţilor; (vi) planul de monitorizare, control, raportare şi evaluare; (vii) raportul anual privind implementarea programului;

   (viii) alte specificaţii;

4. u) CCMSGM – comitetul de conducere a microproiectului – organ de coordonare a implementării microproiectului, desemnat de adunarea membrilor persoanei juridice solicitante, compus din preşedinte, specialist tehnic şi specialist economic ;

   INTRODUCERE

   Acest manual se referă la Schema de Granturi Mici, fiind realizată de către ARDDZI ca parte a Componentei de proiect „Regenerare Socio – Economică”, parte a proiectului „Închiderea Minelor, Refacerea a Mediului şi Regenerare Socio-Economică”.

   Obiectivul proiectului este de a întări capacitatea Guvernului de a realiza reforma sectorului minier prin:

   Crearea capacităţii Ministerului Economiei, Comerţului şi Mediului de Afaceri de a închide întreprinderile miniere nerentabile”

   Asigurarea prin ARDDZI a sprijinului pentru comunităţile miniere şi autorităţile publice locale în regenerarea socio-economică a zonelor miniere”

   

   1. A. PRINCIPII ŞI GHIDUL SUMAR

      1. 1. Denumirea programului

         Programul se va intitula: „Schema de Granturi Mici” (SGM).

      2. 2. Temeiul legal al SGM

         Temeiul legal al SGM este reprezentat de legea 167 / 2005, privind ratificarea Acordului de Împrumut dintre România şi BIRD pentru finanţarea proiectului privind Închiderea Minelor, Refacere a Mediului şi Regenerare Socio-Economică, semnat la Bucureşti, la 28. 01. 2005.

         Acest manual reglementează detaliile privind implementarea SGM de către ARDDZI, conform prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 1060/2005, publicată în Monitorul Oficial al României partea I, nr.855 din 22 septembrie 2005 cu modificările prevăzute în Hotărârea de Guvern nr.1556 / 2009, publicată în Monitorul Oficial al României partea I, nr. 890 din 18 decembrie 2009 şi cuprinde referiri la activităţile desfăşurate pentru:

         1. a) promovarea SGM la nivel naţional, judeţean şi local;

         2. b) consultanţă acordată asociaţiilor şi comunităţilor;

         3. c) crearea capacităţii instituţionale la nivelul comunităţilor prin asigurarea de asistenţă tehnică şi de pregătire pentru facilitarea procesului de mobilizare comunitară şi de dialog între factorii locali pentru a planifica strategia, pentru a identifica şi a selecta microproiectele prioritare;

         4. d) finanţarea cheltuielilor operaţionale necesare pentru implementarea SGM;

         5. e) elaborarea microproiectelor şi a cererilor de finanţare;

         6. f) primirea şi înregistrarea microproiectelor;

         7. g) evaluarea şi aprobarea microproiectelor;

         8. h) alocarea fondurilor şi efectuarea plăţilor în baza formularelor standard de solicitare a plăţilor;

         9. i) monitorizarea, evaluarea şi raportarea;

         10. j) anexele însoţitoare.

         Manualul răspunde cerinţelor Aquis-ului Comunitar al Uniunii Europene.

      3. 3. Obiectivele schemei

         1. 3.1 Obiective generale:

            SGM are urmatoarele obiective:

            1. a) întărirea capitalului social al comunităţilor afectate de restructurarea sectorului minier;

            2. b) reducerea disparităţilor sociale în rândul comunităţilor miniere în scopul atingerii obiectivelor strategiei antisărăcie a României;

            3. c) sprijinirea membrilor grupurilor ţintă în dezvoltarea capacităţilor lor de a se adapta la schimbările sociale şi economice produse de restructurarea sectorului minier.

         2. 3.2 Obiective specifice:

            •  Oferirea de resurse financiare suplimentare pentru grupurile dezavantajate din cadrul comunităţilor minere, în special copiii, tinerii, femeile şi bătrânii;

            •  Reducerea riscului de excludere socială a copiilor proveniţi din familii cu dificultăţi în vederea asigurării unui nivel acceptabil de educaţie la nivel comunitar;

            •  Îmbunătăţirea serviciilor educaţionale alternative pentru tinerii din comunităţile miniere, pentru o mai bună adaptare la schimbările economice şi sociale şi creşterea şanselor pe piaţa forţei de muncă;

            •  Facilitarea dezvoltării capitalului social prin promovarea implicării grupurilor comunitare în acţiuni şi activităţi de dezvoltare comunitară;

            •  Consolidarea şi dezvoltarea capacităţii actorilor ce acţionează la nivel local în domeniul dezvoltării sociale;

            •  Facilitarea dezvoltării spiritului asociativ prin înfiinţarea de grupuri informale şi /sau organizaţii non profit;

            •  Încurajarea şi susţinerea dezvoltării de parteneriate între comunităţile locale şi organizaţiile care sprijină dezvoltarea comunitară;

            •  Promovarea activităţilor tradiţionale locale, promotoare ale menţinerii şi dezvoltării spiritului comunitar;

            •  Crearea unor scheme eficiente şi sustenabile de dezvoltare socială a comunităţilor miniere, care să poată fi replicate în alte zone ale României;

            •  Dezvoltarea capacităţii ARDDZI de a promova programe descentralizate de dezvoltare socială.

      4. 4. Modalitatea de funcţionare a schemei

         Schema de Granturi Mici (SGM) este implementată de ARDDZI.

         Persoanele responsabile din ARDDZI pentru implementarea SGM sunt desemnate prin decizia preşedintelui ARDDZI.

         SGM se va derula pe perioada de implementare a Proiectului în etape anuale, în limita sumelor alocate prin legea anuală de aprobare a bugetului de stat.

         Suma alocată anual va fi repartizată pe judeţe sau regiuni (grupuri de judeţe) proporţional cu numărul total al populaţiei din localităţile din aria de operare a ARDDZI, aşa cum a rezultat din recensământul din anul 2002 şi conform alocaţiei bugetare anuale şi a planului anual de derulare a schemei;

         Pentru implementarea SGM, ARDDZI este autorizată să cheltuiască sume constând în cheltuieli operaţionale adiţionale, conform anexei nr. 1 la acordul de împrumut, ca şi cheltuieli efectuate de ARDDZI, în cadrul părţii C.2 din anexa nr. 2 la acelaşi acord pentru implementarea acestuia, incluzând cheltuieli de exploatare a vehiculelor, comunicaţii incluzând telefon şi internet şi costuri de deplasare în ţară, incluzând diurna şi cazare, conform planului anual de derulare şi a bugetului programului, aprobate de coordonatorul proiectului;

         Propunerile de microproiecte pentru Schema de Granturi Mici se depun la ARDDZI şi se evaluează în conformitate cu principiile şi procedurile stabilite prin prezentul manual;

         ARDDZI va efectua plăţi în tranşe către primitori, în conformitate cu programul anual de derulare a schemei şi cu graficele convenite prin acordurile de grant.

         Primitorul poate cheltui maximum 5% din valoarea microproiectului pentru costuri operaţionale în legătură cu implementarea acestuia (exclusiv salarii), conform prevederilor din Anexa N, pct 1.9.

         Cheltuielile legate de deschiderea şi întreţinerea contului bancar, comisioanele percepute de bănci la tranzacţiile efectuate, vor fi suportate de beneficiar şi nu pot fi considerate cheltuieli eligibile în cadrul Schemei de Granturi Mici. De asemenea, nu vor fi considerate cheltuieli eligibile cheltuielile legate de protocol.

         După decontarea integrală a sumelor de către primitori, bunurile sau lucrările achiziţionate de aceştia se transferă de la primitor şi se înregistrează în patrimoniul autorităţii publice locale din aria localităţii unde a fost implementat microproiectul fiind înregistrat în inventarul autorităţii publice respective.

         ARDDZI cu asistenţa UMP-RSE, vor asigura sinergia dintre Programul de Dezvoltare a Capacităţilor Comunităţilor şi celelalte programe ale Subcomponentei de Dezvoltare Locală (Infrastructura locală, SDSCM) prin unificarea mecanismului de identificare a problemelor prioritare.

         Astfel, o condiţie de bază pentru înaintarea de către comunităţi / solicitanţi, a propunerilor de proiecte

         / subproiecte / microproiecte la programele indicate mai sus va fi planul strategic de dezvoltare socio economică a comunităţii elaborat în mod participativ. Propunerile de subproiecte / microproiecte vor fi parte componentă a planului strategic. Totodată, comunităţile miniere partenere ale ARDDZI în cadrul implementării acestei subcomponente vor beneficia de programe de instruire similară în vederea dezvoltării capacităţilor lor.

         Pentru microproiectele din Schema de Granturi Mici (SGM) actorii de bază responsabili de pregătirea şi implementarea microproiectelor vor fi : organizaţiile nonguvernamentale care vor manifesta iniţiativa de a implementa microproiecte în numele comunităţii eligibile şi grupurile de iniţiativă, în parteneriat cu reprezentanţii administraţiei publice locale.

         La etapa de promovare a SGM, ONGul / grupul de iniţiativă, va benficia de transfer de cunoştinţe şi vor disemina informaţia în comunitate. În acest scop vor fi organizate diferite întruniri cu reprezentanţii grupurilor ţintă la nivel de comunitate sau pe zone de activitate / cartiere unde se vor discuta atât problemele prioritare ale comunităţii, cât şi procedurile şi obiectivele programului SGM.

         Planul strategic participativ de dezvoltare socio-economică a localităţii va include şi lista de priorităţi, din care se vor selecta primele 3 propuneri de microproiecte pentru SGM; în etapa de elaborare a planului strategic, comunitatea va beneficia de asistenţă tehnică din partea firmei selectate în acest scop şi sau / a ARDDZI şi UMP-RSE.

         Pentru primul an de implementare (faza pilot) se vor primi microproiecte şi de la solicitanţi aparţinând unor comunităţi care au în pregătire planuri de dezvoltare strategică participativă.

         Aceste microproiecte vor fi evaluate cu punctaj penalizator, în funcţie stadiul identificării domeniilor de activitate reprezentând necesităţi prioritare ale comunităţii, în cadrul procesului de planificare strategică participativă.

      5. 5. Durata Schemei de Granturi Mici

         1. 5.1 SGM se implementează pe perioada Proiectului de Închidere a Minelor, Refacere a Mediului şi Regenerare Socio-Economică.

         2. 5.2 Finanţarea SGM se face începând cu intrarea în efectivitate a Acordului de Împrumut, semnarea Acordului de Împrumut Subsidiar cu Ministerul Finanţelor Publice şi în termen de 30 de zile de la data publicării în Monitorul Oficial a ordinului de aprobare a prezentului manual;

         3. 5.3 Derularea SGM prin ARDDZI se face în conformitate cu planul anual de derulare, aprobat de coordonatorul proiectului, ministrul economiei, comerţului şi mediului de afaceri.

            5.4. ARDDZI va raporta semestrial CCP stadiul implementării SGM.

      6. 6. Zonele de aplicare a Programului

         SGM se aplică în comunităţile din zona de operare a ARDDZI, aşa cum este definită în Anexa nr.2 la Hotararea nr. 2 a CCP din 9 noiembrie 2005, prezentată în anexa nr. 1.

      7. 7. Valoarea Grantului SGM

         Valoarea maximă a grantului SGM (limita finanţării) este 60.000 lei (600.000.000 de ROL).

      8. 8. Criterii de eligibilitate pentru microproiecte

         1. 8.1 Solicitanţi eligibili

            Accesarea fondului alocat SGM este deschisă în condiţii de egalitate pentru:

            Organizaţii neguvernamentale şi / sau asociaţiile non – profit înregistrate ca persoane juridice în România şi a căror membri sunt de cetăţenie română, constituite conform Ordonanţei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2005;

            Grupuri de cetăţeni români din zonele miniere, constituite în baza Ordonanţei Guvernului nr. 94/2005;

            Solicitanţii trebuie să prezinte documente care să ateste statutul de persoană juridică şi reprezentarea prin comitetul de conducere a microproiectului.

            Personalul responsabil din cadrul birourilor regionale/reprezentanţelor locale ale ARDDZI va înregistra şi verifica documentele prezentate, informând coordonatorul de program ARDDZI asupra eligibilităţii solicitantului.

         2. 8.2 Solicitanţi neeligibili

            Nu sunt eligibile persoanele juridice ce se găsesc într-una din următoarele situaţii:

            • – sunt insolvabile;

            • – se află în lichidare judiciară, voluntară sau forţată, s-a introdus împotriva lor o cerere de declarare a falimentului, se află în tratative ori fuzionează cu creditorii lor, sau a fost desemnat lichidatorul activelor acestora;

            • – plăţile către aceştia, în cadrul altor programe, au fost suspendate în conformitate cu legislaţia românească;

            • – s-au dispus măsuri legale ce pot conduce la pierderea totală sau parţială a dreptului acestora de a-şi administra ori dispune de proprietăţile şi/sau bunurile proprii.

            Declaraţia pe proprie răspundere a persoanelor juridice se face conform formatului din Anexa 2.

         3. 8.3 Microproiecte eligibile

            Criteriile pentru microproiectele eligibile sunt bazate pe principiile care contribuie la reducerea disparităţilor sociale, la dezvoltarea capacităţii membrilor comunităţilor de se adapta la schimbările produse de restructurarea sectorului minier şi întărirea capitalului social în regiunile miniere, după cum sunt descrise în obiectivele generale şi specifice detaliate în secţiunea 3 de mai sus.

            Principiile programului sunt următoarele:

            Comunităţi Eligibile din zona de operare ARDDZI, conform anexei 1.

            Grupuri prioritare: grupuri vulnerabile sau dezavanajate, cum sunt: copiii, tinerii, femeile şi bătrânii.

            Activităţi eligibile, cuprinse în următoarele domenii de activitate, reprezentând necesităţi prioritare ale comunităţii, identificate printr-un proces de planificare strategică participativă :

            1. A.1 Dezvoltarea resurselor umane / promovarea grupurilor vulnerabile sau dezavantajate:

               • – diseminarea informaţiilor, întîlniri, seminarii, training adresat grupurilor vulnerabile;

               • – parteneriate cu actorii locali;

               • – educaţie şi învăţare comunitară, transfer de experienţă între grupuri sau comunităţi (modele de succes şi modele de bună practică);

               • – reintegrarea în societate a copiilor abandonaţi sau săraci;

               • – centre de educaţie şi/sau formare, iniţiere, reconversie şi/sau calificare profesională.

            2. A.2 Întărirea coeziunii sociale şi reducerea disparităţilor sociale:

               • – educaţie (îmbunătăţirea serviciilor de educaţie pentru copiii din zonele miniere, îmbunătăţirea perspectivelor de angajare, dezvoltarea capacităţilor de adaptare la schimbările sociale şi economice produse de restructurarea sectorului minier);

               • – egalitatea sexelor (promovarea egalităţii între femei şi bărbaţi şi întărirea statutului femeii în societate);

               • – sănătate (educaţie sanitară, îmbunătăţirea condiţiilor sanitare pentru asigurarea unei asistenţe minime, microproiecte care promovează educaţia sanitară prin sport);

               • – ocrotirea copiilor şi facilităţi pentru grădiniţe;

               • – tradiţii şi cultură (activităţi culturale care vizează conservarea, promovarea şi dezvoltarea tradiţiilor);

               • – activităţi de recreere (centre/locuri de recreere pentru comunitate, care să încurajeze dezvoltarea de activităţi comune).

                 A.3. Protecţia şi conservarea mediului, pentru dezvoltarea comunitară.

                 A.4 Alte activităţi care sunt în concordanţă cu obiectivele şi principiile programului Schemei de Granturi Mici.

                 Implicarea comunităţii pentru a dezvolta capitalul social. Solicitanţii trebuie să demonstreze implicarea comunităţii şi a beneficiarilor direcţi, pe toată durata pregătirii şi implementării microproiectului precum şi după finalizarea acestuia, pe o durată de minim 1 an. Mecanismul de întărire a capacitaţii comunităţilor se bazează pe următoarele principii: învăţare prin acţiune (prin implicarea reprezentanţilor comunităţii în pregătirea şi implementarea microproiectelor şi delegarea către aceştia a responsabilităţilor ce le revin) precum şi instruiri permanente şi asistenţă tehnică acordată beneficiarilor pe toată durata ciclului microproiectului. Solicitanţii vor asigura o contribuţie directă în bani sau natură (materiale, echipamente, muncă), aceasta trebuind să reprezinte echivalentul a cel puţin 10% din valoarea grantului SGM. Microproiectele trebuie de asemenea să fie sprijinite de instituţiile locale precum şi/sau alţi actori comunitari, printr-o scrisoare de sprijin sau un acord partenerial scris care implică o contribuţie financiară sau de altă natură. Microproiectele trebuie să adauge valoare şi nu să înlocuiască finanţarea din responsabilitatea autorităţilor publice locale şi centrale.

                 Nevoia de Sustenabilitate: Schema încurajează dezvoltarea de microproiecte sustenabile care să ducă la îmbunătăţirea calităţii vieţii comunităţilor beneficiare. Vor fi sprijinite acele propuneri care vizează aspectele sociale, culturale şi de mediu ale vieţii. Se încurajează microproiectele care demonstrează sustenabilitatea obiectelor create dupa ce fondurile SGM au fost utilizate şi/sau crează noi oportunităţi de angajare. În acelaşi timp, schema încurajează: (i) microproiectele care dovedesc interes pentru atragerea de alte fonduri în scopul continuării activităţilor (ori a altora similare) mai departe de ciclul de viaţă al microproiectului SGM şi (ii) microproiectele în implementare, pentru care grantul SGM este integrat în cadrul unui proiect pe care aplicantul îl implementează din alte surse.

                 Solicitanţii trebuie să aibă în vedere, pentru asigurarea sustenabilităţii obiectelor realizate, următoarele aspecte:

                 • – să încheie un parteneriat cu autorităţile publice locale, care îşi vor asuma responsabilitatea de a asigura o parte din contribuţia locală. Acordul de parteneriat cu autorităţile publice locale va fi prezentat ca parte a cererii de finanţare;

                 • – să prezinte planul de asigurare a sustenabilităţii microproiectului, care va constitui în procesul de evaluare un subcriteriu în acordarea finanţării;

                 • – să actualizeze şi să completeze la finalul microproiectului (ca parte a raportului final) împreună cu partenerii cu care a colaborat la realizarea lui, planul de asigurare a sustenabilităţii microproiectului pentru cel puţin un an de la încetarea finanţării.

                 • – solicitantul va elabora la finalul implementării microproiectului un raport final (condiţie menţionată şi în acordul de grant). Acest raport va analiza rezultatele microproiectului, nivelul atingerii obiectivelor propuse, impactul lui asupra beneficiarilor precum şi asupra comunităţii în general, nivelul atingerii obiectivelor Schemei de Granturi Mici, lecţiile învăţate în timpul implementării microproiectului. De

                 asemenea, raportul final va trebui să fie însoţit şi de fotografii sau alte mijloace de prezentare, pentru a ilustra etapele de realizare a microproiectului precum şi rezultatele finale ale acestuia.

                 Încurajarea iniţiativelor şi diversităţii: În decursul procesului de evaluare, microproiectele cu un grad mare de similaritate în ceea ce priveşte scopurile şi obiectivele, vor fi luate in considerare, aşa cum rezultă din lista de priorităţi stabilită prin planul strategic de dezvoltare socio-economică elaborat participativ, ca reprezentând necesităţile prioritare ale comunităţii.

                 Un primitor, pentru o comunitate poate beneficia de finanţare din SGM numai o singură dată pe durata unui an financiar. Numai primitorii dintr-o comunitate care au finalizat cu succes implementarea unui microproiect SGM vor putea aplica pentru obţinerea unui alt grant SGM, iar aplicaţiile lor vor fi evaluate pe baza unor criterii suplimentare (Anexa M) celor utilizate la evaluarea standard a microproiectelor.

         4. 8.4 Microproiecte neeligibile

            1. 8.4.1. Sunt neeligibile microproiectele implicate într-una dintre următoarele activităţi:

               • – militare sau conexe;

               • – religioase;

               • – imorale sau jocuri de noroc;

               • – politice;

               • – activităţi care facilitează consumul de alcool sau droguri;

               • – interzise de legislaţia română în vigoare;

               • – discriminări, de ordin religios, etnic sau politic; SGM nu va sprijini achiziţiile de terenuri şi clădiri.

            2. 8.4.2. Fondurile SGM primite şi folosite în alte scopuri fără primirea aprobării ARDDZI, vor fi returnate într-o periodă de cel mult 12 luni de la finalizarea microproiectului, ca urmare a constatărilor ARDDZI.

      9. 9. Implementarea SGM

         1. 9.1 Organizarea şi funcţionarea Schemei de Granturi Mici

      ARDDZI, în calitate de responsabil pentru implementarea SGM, va proceda la:

      1. a) asigurarea personalului necesar pentru management şi administrare numit prin decizie a preşedintelui ARDDZI şi/sau cu sarcini conform fişei postului;

      2. b) finanţarea cheltuielilor operaţionale necesare pentru implementarea SGM, conform planului anual de derulare aprobat de coordonatorul proiectului;

      3. c) promovarea SGM la nivel naţional, judeţean şi local conform planului de acţiuni elaborat de coordonatorii de program;

      4. d) asigurarea consultanţei către solicitanţi privind identificarea grupurilor ţintă, modul de întocmire a microproiectelor şi paşii de urmat pentru obţinerea finanţării, prin coordonatorii regionali de program ARDDZI de la nivelul birourilor regionale şi reprezentanţelor locale;

      5. e) primirea şi înregistrarea cererilor de finanţare însoţite de microproiecte;

      6. f) asigurarea derulării procesului de evaluare şi aprobare a microproiectelor;

      7. g) încheierea acordurilor de grant conform manualului de operare;

      8. h) transferul fondurilor către primitori;

      9. i) controlul respectării condiţiilor din acordul de grant;

      10. j) monitorizarea implementării şi evaluarea rezultatelor;

      11. k) alte aspecte administrative şi de conducere legate de implementarea SGM;

      12. l) mobilizarea autorităţilor administraţiei publice locale prin promovarea planificării strategice participative;

      13. m) monitorizarea sustenabilităţii.

      9.2. ARDDZI va stabili un Comitet de Coordonare a Schemei de Granturi Mici pentru asigurarea unei supervizări a implementării SGM. Comitetul de Coordonare al SGM va fi numit prin Ordin al Coordonatorului Proiectului.

      Autoritatea de aprobare a microproiectelor

      Aprobarea finală a microproiectelor rămâne în responsabilitatea Comitetului de Coordonare al Schemei de Granturi Mici.

      Comitetul de Coordonare al SGM va fi numit prin Ordin al Coordonatorului Proiectului, prin care se va aproba şi regulamentul de funcţionare a acestuia.

      Comitetul de Coordonare al SGM va fi format din:

      •  Preşedintele ARDDZI

      •  Directorul Direcţiei Management de Proiecte

      •  Directorul Direcţiei Management Financiar

      •  Directorul UMP – RSE

      •  Un reprezentant al societăţii civile (al unui ONG cu reputaţie în România)

      •  Responsabilul SGM – care asigură şi secretariatul.

      Comitetul de Coordonare al SGM va asigura: (i) analiza respectării normelor privind legalitatea microproiectelor aprobate în raport cu prevederile din prezentul „Ghid”; (ii) supervizarea implementării SGM; (iii) decizia de aprobare a microproiectelor, pe baza recomandărilor Comitetelor Locale de Evaluare, a responsabilului SGM din cadrul Direcţiei Management de Proiecte din ARDDZI şi în limita fondurilor alocate pentru fiecare judeţ. Deciziile CCSGM se consideră valabile în cazul în care se întruneşte majoritatea simplă a membrilor.

      9.3. Detalii legate de implementarea SGM precum şi modalităţile de utilizare a fondurilor vor fi detaliate in Ghidul de Implementare, inclus în acest Manual de Operare ca partea B.

      

   2. B. GHIDUL DE IMPLEMENTARE

1. 1. Campania de informare publică pentru promovarea SGM

   1. 1.1 Personalul responsabil ARDDZI va elabora planul de acţiuni al campaniei de informare publică şi va răspunde de coordonarea şi derularea campaniei publicitare.

      1. 1.2. ARDDZI va cuprinde în strategia de informare publică şi comunicare acţiuni vizând campania de informare publică pentru promovarea SGM.

      2. 1.3. Promovarea SGM la nivel local va avea în vedere comunităţile miniere care şi-au exprimat interesul de a participa la programul de creştere a capacităţilor instituţionale la nivelul comunităţilor, ţinând cont de diversitatea nevoilor din regiuni precum şi caracteristicile specifice fiecăreia.

      Etapa de Promovare

      Nivel naţional Nivel judeţean

      Nivel local sau comunitar

      1.1 Promovarea la nivel naţional

      Obiectiv: diseminarea informaţiei la nivel naţional pentru asigurarea sprijinului altor actori la procesul de dezvoltare comunitară prin constituirea de parteneriate şi sinergia proiectelor.

      Actorii de bază la nivel naţional care trebuie implicaţi în procesul de dezvoltare locală: Ministerele de rigoare (MECMA, MIMMCMA, MDRL, ANOFM, MAPDR, MMFPS etc.) Organisme finanţatoare

      ONGuri naţionale

      Agenţii de Implementare a Proiectelor

      Acţiuni desfăşurate pentru promovare la nivel naţional

      O conferinţă de lansare a proiectului (cu invitarea partenerilor de bază de la nivel naţional şi a mass media)

      2 comunicate de presă în cotidiane de mare tiraj, la interval de 6 luni privind conţinutul şi obiectivele proiectului

      Discuţii purtate cu potenţialii parteneri şi încheierea unor protocoale de colaborare Participare la mese rotunde organizate de către parteneri

      Elaborare de materiale publicitare referitoare la programele componentei de regenerare socio- economică şi la rezultatele proiectului pilot

      1. 1.2. Promovarea la nivel de judeţ

         Obiectiv: conştientizarea de către administraţia publică judeţeană şi de către societatea civilă a importanţei implementării Proiectului în zonă şi sporirea gradului ei de implicare în procesul de implementare a Proiectului.

         Activităţi desfăşurate pentru promovare la nivel regional:

         Întâlnire a Preşedintelui ARDDZI cu preşedintele Consiliului judeţean şi Prefectul judeţului şi discutarea principiilor de colaborare.

         Încheierea unui protocol de colaborare dintre ARDDZI şi administraţia publică judeţeană (Consiliul Judeţean şi Prefectură) privind colaborarea dintre părţi. Protocolul de colaborare va fi elaborat de

         către ARDDZI. Protocolul de colaborare va include responsabilităţile ARDDZI şi responsabilităţile părţilor la nivel judeţean.

         Prin protocolul de colaborare se va stabili o persoană din cadrul fiecărei instituţii, responsabilă cu menţinerea contactului între părţile semnatare.

         Organizarea unui seminar de lansare a Schemei de Granturi Mici. La seminar vor fi invitaţi reprezentanţi ai autorităţilor publice locale, reprezentanţi ai ONG-urilor care activează în zonele miniere, reprezentanţi ai sectorului asociativ, mass media judeţeană şi naţională. Totodată, la seminar vor fi invitaţi şi reprezentanţi ai serviciilor descentralizate administraţiei publice judeţene care vor avea legătură cu implementarea proiectelor. De asemenea, la seminar vor fi invitaţi să participe şi reprezentanţi ai grupurilor informale care au obţinut finanţare din Schema de Dezvoltare Socială finanţată de Departamentul pentru Dezvoltare Internaţională al Guvernului Marii Britanii (DFID).

      2. 1.3. Promovare la nivel local

      Obiectiv: diseminarea informaţiilor despre procedurile, obiectivele şi condiţiile proiectului în comunităţile locale. De asemenea, se va realiza şi diseminarea informaţiilor referitoare la rezultatele şi impactul SDS finanţată de DFID.

      Promovarea la nivel local se va face şi în strânsă legătură cu procesul de planificare strategică ce se va desfăşura la nivelul comunităţilor miniere.

      Grupuri ţintă:

      ONG uri locale

      Grupuri informale, potenţiali aplicanţi pentru obţinerea unui grant SGM Femei

      Tineri, copii Pensionari

      Autorităţile publice locale Alte grupuri după necesitate

      Cine va organiza promovarea la nivel local:

      Reprezentanţii comunităţii (ONGuri şi APL) care au participat la seminarul judeţean, responsabilii din cadrul BR/RL ARDDZI.

      Modalităţi de promovare la nivel local:

      Adunări generale Discuţii în grupuri Mese rotunde

      Alte activităţi orientate spre asigurarea accesului la informaţie (distribuire broşuri, pliante, postere, materiale de informare amplasate în locuri publice, etc.)

2. 2. Consultări

   În procesul de stabilire a listei de priorităţi identificate prin planul strategic de dezvoltare socio- economică, ARDDZI va acorda întregul sprijin necesar.

   Pe parcursul procesului de consultare a comunităţilor, se va urmări:

   • – identificarea microproiectelor care au un impact semnificativ asupra comunităţilor sau asupra anumitor grupuri comunitare;

   • – determinarea impactului asupra capacităţii de dezvoltare comunitară;

   • – stabilirea relaţiilor între solicitanţi / primitori implementatori şi beneficiarii direcţi din cadrul comunităţii;

   • – asistarea aplicanţilor care nu sunt înregistraţi ca persoane jurdice să se constituie în entitate cu personalitate juridică conform OG nr. 94/2005 în vederea depunerii de microproiecte.

   Sarcinile birourilor regionale/reprezentanţelor locale ale ARDDZI sunt:

   1. a) Promovarea programului Schema de Granturi Mici în cadrul comunităţilor miniere;

   2. b) Consilierea grupurilor, instituţiilor şi a persoanelor interesate etc. (de exemplu condiţii de eligibilitate, proceduri de urmat etc.);

   3. c) Distribuirea documentelor de solicitare a finanţărilor, asistarea solicitanţilor la completarea cererilor şi în procesul de finanţare a microproiectelor;

   4. d) Primirea şi verificarea solicitărilor cu privire la conformitatea şi eligibilitatea acestora;

   5. e) Vizitarea amplasamentelor propuse în cadrul microproiectelor în vederea clarificării detaliilor microproiectului;

   6. f) Înregistrarea cererilor;

   7. g) Solicitarea către aplicanţi de a depune împreună cu cererea de finanţare orice alte documente care să vină în sprijinul cererii (date sociologice, referinţe, etc.), documente care ar putea fi solicitate în cadrul sedinţelor de evaluare;

   8. h) Întocmirea de rapoarte lunare privind procesul de solicitare şi consultările oferite;

   9. i) Colectarea şi verificarea documentelor financiare pentru fiecare microproiect, documente care justifică sumele acordate ca finanţare din SGM şi transmiterea solicitărilor de plată pentru următoarele tranşe către responsabilul de plăţi din cadrul Direcţiei Management Financiar;

   10. j) Asigurarea secretariatului tehnic al Comitetelor Locale de Evaluare.

   Conform cerinţelor, Direcţia Management de Proiecte va avea de asemenea obligaţia de a sprijini procesul de solicitare a finanţărilor.

3. 3. Procesul de solicitare a Finanţărilor

   1. 3.1 Depunerea cererilor de finanţare

      1. 3.1.1 Solicitanţii, prin preşedintele comitetului de conducere a microproiectului, vor depune cererile de finanţare în 5 exemplare la sediul BR/RL al ARDDZI care operează în zona unde urmează a fi implementat microproiectul.

      2. 3.1.2 Termenul limită de depunere a solicitărilor pentru şedinţa de evaluare trimestrială a Comitetului Local de Evaluare va fi anunţat public, prin intermediul materialelor publicitare (afişe, broşuri, pliante, etc.) distribuite de către BR/RL ale ARDDZI precum şi prin intermediul a două cotidiane de interes naţional şi local.

      3. 3.1.3 Nici o cerere nu va fi acceptată pentru evaluarea curentă dacă aceasta a fost primită după termenul limită, astfel încât va trebui evaluată la şedinţa următoare.

      4. 3.1.4 Cererile pot fi depuse şi de către o persoană împuternicită a solicitantului.

      5. 3.1.5 Cererile de finanţare vor fi întocmite în conformitate cu cerinţele cuprinse în acest Manual şi trebuie să conţină toate formularele solicitate. Cererea de finanţare trebuie să cuprindă:

         Scrisoarea însoţitoare semnată de reprezentantul solicitantului (formular T1) Descrierea microproiectului (formularele T2 şi T3)

         Defalcarea cheltuielilor (formularele F1.1 şi F1.2) – detalierea cât mai exactă a valorilor bunurilor, serviciilor, cheltuielilor operaţionale solicitate din SGM, precum şi a contribuţiei proprii a solicitantului

         Documente privind acordurile parteneriale pe care le-a realizat

         Documente care să ateste situaţia juridică a spaţiilor/terenurilor/clădirilor ce sunt implicate în derularea microproiectelor SGM (documente privind proprietarul acestora precum şi acordul scris al acestuia privind amenajarea, reabilitarea, sau alte acţiuni ce le implică direct).

         Documente privind situaţia contabilă la zi – acolo unde este cazul (cele mai recente documente financiare: balanţă, bilanţ)

         Solicitantul, în cazul în care a mai beneficiat de un grant SGM, va completa anexa „Informaţii care se vor completa numai de către aplicanţii care au mai beneficiat de un grant SGM” din documentaţia de solicitare a finanţării (anexa D)

      6. 3.1.6 Cererile se vor completa în limba română.

      7. 3.1.7 Persoana responsabilă din BR/RL al ARDDZI verifică dacă pe dosarele în care s-au depus cererile de finanţare sunt înscrise următoarele date:

         Numele solicitantului (organizaţie, asociaţie, reprezentant / reprezentanţi); Adresa solicitantului (localitate, judeţ, stradă, nr., etc.);

         Telefon, fax, email, cod poştal;

         Numele persoanei care depune documentaţia (codul numeric personal); Numărul de file al documentelor depuse;

         Data şi locul şedinţei de evaluare (următoarea şedinţă a CLE).

         În cazul în care se constată lipsa acestor informaţii solicitate, persoana care depune documentele de finanţare le va completa.

      8. 3.1.8 Persoana responsabilă din BR/RL al ARDDZI va verifica dacă documentaţia primită este în conformitate cu criteriile de eligibilitate şi va comunica solicitantului rezultatele în prezenţa acestuia/acesteia.

      9. 3.1.9 Persoana responsabilă din BR/RL al ARDDZI va înregistra cererile primite în registrul de evidenţă a cererilor (Anexa B). Documentele componente ale cererii de finanţare vor primi un număr de identificare format din 17 cifre reprezentând:

         Data depunerii cererii la BR/RL (6 cifre: ziua 2 cifre, luna 2 cifre, anul 2 cifre) urmat de Numărul biroului regional/reprezentanţei locale a ARDDZI (2 cifre), urmat de

         Codul SIRUTA al localităţii unde se va implementa microproiectul (6 cifre), urmat de

         Numărul cererii (numărul microproiectului propus, conform registrului de evidenţă de la BR/RL): (3 cifre)

         Acest număr trebuie să figureze pe toate paginile cererii, data depunerii cererii fiind notată în momentul înregistrării acesteia la BR/RL.

      10. 3.1.10 Persoana desemnată din cadrul BR/RL al ARDDZI va elibera solicitantului o adeverinţă prin care confirmă primirea cererii (a se vedea Anexa E). Adeverinţa cuprinde informaţii privind:

          Numele persoanei care a primit documentele; Data primirii;

          Confirmarea că formularul de verificare a conformităţii şi eligibilităţii (Anexa C) a fost întocmit în urma verificării cererii, în prezenţa persoanei solicitante;

          Numărul de pagini depuse de solicitant; Numărul din registrul de înregistrare a cererilor;

          Data stabilită pentru şedinţa de evaluare locală şi invitaţia ca solicitantul să fie prezent la aceasta.

      11. 3.1.11 Reprezentantul solicitantului va specifica în registrul de evidenţă a cererilor (Anexa B) că datele înscrise în adeverinţa eliberată sunt conforme cu realitatea şi va semna pentru primirea acesteia.

          Responsabilul din cadrul BR/RL va informa solicitantul că este posibil ca pe parcursul procesului de evaluare (şedinţe CLE, şedinţe ale Comitetului de Coordonare al SGM) să i se ceară să ofere informaţii suplimentare pentru clarificare sau detalii financiare despre microproiect. În cazul în care solicitantul nu poate participa la şedinţa de evaluare, informaţiile solicitate vor fi furnizate în scris, trimise prin fax sau înmânate personal către BR/RL, în termen de 5 zile de la data solicitării.

   2. 3.2 Re-solicitarea finanţării

      În cazul în care o cerere de finanţare a fost respinsă în cadrul şedinţei de evaluare locală sau în cadrul şedinţei de evaluare centrală, solicitanţii au dreptul să redepună documentele de solicitare a finanţării, acestea fiind reevaluate în cursul următoarei şedinţe de evaluare locală. Un aplicant are dreptul de a redepune cererea de finanţare o singură dată, după îmbunătăţirea primei propuneri prin respectarea tuturor recomandărilor şi solicitărilor formulate în cadrul şedinţelor de evaluare locală sau centrală, aceasta fiind considerată o cerere nouă. Cererile de finanţare redepuse vor urma aceleaşi proceduri de aplicare şi evaluare.

4. 4. Procesul de Evaluare a Microproiectelor

   1. 4.1 Componenţa Comitetului Local de Evaluare

      Membrii Comitetului Local de Evaluare trebuie aleşi cu cel puţin 30 zile înainte de data efectivă de începere a SGM. Persoanele responsabile din cadrul ARDDZI vor coordona acest proces.

      Membrii Comitetelor Locale de Evaluare vor participa la sesiuni de instruire organizate de ARDDZI pentru a fi informaţi asupra principiilor şi procedurilor SGM.

      Un Comitet Local de Evaluare în cadrul SGM va fi alcătuit din 5 membri:

      • – Un reprezentant al BR/RL al ARDDZI, desemnat să răspundă de implementarea la nivel local a SGM;

      • – Un reprezentant al unui ONG care operează în aria respectivului BR/RL al ARDDZI şi care acţioneză în domenii referitoare la problemele copiilor, tinerilor, femeilor sau bătrânilor;

      • – Un reprezentant al autorităţilor locale, responsabil(ă) cu problemele copiilor, tinerilor, femeilor sau bătrînilor;

      • – Un reprezentant al unei organizaţii profesionale a societăţii civile (de exemplu doctor, profesor, preot etc.) cu experienţă adecvată în concordanţă cu obiectivele generale ale SGM;

      • – Un reprezentant al Consiliului Judeţean din judeţul de reşedinţă al BR/RL al ARDDZI.

        Reprezentantul BR/RL al ARDDZI responsabil cu implementarea SGM la nivel local va fi numit prin decizia preşedintelui ARDDZI.

        Reprezentantul ONG-ului precum şi cel al organizaţiei profesionale a societăţii civile va fi selectat de către Comitetul de Coordonare al SGM dintre candidaţii nominalizaţi de către ONG-urile care răspund invitaţiei publicate în presă de către ARDDZI.

        Reprezentantul autorităţilor locale responsabil cu problemele copiilor, tinerilor, femeilor sau bătrânilor va fi selectat de către Comitetul de Coordonare al SGM dintre candidaţii nominalizaţi de către autorităţile guvernamentale descentralizate de la nivel judeţean care răspund invitaţiei făcute de ARDDZI.

        Reprezentantul Consiliului Judeţean va fi numit de către Preşedintele Consiliului Judeţean. Un Comitet Local de Evaluare va fi compus din următoarele poziţii, cu drept de vot:

      • – Un preşedinte, ales la prima şedinţă a CLE;

      • – Trei membri;

      • – Un secretar – responsabilul SGM din cadrul biroului regional/reprezentanţei locale a ARDDZI.

        Preşedintele Comitetului reprezintă Comitetul de Evaluare şi are funcţia de arbitru, prezidează şedinţele comitetului şi semnează procesele verbale.

        Secretarul(a) va fi responsabil(ă) cu pregătirile în vederea şedinţelor CLE:

      • – Întocmeşte şi distribuie agenda pentru Comitetul Local de Evaluare;

      • – Se asigură că orice nelămuriri din partea solicitantului sau pentru solicitant sunt clarificate;

      • – Vizitează microproiectele relevante în teren înainte de şedinţa Comitetului Local de Evaluare, pentru verificarea informaţiilor cuprinse în cerere (şi întocmeşte în acest sens un formular de verificare a propunerii de finanţare, conform anexei L);

      • – Se asigură că fiecare membru al Comitetului Local de Evaluare primeşte în timp util (cu cel puţin 3 zile înaintea şedinţei CLE) agenda şedinţei, copii ale cererilor şi ale listelor de verificare a conformităţii şi eligibilităţii, cât şi o copie a Registrului de evidenţă a cererilor;

      • – Pregăteşte formularul de evaluare pentru microproiectele care îndeplinesc criteriile de conformitate / eligibilitate şi lista cu microproiectele respinse pe baza aceloraşi criterii, pe parcursul perioadei respective.

      • – Elaborează minuta şedinţei CLE, pe baza discuţiilor şi deciziilor;

      • – Îndeplineşte orice alte atribuţii administrative necesare.

      Comitetul de Coordonare al SGM poate înlocui, după primirea în prealabil a sesizării din partea BR/RL al ARDDZI, orice membru care lipseşte de la trei întruniri consecutive, fără să schimbe structura CLE. În situaţii excepţionale (de ex. sarcini de serviciu, boală etc.), la cerere şi pentru perioade limitate de timp, orice membru al comitetului de evaluare poate delega responsabilităţile sale în cadrul comitetului unei alte persoane din cadrul organizaţiei reprezentate, cu aprobarea acesteia şi cu notificarea prealabilă a BR/RL. Cu 5 zile înaintea şedinţei de evaluare, persoana care înlocuieşte un membru al comitetului trebuie să notifice în scris BR/RL privind delegarea de responsabilitate.

   2. 4.2 Şedinţele Comitetelor Locale de Evaluare

      Şedinţele Comitetului de Evaluare se vor ţine o dată la trei luni, iar data şedinţelor va fi anunţată public. Solicitantul şi membrii Comitetului de Coordonare a SGM pot participa la şedinţele Comitetului Local de Evaluare; de asemenea, comitetul are dreptul de a invita la şedinţa şi alte persoane cu rol de observatori.

      Agenda standard a Comitetului Local de Evaluare cuprinde: Evaluarea microproiectelor depuse la BR/RL;

      Monitorizarea procesului de implementare a microproiectelor şi a rezultatelor acestora; Analiza microproiectelor şi identificarea modalităţilor de îmbunătăţire a schemei.

      Evaluarea microproiectelor ar trebui să se desfăşoare în două etape stabilite cu claritate:

      1. a) Aprobarea (supervizarea) formularelor de conformitate / eligibilitate completate de către reprezentantul BR/RL al ARDDZI – confirmarea încadrării cererii eligibile în lista formularului de conformitate şi eligibilitate;

      2. b) Evaluarea (tehnică şi financiară) a cererii.

      În cazul în care Comitetul Local de Evaluare constată existenţa a mai mult de două solicitări cu un grad mare de similaritate în ceea ce priveşte scopurile şi obiectivele, le va analiza separat, într-o sesiune de preevaluare şi vor fi luate în considerare la evaluare numai acelea care se adresează necesităţilor prioritare ale comunităţii.

      În cazul în care un solicitant a mai beneficiat de un grant SGM, membrii CLE se vor asigura că microproiectul finanţat anterior a fost finalizat cu succes (au fost completate informaţiile suplimentare solicitate referitoare la microproiectul derulat anterior, obiectivele stabilite au fost realizate, a fost realizat raportul final al microproiectului, etc.) şi vor evalua noua solicitare şi conform criteriilor de evaluare suplimentare, aflate în anexa M.

      La sfârşitul etapei de evaluare din cadrul şedinţei, cererile se vor clasifica după cum urmează: recomandate pentru finanţare, amânate până la următoarea şedinţa CLE (clarificările cerute şi neobţinute pe parcursul şedinţei CLE), neeligibile şi respinse.

   3. 4.3 Conflictul de Interese

      Înainte de fiecare şedinţă a Comitetului Local de Evaluare, fiecare membru al Comitetului este obligat să semneze o declaraţie de imparţialitate şi confidenţialitate.

      Conflictul de interese apare atunci când un Membru al Comitetului are un interes personal într-un microproiect SGM, ceea ce crează pericolul ca decizia finală a Comitetului asupra respectivului microproiect să fie influenţată. Interesul personal poate fi de natură directă sau indirectă prin relaţiile cu alţii, de tipul:

      Afaceri, comerciale, relaţii financiare Prietenii strânse / relaţii sociale Relaţii familiale.

      Un interes personal poate sau nu să implice posibilitatea unui interes sau câştig financiar şi poate ţine de un potenţial interes prezent, trecut sau viitor. Prin noţiunea de „Interes financiar” sau „Câştig financiar” nu se înţelege doar bani ci şi bunuri şi servicii.

      În cazul în care un membru al Comitetului Local de Evaluare se află în situaţia unui conflict de interese, acest fapt trebuie să fie declarat Comitetului. Această declaraţie poate fi făcută în scris sau verbal şi va fi înregistrată în minuta şedinţei. Respectivul membru al Comitetul este obligat să se retragă de la şedinţă şi nu va avea dreptul de a lua parte la nici o deliberare a Comitetului legată de chestiunea respectivă. De asemenea, nu are drept de vot în privinţa acesteia.

      Dacă retragerea unui membru al CLE în condiţiile menţionate anterior conduce la un număr par de membri votanţi şi nu poate fi stabilită majoritatea pro sau contra, va fi luat în considerare votul preşedintelui CLE.

      Dacă iniţial un membru al Comitetului nu are vreun conflict de interese, dar ulterior va apărea unul, respectivul conflict va trebui să fie divulgat în consecinţă în cadrul şedinţei Comitetului.

      Oricărui membru al Comitetului care cu bună ştiinţă nu divulgă vreun interes, i se va cere de către preşedinte să demisioneze din Comitet. În cazul vreunei divergenţe legate de acest subiect între membrul respectiv şi preşedinte, cazul va trimis pentru soluţionare către Comitetul de Coordonare al SGM.

      În cazul unei demisii / excluderi a unui membru CLE, Comitetul de Coordonare al SGM va selecta un înlocuitor dintre ceilalţi candidaţi nominalizaţi, sau va solicita noi nominalizări, dacă este cazul.

   4. 4.4 Examinarea Conformităţii/Eligibilităţii

      În cazul în care cererile îndeplinesc criteriile de conformitate/eligibilitate, membrii CLE vor confirma rezultatele examinărilor de conformitate/eligibilitate (Anexa C) şi vor proceda la evaluarea tehnică.

      În cazul în care cererea nu este destul de clară din punctul de vedere al conformităţii/eligibilităţii, comitetul poate hotărî acceptarea cererii de finanţare şi solicitarea de clarificări suplimentare solicitantului sau poate decide respingerea cererii de finanţare.

   5. 4.5 Evaluare Tehnică

      Evaluarea Tehnică se referă doar la acele cereri de finanţare care îndeplinesc cerinţele de conformitate/eligibilitate.

      Criteriile generale de evaluare prezentate în Formularul de Evaluare (Anexa F) nu pot fi modificate pe parcursul procesului de evaluare. Orice discuţie legată de detaliile criteriilor de evaluare trebuie purtată separat de procesul de evaluare (de ex: şedinţe suplimentare ale CLE, clarificări în cadrul Comitetului de Coordonare al SGM etc.).

      Cererile se evaluează pe baza formularului de evaluare (Anexa F), iar cererile care provin din partea unui solicitant care a mai beneficiat anterior de un grant SGM vor evaluate şi în baza criteriilor suplimentare din formularul aflat în Anexa M. Anterior completării formularelor de evaluare, membrii CLE vor trebui să îşi exprime în mod liber opiniile referitoare la conţinutul cererilor de finanţare, pentru a facilita înţelegerea comună a scopurilor şi obiectivelor microproiectului supus analizei. Fiecare membru cu drept de vot al comitetului trebuie să completeze formularul individual, urmând să-l înmâneze secretarului(ei) imediat cum a fost completat.

      Secretarul(a) va întocmi un formular centralizator de evaluare, aflat în Anexa G.

      Preşedintele va verifica rezultatul evaluării şi dacă toţi membrii Comitetului confirmă corectitudinea propriilor note, aceştia vor semna grila de evaluare centralizatoare.

      În cazul în care vreunul sau mai mulţi evaluatori se distanţează prin evaluarea lor de majoritatea Comitetului şi mai ales în cazul evaluatorilor extremi, preşedintele le va cere evaluatorilor cu opinii diferite motivele care stau la baza dezacordului acestora faţă de opiniile celorlalţi membri ai Comitetului, care vor fi discutate în cadrul şedinţei, şi îi va întreba dacă doresc într-adevăr să confirme propriile note/ răspunsuri, înaintea semnării grilelor.

      Cererile de finanţare care nu sunt acceptabile din punct de vedere tehnic, vor fi respinse.

   6. 4.6 Recomandarea Finală a Comitetului Local de Evaluare şi Raportul Procesului de Evaluare

      Secretarul(a) Comitetului va elabora Raportul Procesului de Evaluare şi îl va înmâna preşedintelui CLE, împreună cu toate anexele, pentru a fi aprobat şi semnat în termen de două zile de la şedinţa Comitetului de Evaluare.

      Raportul Procesului de Evaluare va conţine următoarele: (i) minuta şedinţei CLE; (ii) formularul centralizator de evaluare; (iii) copii după toate dosarele de solicitare primite şi evaluate pe parcursul şedinţei; (iv) formularele de examinare a conformităţii şi eligibilităţii şi (v) formularele de evaluare completate de către toţi membrii Comitetului Local de Evaluare.

      Raportul va reflecta cu acurateţe tot ceea ce s-a întâmplat pe parcursul şedinţei de evaluare, incluzând comentariile evaluatorilor. Raportul va conţine atât rezultatele evaluărilor cât şi recomandările finale ale Comitetului.

      Raportul Procesului de Evaluare se va trimite în termen de 5 zile lucrătoare de la data întrunirii

      şedinţei Direcţiei Management de Proiecte al ARDDZI de la sediul central.

      După primirea raportului de evaluare de la BR/RL, responsabilul SGM din cadrul Direcţiei Management de Proiecte va verifica în termen de 30 zile de la data primirii acestuia următoarele:

      Formularele de examinare a conformităţii şi eligibilităţii şi formularele de evaluare ale fiecărui microproiect, primite de la BR/RL;

      Rapoartele Procesului de Evaluare elaborate în baza concluziilor membrilor Comitetului Local de Evaluare cât şi a centralizatorului de evaluare.

      Responsabilul SGM din cadrul Direcţiei Management de Proiecte va pregăti şi va înmâna Comitetului de Coordonare al SGM pentru fiecare microproiect un memorandum referitor la respectarea procedurilor de selecţie a microproiectului, împreună cu comentariile aferente, la care se va anexa şi documentaţia de evaluare individuală semnată de către toţi membrii Comitetului Local de Evaluare.

5. 5. Procesul de Alocare a Fondurilor

   Negocierile contractului vor fi în responsabilitatea BR/RL al ARDDZI. Negocierile se pot desfăşura atât în teren cât şi la sediul BR/RL.

   Întrucât cererea va sta la baza elaborării acordului de grant (împreună cu precizările referitoare la detaliile tehnice şi financiare ale microproiectului), negocierile se vor baza pe următorii parametri de contract:

   Durata Contractului;

   Efectuarea plăţilor în etape;

   Defalcarea cheltuielilor şi precizarea pachetelor de achiziţii de bunuri, servicii şi cheltuieli operaţionale.

   Pe parcursul negocierilor, solicitantul va fi informat asupra procedurilor financiare, monitorizării / auditării cheltuielilor şi asupra procedurilor de achiziţii.

   Înainte de semnarea primelor 3 acorduri de grant pentru fiecare regiune minieră, UMP-RSE va solicita Băncii aprobarea formală a acestora (No Objection).

   Preşedintele, Directorul Direcţiei Management Financiar şi Directorul Direcţiei Juridice al ARDDZI vor avea sarcina şi autoritatea de a semna acordul de grant (în patru exemplare originale). Acordul de grant va fi verificat şi iniţializat de către responsabilul SGM din cadrul Directiei Management de proiecte al ARDDZI şi înregistrat într-un registru special.

   La semnarea acordului de grant, solicitantul va depune şi detaliile referitoare la contul unde se va face transferul sumelor solicitate.

   BR/RL vor avea responsabilitatea de a asigura servicii de consultanţă comunităţii, de a reprezenta CLE în contactul cu primitorul, de a reprezenta finanţatorul.

6. 6. Efectuarea plăţilor

   Plăţile către primitori vor fi făcute în 3 – 5 etape. Etapizarea plăţilor va face parte integrantă din acordul de grant. Etapizarea plăţilor se estimează a fi:

   30% – I etapă 50% – II etapă 20% – III etapă

   Direcţia Management de Proiecte va întocmi un centralizator al tuturor microproiectelor evaluate şi aprobate într-un trimestru, care va conţine toate datele referitoare la sumele aprobate precum şi la etapizarea acestora, pe care le va înainta Direcţiei Management Financiar şi UMP-RSE.

   Pe baza centralizatorului transmis de Direcţia Management de Proiecte şi Direcţia Management Financiar, UMP – RSE va programa plăţile.

   Direcţia Management Financiar va înainta o cerere de plată către UMP care va conţine numele primitorului, numărul acordului de grant şi suma ce trebuie plătită. UMP-RSE va trage sumele respective din contul special, realizează schimbul valutar şi transferă suma respectivă în contul special ARDDZI de unde se efectuează plăţile către primitori.

   Pentru achiziţiile de bunuri şi servicii ce vor fi făcute în cadrul SGM, se vor aplica regulile pentru procedurile de „achiziţii foarte mici” (very small procurement), anexă la Manualul de Operare.

   Primitorii au obligaţia de a justifica sumele acordate în maxim 60 zile de la intrarea banilor în cont. În cazul în care nu se justifică tranşa anterioară în termenul stabilit (cu o diferenţă de +- 5%), plăţile pentru următoarele tranşe vor fi sistate şi se vor recupera toate sumele acordate. La ultima tranşă se vor justifica integral toate sumele acordate.

   Primitorii de grant vor face dovada utilizării contribuţiei proprii de minim 10% din valoarea grantului solicitată în scopul realizării microproiectului până la finalizarea acordului de grant.

   Documentele justificative în original şi copie (facturi fiscale, însoţite de bonuri sau chitanţe sau contracte de vânzare-cumpărare legalizate la notariat în cazul persoanelor fizice) vor fi aduse la BR/RL, care va certifica autenticitatea copiilor după documentele originale şi va reţine copiile certificate.

   BR/RL are obligaţia şi responsabilitatea de a verifica dacă documentele justificative respectă:

   Conformitatea cu etapizarea plăţilor (sumele justificate nu trebuie să depăşească + – 5% din suma acordată în etapa respectivă) ;

   Dacă cheltuielile efective suportate sunt în conformitate cu structurile cheltuielilor şi detaliile formularului de cerere şi acordului de grant;

   Dacă cheltuielile efective respectă planul de achiziţii şi procedurile de achiziţii prevăzute în manualul SGM.

   Dacă se constată modificări considerabile sau nereguli în structura cheltuielilor, reprezentantul BR/RL are dreptul să ceară clarificări (de ex. să ceară beneficiarului o listă detaliată a cheltuielilor efectuate) sau să efectueze vizite de monitorizare suplimentară.

   După finalizarea verificării, tabelul centralizator al documentelor justificative, însoţit de formularele de verificare precum şi de solicitarea de plată pentru următoarea tranşă va fi trimis în maxim trei zile de la întocmirea formularelor, către Direcţia Management Financiar.

   Cheltuielile care nu sunt justificate cu documente valide şi/sau nu sunt eligibile în cadrul SGM nu vor fi luate în considerare de către Direcţia Management Financiar şi suma echivalentă a cheltuielii va fi reţinută din următoarea etapă de finanţare.

   Mai multe verificări detaliate ale cheltuielilor efectuate vor fi întreprinse ca parte a vizitelor de monitorizare standard, întrucât acest lucru va permite de asemenea corelarea tehnică cu cea economică a microproiectului.

   Notificarea oricăror probleme apărute în derularea contractului vor fi trimise către responsabilul SGM din cadrul Direcţiei Management de Proiecte, care va îndeplini acţiunile necesare pentru rezolvarea acestora, la recomandarea şi solicitarea responsabilului SGM din cadrul BR/RL.

   Transferul de fonduri se va realiza prin colectivul central al ARDDZI. Persoana responsabilă de efectuarea plăţilor trebuie să ofere informaţii cu privire la plăţile efectuate către BR/RL, care vor informa primitorii.

7. 7. Monitorizare şi Evaluare

   1. 7.1 Monitorizarea

      Procesul de monitorizare şi evaluare al SGM va fi realizat de către echipa de lucru din cadrul ARDDZI.

      Monitorizarea se va efectua pe parcursul procesului de implementare şi după încetarea finanţării SGM. Monitorizarea se va face în funcţie de natura şi obiectivele respectivelor microproiecte, dar acoperind următoarele linii mari:

      Monitorizarea intrărilor – cheltuielile din fondurile SGM şi aportul financiar şi/sau ne-financiar din partea solicitanţilor, partenerilor şi comunităţii.

      Monitorizarea activităţilor – natura şi tipul activităţilor desfăşurate.

      Monitorizarea rezultatelor – numărul beneficiarilor, câţi dintre aceştia aparţin grupurilor prioritare, nivelul de implicare al comunităţii, numărul asociaţiilor non-profit înfiinţate în scopul accesării SGM, numărul asociaţiilor non-profit care şi-au continuat activitatea şi după accesarea SGM.

      Monitorizarea ieşirilor – ce modificări relevante din punctul de vedere al obiectivelor SGM s-au produs în comunităţile aplicante, modificări care nu s-ar fi produs dacă microproiectul respectiv nu s- ar fi derulat.

      Monitorizarea cheltuielilor va cuprinde:

      Situaţia cheltuielilor efectuate (documente primare în original şi copie) ; Verificarea autenticităţii copiilor documentelor primare;

      Verificarea respectării planului de achiziţii;

      Verificarea corectitudinii încadrării în procedurile de achiziţii din manualul SGM

      Lista detaliată a cheltuielilor efectuate de către primitor trebuie ataşată la secţiunea financiară a raportului de monitorizare.

      BR/RL vor realiza un Raport Trimestrial de Monitorizare care va fi trimis către Direcţia Management de Proiecte, care va alcătui un raport general ce va fi analizat de către Comitetul de Coordonare al SGM.

      Direcţia Management de Proiecte va întreprinde vizite la BR/RL cel puţin o dată pe trimestru, vizitând inclusiv o serie de microproiecte, pentru a urmări, susţine, instrui şi informa despre activitatea de monitorizare. Constatările vor fi introduse în Raportul Trimestrial înaintat Comitetului de Coordonare al SGM.

   2. 7.2 Evaluare

      Responsabilii SGM din cadrul birourilor regionale/reprezentanţe locale ale ARDDZI vor evalua microproiectele. Acestea vor fi evaluate în baza informaţiilor de monitorizare furnizate de către solicitanţi. Evaluarea se va face în 2 serii principale:

      •  Evaluare Interimară după încetarea finanţării SGM şi

      •  Post-Evaluări la intervale de 6 luni, 12 luni şi 18 luni după Evaluarea Interimară, realizate la aproximativ 30% din microproiectele finanţate.

      Aceste documente vor fi redactate pe scurt şi concis, utilizând formularul de Evaluare din anexa K. Evaluarea Interimară se va focaliza mai mult pe rezultatele microproiectelor, în timp ce Post- Evaluările se vor focaliza pe impactul asupra sărăciei şi capitalului social, incluzând anchete pe bază de chestionar.

      Direcţia Management de Proiecte va avea următoarele roluri:

      Ca parte din Raportul Trimestrial înaintat Comitetului de Coordonare al SGM, să furnizeze un rezumat şi concluziile generale ale constatărilor în urma evaluărilor până în prezent.

      Să întreprindă vizite la BR/RL cel puţin o dată pe trimestru, vizitând inclusiv o serie de microproiecte, pentru a urmări, susţine, instrui şi informa despre activitatea de evaluare. Constatările vor fi introduse în Raportul Trimestrial înaintat Comitetului de Coordonare al SGM.

      Să introducă datele de monitorizare în Sistemul de Monitorizare a Informaţiei (MIS) al ARDDZI.

8. 8. Rapoarte

Direcţia Management de Proiecte va raporta referitor la implementarea SGM în fiecare trimestru. Acest raport va fi înaintat Comitetului de Coordonare al SGM.

Raportul va trebui să conţină următoarele:

Raport sumar asupra microproiectelor finalizate în cursul acelei perioade; Raport sumar asupra microproiectelor în desfăşurare şi evoluţia acestora; Raport sumar de monitorizare, incluzând constatările în urma vizitelor în teren;

Raport sumar de Evaluare, inclusiv o evaluare de corelare cu Obiectivele SGM şi constatările în urma vizitelor în teren ale DMP;

Propuneri şi recomandări pentru îmbunătăţirea implementării SGM (de exemplu procedurile, criteriile de urmat etc.).

Persoanele implicate în derularea programului SGM vor stabili sisteme (inclusiv informatice) de stocare a tuturor informaţiilor necesare referitoare la implementarea SGM (procesul de solicitare, de evaluare, de aplicare, de utilizare a fondurilor, de monitorizare) în scopuri analitice precum şi pentru a justifica cheltuielile efectuate în cadrul Schemei şi abordarea metodologică utilizată.

ANEXA 1 – ARIA DE OPERARE A SCHEMEI DE GRANTURI MICI

Lista localităţilor care fac parte din aria de operare a Schemei de Granturi Mici

ANEXA NR. 2 – FORMULAR DE DECLARAŢIE PE PROPRIE RĂSPUNDERE A SOLICITANTULUI

DECLARAŢIE

Subsemnatul ………………………, în calitate de ………………, al………………….cu sediul în localitatea ……………….. , strada ……………………. , nr. …………, bloc ,

apartament …………………, judeţ, declar pe propria răspundere că

asociaţia pe care o reprezint:

•  nu este insolvabilă;

•  nu se află în lichidare judiciară, voluntară sau forţată;

•  plăţile către asociaţie, în cadrul altor programe, nu au fost suspendate în conformitate cu legislaţia românească;

•  nu s-au dispus măsuri legale ce pot conduce la pierderea totală sau parţială a dreptului de a administra ori dispune de proprietăţile şi/sau bunurile proprii.

Am luat la cunoştinţă că pentru declaraţiile necorespunzătoare adevărului suport consecinţele articolului 292 Cod Penal.

Data Semnătura             

Ştampila solicitantului:

ANEXA A – REGISTRUL DE CONSULTAŢII

Locaţie BR/RL

33

Registrul de Consultaţii

34

ANEXA B – REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A CERERILOR

Locaţie BR/RL

Registrul de evidenţă a cererilor

ANEXA C – LISTA DE VERIFICARE A CRITERIILOR DE CONFORMITATE / ELIGIBILITATE

1. C.1. Procedura de dobândire a personalităţii juridice de către grupurile din comunităţile miniere

   Pentru a beneficia de finanţări acordate prin Agenţia Română pentru Dezvoltarea Durabilă a Zonelor Industriale (ARDDZI), grupurile de iniţiativă din comunităţile miniere trebuie să dobândească personalitatea juridică în conformitate cu dispoziţiile Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.94/2005, pentru modificarea şi completarea OUG nr. 40/2000 privind acreditarea Agenţiilor de credit în vederea administrării fondurilor pentru acordarea de microcredite şi a Legii nr. 167/2005 privind ratificarea Acordului de împrumut dintre România şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare pentru finanţarea Proiectului privind închiderea minelor, refacerea mediului şi regenerarea socioeconomică, semnat la Bucureşti la 28 ianuarie 2005.

   Grupurile de iniţiativă din comunităţile miniere se înfiinţează în şedinţa grupului ţintă, prin asumarea răspunderii accesării şi implementării de microproiecte SGM finanţate de ARDDZI, de către cel puţin 10 persoane fizice cu capacitate juridică1 şi cu domiciliul sau reşedinţa în localitatea din zona de operare a SGM, dovedită prin actul de identitate.

   Procesul verbal al şedinţei constituie documentul ce stă la baza înregistrării grupului de iniţiativă pentru SGM la primărie.

   Procesul verbal şi dispoziţia Primarului, în formatele prezentate în continuare, reprezintă actele juridice care dovedesc dobândirea personalităţii juridice de către grupul de iniţiativă din comunitatea minieră.

   

   1Are capacitate juridică orice persoană care a împlinit 18 ani şi poate să decidă singură asupra actelor şi faptelor sale.

   PROCES VERBAL

   Art.1. – Persoanele menţionate mai jos, care, la data de……………………………………. au luat parte la

   adunarea de constituire a Grupului de iniţiativă din comunitatea minieră ……………………………………. (denumirea comunităţii) şi au votat conţinutul prezentului, înţeleg să se asocieze şi să constituie o persoană juridică, în condiţiile prevăzute de Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr.94/2005, pentru modificarea şi completarea OUG nr. 40/2000 privind acreditarea Agenţiilor de credit în vederea administrării fondurilor pentru acordarea de microcredite şi Legea nr. 167/2005 privind ratificarea Acordului de împrumut dintre România şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare pentru finanţarea Proiectului privind închiderea minelor, refacerea mediului şi regenerarea socioeconomică, semnat la Bucureşti la 28 ianuarie 2005.

   Nr. crt.	Numele de familie si prenumele	Seria/ nr document de identitate	Cod numeric personal	Semnătura
   1
   2
   3
   4
   5
   6
   7
   8
   9
   10
   …
   …

   Art.2. – Denumirea persoanei juridice este Grupul de iniţiativă(denumirea Grupului şi

   denumirea comunităţii miniere)

   Art.3. – Sediul persoanei juridice este în (adresa

   reprezentantului Grupului, conform documentului de punere la dispoziţie a spaţiului, anexat la prezentul proces verbal)2

   Art.4. Scopul persoanei juridice îl constituie asocierea în vederea accesării şi administrării grantului acordat de ARDDZI pentru implementare microproiectului SGM. 3

   conform prevederilor

   Art.5.– Microproiectul propus de persoana juridică este denumit 4 şi se referă

   la 5

   Art.6. – La data constituirii, asociaţii se angajează să contribuie cu bunuri

   ………………………………………….6şi/sau bani ………………………….. 6 şi/sau muncă în interesul

   comunităţii……………. la constituirea patrimoniului iniţial pe care le/îi vor transmite, respectiv vărsa după aprobarea finanţării microproiectului, la semnarea acordului de grant cu ARDDZI.

   Art. 7. – Persoanele implicate se angajează că pe toată durata asocierii să menţină relaţii de bună credinţă şi să manifeste grijă pentru interesele comunităţii în administrarea transparentă a fondurilor şi a serviciilor, să înregistreze şi să păstreze documentele doveditoare utilizării fondurilor şi serviciilor primite de la ARDDZI.

   Asociaţii, cu sprijinul ARDDZI şi al Comitetului de Dezvoltare Socio-economică a localităţii constituit în conformitate cu manualul de operare pentru programul “Crearea capacităţii instituţionale la nivelul comunităţilor” vor urmări împreună realizarea scopului pentru care s-au asociat.

   Art.8. Adunarea membrilor persoanei juridice adoptă regulamentul de funcţionare 7

   şi numeşte comitetul de conducere al microproiectului SGM (CCMSGM) compus din: Preşedinte…………………………….

   Specialist tehnic……………………………. Specialist economic… 8.

   Art.9. Membrii CCMSGM au ca principale atribuţii administrarea în conformitate cu legislaţia în vigoare a fondurilor şi serviciilor puse la dispoziţie de ARDDZI destinate realizării microproiectului, şi să informeze periodic grupul şi comunitatea, răspunzând cu privire la derularea programului de implementare a microproiectului.

   Art.10. – Persoana juridică se constituie pe durata care cuprinde perioada de la pregătirea documentaţiei de solicitare a finanţării unui microproiect SGM până la etapa de monitorizare de 12 luni de la data realizarii recepţiei obiectului realizat prin microproiect.

   Art.11. – Persoana juridică poate să-şi prelungească durata de funcţionare dacă implementează un al doilea microproiect SGM cu finanţare şi servicii puse la dispoziţie de ARDDZI.

   Art.12. – Persoana juridica va conduce contabilitatea în partidă simplă în conformitate cu Legea nr. 82/1991.

   Art. 13. – Dizolvarea persoanei juridice are loc în următoarele cazuri:

   trecerea duratei prevăzute la art. 10 şi realizarea microproiectului; imposibilitatea realizării microproiectului SGM.

   Art. 14. – Procesul verbal este întocmit în ……………..exemplare, având destinaţia……… Art. 15. – Actul s-a încheiat astăzi, …………………………………… 9, la. 10

   Semnăturile asociaţilor: Semnătura Comitetului de Conducere a Proiectului Legalizare semnături (secretar unitate adminstrativ teritorială)

   Poate fi denumirea cartierului, coloniei miniere ori a aşezării în care domiciliază asociaţii sau orice altă denumire care, în condiţiile respectării ordinii publice, individualizează persoana juridică.

   2Sediul poate fi stabilit la domiciliul unui asociat sau la sediul unei instituţii publice (şcoală, primărie, casa de cultură sau altele asemenea), cu condiţia să existe certitudinea că, prin punerea la dispoziţie a unui spaţiu, instituţia publică respectivă nu poate influenţa (prin stabilirea unei chirii prea mari, de pildă) activitatea comunităţii constituită ca persoană juridică.

   3Scopul constă în rezolvarea unor nevoi specifice identificate în lista de priorităţi rezultată din planul de dezvoltare socio-economică a comunităţii, elaborat participativ (enumerate), prin realizarea unui microproiect SGM ce urmează să fie supus spre aprobare ARDDZI.

   4Denumirea microproiectului trebuie să fie scurtă, indicând obiectul acestuia.

   5Trebuie realizată o descriere scurtă a microproiectului.

   6Se trec contribuţiile asociaţilor, constând eventual, în, sub forma unor estimari valorice, pentru:

   bunuri mobile şi bunuri imobile sub forma unor obiecte de inventar (jocuri, calculatoare, mobilier, etc.) sau materiale (ciment, cherestea, cuie, vopsea, var, etc.) care pot intra în folosinţa comunităţii, cu condiţia să nu facă obiectul unei/unui judecăţi/proces.

   sume de bani care intră în proprietatea comunităţii

   prestarea unui anumit serviciu (zidărie, zugrăveală, tâmplărie, etc.) în cadrul microproiectului care aduce foloase comunităţii (om/zile, estimat la valoarea salariului mediu pe economie)

   7Regulamentul trebuie să cuprindă în principal prevederi în legătură cu: modul de convocare a adunării, termenele la care se convoacă adunarea, problemele asupra cărora urmează să se decidă, modul în care se votează, sarcinile şi atribuţiile CCMSGM, programul de implementare a microproiectului, planul de asigurare a sustenabilităţii obiectului realizat, numirea persoanei care asigură contabilitatea asociaţiei, rezolvarea neînţelegerilor, prevederi legate de dizolvare, etc

   8Se menţionează numele de familie, prenumele şi funcţia membrilor Comitetului. Semnăturile acestora vor fi certificate/legalizate în conformitate cu prevederile legale, cu menţionarea numelui în clar însoţit de semnătură şi ştampilă al celui care realizează certificarea/legalizarea.

   9Data.

   10Localitate

   Model orientativ

   PRIMĂRIA                   

   DISPOZIŢIA nr.             /            

   Având în vedere:

   • – solicitarea de înregistrare a grupului ……………………….. din comunitatea minieră                                           ca persoană juridică,

   • – prevederile Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.94/2005, pentru modificarea şi completarea OUG nr. 40/2000 privind acreditarea Agenţiilor de credit în vederea administrării fondurilor pentru acordarea de microcredite şi a Legii nr. 167/2005 privind ratificarea Acordului de împrumut dintre România şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare pentru finanţarea Proiectului privind închiderea minelor, refacerea mediului şi regenerarea socioeconomică, semnat la Bucureşti la 28 ianuarie 2005.

   În temeiul prevederilor art. 68 alin. 1 din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, cu modificările şi completările ulterioare,

   Primarul                   

   D I S P U N E:

   Art.1. – Se aprobă înregistrarea, în registrul special al Primăriei                   , a Procesului verbal de constituire (anexa nr. 1) a Grupului de iniţiativă ……………………………………. (denumirea grupului) din comunitatea minieră din localitatea                                 , ca persoană juridică, reprezentat de comitetul de conducere al microproiectului SGM (CCMSGM) compus din:

   Preşedinte……………………………. Specialist tehnic……………………………. Specialist economic……………………………..

   Art.2. – De personalitatea juridică astfel dobândită, Grupul menţionat la art. 1 va putea face uz numai în raporturile juridice născute în legătură cu aplicarea prevederilor Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.94/2005, pentru modificarea şi completarea OUG nr. 40/2000 privind acreditarea Agenţiilor de credit în vederea administrării fondurilor pentru acordarea de microcredite şi a Legii nr. 167/2005 privind ratificarea Acordului de împrumut dintre România şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare pentru finanţarea Proiectului privind închiderea minelor, refacerea mediului şi regenerarea socioeconomică, semnat la Bucureşti la 28 ianuarie 2005.

   Art.3. – Secretarul va aduce la îndeplinire prevederile prezentei dispoziţii.

   PRIMAR,

   40

   Nr. Identificare cerere

   Nr.	Criteriu													Da / Nu
   1	Cererea cuprinde toate documentele necesare, completate corect
   2	Microproiectul se încadrează în domeniile de activitate reprezentând necesităţi prioritare ale comunităţii identificate în cadrul planului strategic de dezvoltare socio-economică
   3	Persoana juridică/asociaţia care solicită finanţarea SGM este înregistrată în România
   4	Beneficiarii sunt localizaţi în aria de operare a SGM
   5	Aplicantul declară pe proprie răspundere că Asociaţia nu se află în nici o situaţie care ar face-o neeligibilă
   6	Aplicantul a depus situaţiile financiare ale asociaţiei (ultima balanţă, ultimul bilanţ, etc.) – (acolo unde este cazul)
   7	Valoarea finanţării solicitate nu depăşeşte 60.000 lei (600.000.000 ROL) (Defalcarea Cheltuielilor)
   8	Solicitantul asigură contribuţia proprie de minim 10% din valoarea grantului SGM
   9	Solicitantul, în cazul în care a mai beneficiat de un grant SGM, a completat anexa „Informaţii care se vor completa numai de către aplicanţii care au mai beneficiat de un grant SGM” din documentaţia de solicitare a finanţării (anexa D)
   Acceptat pentru evaluare tehnică (Da / Nu)

2. C.2. Lista de verificare a criteriilor de conformitate şi eligibilitate

Clarificări / Observaţii:

Reprezentantul BR/RL/Membru Comitet Local de Evaluare (Nume)

Data Semnătura

Anexa D – DOCUMENTAŢIA DE SOLICITARE A FINANŢĂRII

Scrisoare însoţitoare pentru cererea de finanţare

Angajament. Subsemnatul, acţionând în numele:

accept condiţiile contractuale ale SGM şi confirm că cererea de finanţare a fost redactată în conformitate cu instrucţiunile primite şi că informaţiile cuprinse în cerere sunt adevărate şi corecte.

Semnătura Data

Nume şi prenume

Funcţia

Detalii privind organizaţia care depune cererea de finanţare:

Statutul (bifaţi una dintre următoarele)

Dacă implică terenuri sau spaţii, cine sunt proprietarii acestora:

Adresa (persoană juridică):

Telefon:

Fax:

E-mail:

Cod fiscal: Denumirea contului:

Numărul contului (în lei): Detalii despre bancă:

Descrierea microproiectului

Informaţii care se vor completa numai de către aplicanţii care au mai beneficiat de un grant SGM.

1. 1. Informaţii generale despre proiectul depus anterior:

   Denumirea proiectului

   Numărul de identificare a proiectului

   Aprobat în şedinţa de evaluare locală din data de:

   Tipul proiectului

   Costul total al proiectului Suma obţinută ca grant SGM

   Suma contribuţiei proprii asigurată

   Localitatea în care a fost implementat proiectul Judeţul în care a fost implementat proiectul

   Numărul beneficiarilor direcţi ai proiectului ( pe tipuri de beneficiari)

2. 2. Proiectul şi-a atins obiectivele stabilite iniţial? Explicaţi.

3. 3. Care a fost impactul proiectului asupra beneficiarilor? Detalii.

4. 4. Cum au fost implicaţi beneficiarii şi comunitatea în implementarea proiectului? Cum a fost asigurată contribuţia proprie?

5. 5. Cum este implicată comunitatea în prezent în asigurarea durabilităţii proiectului?

6. 6. Cum au fost implicaţi partenerii atraşi în proiect în implementarea proiectului şi cum sunt aceştia implicaţi în prezent în asigurarea durabilităţii proiectului? Detalii.

7. 7. Prezentaţi indicatorii de succes pe care i-aţi realizat (conform cererii de finanţare anterioară).

8. 8. Alte activităţi pe care proiectul iniţial le-a generat şi în care beneficiarii şi comunitatea au fost implicate. Oferiţi mai multe detalii despre acest aspect.

9. 9. Aţi reuşit atragerea altor surse de finanţare în decursul sau după implementarea proiectului SGM? Oferiţi detalii despre tipul de finanţare obţinut, sursa de finanţare accesată, suma obţinută ca finanţare, despre beneficiarii finanţărilor şi despre modul în care a fost implicată comunitatea în atragerea şi derularea proiectelor.

Defalcarea Cheltuielilor pentru microproiect

Defalcarea cheltuielilor – Contribuţia Primitorului

Anexa E – DOVADA DE PRIMIRE A DOSARULUI

Dovadă de primire a dosarului

Prin prezenta se confirmă primirea cererii de finanţare cu nr.                             (ID cerere), de la (nume)                                      (adresa)                       

                                                         . Documentaţia primită conţine       pagini.

Verificarea prealabilă de îndeplinire a criteriilor de conformitate şi eligibilitate a fost efectuată în prezenţa solicitantului.

Această cerere va fi evaluată pe data de               , ora         la locul (adresa)             

. Sunteţi invitat să participaţi şi să faceţi o scurtă (5 minute) prezentare a propunerii de microproiect pentru care solicitaţi finanţarea. Este posibil să vi se solicite informaţii suplimentare privind microproiectul fie în cursul acestei şedinţe, fie la o dată ulterioară.

Înaintea şedinţei de evaluare, ca parte a procesului de evaluare, persoana desemnată din cadrul biroului regional/reprezentanţei locale a ARDDZI va face o vizită la dvs. şi / sau în locul unde urmează să fie implementat microproiectul pe care îl propuneţi.

Încheiată la (locul)

Numele persoanei din partea ARDDZI                                   

Semnătura                             

Numele persoanei care depune

documentaţia                                           

Semnătura persoanei care depune documentaţia

Data                         

Anexa F – FORMULAR DE EVALUARE

Formular de evaluare Nr. Identificare cerere

Denumire microproiect………………………………………………………………………………………………………………

Criteriile de evaluare sunt împărţite în punctaje şi ponderi. Ponderea este 0 şi 100 în conformitate cu următoarele reguli:

0 = nesatisfacator;

20 = foarte slab;

40 = slab;

60 = satisfăcător;

80 = bun;

100 = foarte bun.

Vor fi selectate proiectele care au obţinut cele mai mari punctaje.

*Pentru primul an de implementare (faza pilot) se vor primi microproiecte şi de la solicitanţi aparţinând unor comunităţi care au în pregătire planuri de dezvoltare strategică participativă. Microproiectele vor fi evaluate cu punctaj penalizator, în funcţie stadiul identificării domeniilor de activitate reprezentând necesităţi prioritare ale comunităţii, în cadrul procesului de planificare strategică participativă.

ALTE COMENTARII REFERITOARE LA MICROPROIECT

Nume membru Comitet Local de Evaluare

Semnătura

Data               

54

Anexa G – CENTR ALIZATOR DE EVALUARE CENTRALIZATOR DE EVALUARE

Membrii Comitetului Local de Evaluare(nume şi semnătură):

1.                                                                                                                                 

2.                                                                                                                                 

1. 3                                                                                                                                              

2. 4                                                                                                                                              

3. 5                                                                                                  Data                     

Anexa H – FORMULAR ACORD DE GRANT ACORD DE GRANT Nr.

1. 1. Definiţia Părţilor

   Prezentul Acord de grant este încheiat în               , România între:

   Agenţia Română pentru Dezvoltarea Durabilă a Zonelor Industriale (denumită în continuare “ARDDZI”), cu sediul în str. Mendeleev, nr. 36-38, sector 1, Bucureşti, reprezentată prin

                                                      (Nume, Funcţie).

   şi

   “                                                               ” (denumită în continuare “Primitor”), cu sediul în                                                                                                        (adresa), reprezentată prin                                                                     (Nume), denumite în continuare “Părţi.”

2. 2. Subiectul Acordului de grant

   Subiectul acordului de grant este finanţarea microproiectului                                   (numele microproiectului, locul) precizat în Formularul de Solicitare, Anexa 1 a prezentului acord de grant.

   ARDDZI şi Primitorul au convenit ca descrierea microproiectului aşa cum este formulată aceasta în Formularul de Solicitare să reprezinte normele de implementare a microproiectului (incluzând participarea primitorului).

   ARDDZI şi Primitorul au stabilit de comun acord perioada de desfăşurare a microproiectului (durata ce nu poate fi mai mică de 6 luni si mai mare de 12 luni) şi componenţa echipei de lucru implicată în procesul de implementare a microproiectului.

3. 3. Plăţi

   Anexa 2, care este parte integrantă a acestui document, detaliază suma şi alocarea în etape a plăţilor de către ARDDZI către Primitor. Plăţile vor fi efectuate în termen de 30 de zile calendaristice de la data depunerii solicitării de finanţare (data de înregistrare la ARDDZI) de către Primitor.

   Justificarea sumelor cheltuite se va face de către Primitor în maxim 60 de zile de la efectuarea plăţilor, în caz contrar ARDDZI va recupera întreaga sumă plătită până la momentul respectiv.

   Sumele vor fi cheltuite de către Primitor în conformitate cu planul de achiziţii, prezentat Anexa 3 a prezentului acord de grant.

4. 4. Durata microproiectului

   Durata microproiectului va fi de                     luni de la data semnării prezentului acord de grant de către părţi (durata nu poate fi mai mică de 6 luni si mai mare de 12 luni).

5. 5. Drepturile şi Obligaţiile Părţilor

   Primitorul va implementa microproiectul precizat în Formularul de Solicitare a Finanţării şi va asigura menţinerea calităţii standardelor şi îndeplinirea rezultatelor.

   Primitorul va utiliza fondurile exclusiv în conformitate cu microproiectul propus. Orice schimbare a destinaţiei fondurilor se va face numai pe baza unei notificări scrise în prealabil şi după primirea avizului de aprobare din partea ARDDZI.

                                (nume, adresa) va fi proprietarul obiectelor realizate prin implementarea microproiectului.

   Prin consecinţă, după decontarea integrală a sumelor de către Primitor, bunurile sau lucrările achiziţionate se transferă de la Primitor şi se înregistrează în patrimoniul autorităţii publice locale aferente.

   Primitorul va înregistra în detaliu, în scopul monitorizării, orice cheltuieli legate de procesul de implementare a microproiectului.

   Primitorul este obligat să returneze orice fonduri neutilizate pe parcursul procesului de implementare a microproiectului. Bilanţul fondurilor va fi efectuat pe parcursul procesului de monitorizare finală în momentul finalizării microproiectului.

   Primitorul va respecta instrucţiunile de procurare stipulate în anexa: Manual de achiziţii pentru SGM, anexă la manualul operaţional SGM, cu respectarea legislaţiei în vigoare pe tot parcursul procesului de implementare a microproiectului.

   Primitorul îşi va asuma responsabilitatea de a întreprinde orice măsuri necesare pentru a informa cu referire la orice taxă şi de a satisface cerinţele legate de orice taxe, angajări şi alte autorităţi relevante cu privire la plata oricărei taxe şi asigurări naţionale sau alte contribuţii sociale relevante care pot surveni pe parcursul procesului de implementare a microproiectului.

   Primitorul va asigura accesul reprezentanţilor ARDDZI în scopul monitorizării progresului realizat în cadrul microproiectului şi conformitatea acestuia cu descrierea microproiectului formulată în Formularul de Solicitare.

   Orice materiale promoţionale întocmite şi promovate în cadrul microproiectului după primirea finanţării Schemei de Granturi Mici, trebuie să poarte inscripţia “Finanţat prin Schema de Granturi Mici în cadrul componentei de proiect Regenerare Socio-Economică din imprumutul nr. 4759-RO – implementată de ARDDZI”.

   Primitorul va aşeza într-un loc vizibil, o placă menţionând Numele microproiectului şi menţiunea “Finanţat prin Schema de Granturi Mici în cadrul componentei de proiect Regenerare Socio- Economică din împrumutul nr. 4759-RO – implementată de ARDDZI”.

   Primitorul va elabora la finalul implementării microproiectului un raport final. Acest raport va analiza rezultatele microproiectului, nivelul atingerii obiectivelor propuse, impactul lui asupra beneficiarilor precum şi asupra comunităţii în general, nivelul atingerii obiectivelor Schemei de Granturi Mici, lecţiile învăţate în timpul implementării microproiectului. De asemenea, raportul va conţine şi actualizarea planului de asigurare a durabilităţii microproiectului. Raportul final va trebui să fie însoţit şi de fotografii, pentru a ilustra etapele microproiectului precum şi rezultatele finale ale acestuia.

   În cazul neîndeplinirii obligaţiilor din acordul de grant, Primitorul îşi va asuma responsabilitatea de a returna sumele alocate prin finanţare.

   ARDDZI are dreptul de a solicita primitorului informaţii şi documente (denumite în continuare “Informaţii”) care sunt necesare pentru demararea monitorizării tehnice şi financiare a microproiectului. În cazul în care Primitorul nu reuşeşte să furnizeze Informaţii la timp, ARDDZI are dreptul de a amâna plăţile stipulate în acordul de grant până în momentul obţinerii Informaţiilor. Dacă întârzierea depăşeşte 30 de zile lucrătoare, ARDDZI are dreptul de a rezilia acordul de grant.

6. 6. Arbitrajul

   Se recomandă ca orice dispute sau diferenţe care pot surveni între ARDDZI şi Primitor să fie rezolvate pe calea amiabilă între părţi. Eventualele litigii sunt soluţionate de instanţa judecatorească competentă în cauză.

7. 7. Legi Aplicabile

   Prezentul acord de grant este guvernat de legea română.

8. 8. Întârzierea

   În situaţia în care oricare dintre părţi nu reuşeşte să îşi îndeplinească obligaţiile cu privire la termenii de desfăşurare a activităţilor, ARDDZI are dreptul de a prelungi perioada acordului de grant pentru întreaga perioadă a întârzierilor. Dacă această prelungire a perioadei acordului de grant aduce cu sine cheltuieli suplimentare, acestea nu vor fi acoperite de finanţarea SGM.

9. 9. Modificări ale acordului de grant

Orice modificare sau documente anexe la prezentul acord de grant se vor efectua pe baza acordului scris între ARDDZI şi Primitor, semnat şi datat de către reprezentanţii autorizaţi ai acestora.

În cazul în care se solicită aprobarea din partea unei părţi terţe a unor asemenea modificări (de ex. Comitetul Local de Evaluare, Coordonatorul Proiectului ministrul economiei, comerţului şi mediului de afaceri, Ministerul Finanţelor Publice, Banca Mondială, etc.) de asemenea, ARDDZI va întreprinde măsurile necesare şi va face tot posibilul pentru a obţine acordul.

Reprezentant ARDDZI:

Reprezentant Primitor:

(Nume) (Nume)

(Funcţie)

Raport de Monitorizare Număr

Anexa I – FORMULAR RAPORT DE MONITORIZARE

Acţiuni/Notă generală asupra implementării microproiectului

Evaluare Narativă – Concluzii şi Învăţăminte

Anexa K – FORMULAR CADRU DE PARTENERIAT

Acord de parteneriat

Încheiat astăzi                                       între:

Titlul Microproiectului                             

Un parteneriat este o relaţie esenţială între două sau mai multe organizaţii, ce presupune împărţirea responsabilităţilor în derularea proiectului finanţat de către Ministerul Economiei, Comerţului şi Mediului de Afaceri (MECMA) prin Agenţia Română pentru Dezvoltarea Durabilă a Zonelor Industriale (ARDDZI). Pentru a facilita derularea microproiectului, ARDDZI solicită tuturor partenerilor (inclusiv solicitantului principal care semnează acordul de grant ) să confirme acest lucru, consimţind la principiile de bună practică a parteneriatului, stipulate mai jos:

Principiile de Bună Practică a Parteneriatului

1. 1. Toţi partenerii au citit formularul de cerere şi au înţeles care va fi rolul lor în cadrul microproiectului, înainte ca cererea de finanţare să fie predată ARDDZI.

2. 2. Toţi partenerii au citit acordul de grant şi au înţeles care vor fi obligaţiile stipulate si condiţiile în care finanţarea va fi aprobată. Aceştia autorizează solicitantul principal să semneze acordul de grant cu ARDDZI precum şi să-i reprezinte în negocierile purtate cu ARDDZI în contextul implementării microproiectului.

3. 3. Solicitantul trebuie să se consulte permanent cu partenerii săi şi să vă informeze în totalitate asupra evoluţiei microproiectului.

4. 4. Propunerile de modificări esenţiale în cadrul microproiectului (ex. activităţi, parteneri etc.) trebuie să fie aprobate de parteneri, anterior înaintării acestora către ARDDZI. În cazul în care aceste modificări nu au putut fi aprobate de către toţi partenerii, solicitantul trebuie să informeze ARDDZI cu privire la acest lucru, atunci când înaintează spre aprobare propunerea de modificare.

1. 1) OBIECTUL PARTENERIATULUI

2. 2) CONTRIBUŢIA PĂRŢILOR IMPLICATE

   1. a) Solicitant:

      Persoană(e) de contact desemnate: Date de contact:

   2. b) Partener 1

      Persoană(e) de contact desemnate:

      Date de contact:

3. 3) LUAREA DECIZIILOR

   În cadrul parteneriatului, deciziile se vor lua pe cât posibil, prin consens, iar dacă acest lucru nu este posibil, se vor lua pe baza majorităţii simple.

4. 4) DURATA PARTENERIATULUI

   Ţinând cont de specificul obiectivelor stabilite prin prezentul parteneriat, durata acestuia este de. luni/ani, cu posibilitatea prelungirii cu acordul părţilor semnatare.

5. 5) LITIGII

   Orice litigiu apărut între părţile semnatare ale prezentului acord de parteneriat se va soluţiona pe cât posibil pe cale amiabilă. Dacă acest lucru nu este posibil, se va apela la instanţele de judecată.

6. 6) DISPOZIŢII GENERALE

Prevederile prezentului acord de parteneriat se vor putea modifica cu acordul scris al părţilor semnatare.

Prezentul acord de parteneriat s-a încheiat în trei exemplare, câte unul pentru fiecare parte semnatară şi unul pentru a fi depus împreună cu cererea de finanţare.

Am citit şi consimţit asupra conţinutului proiectului înaintat ARDDZI. Ne angajăm să acţionăm în conformitate cu principiile practicii unui bun parteneriat,

Nume: Nume:

Organizaţie: Organizaţie:

Funcţie: Funcţie:

Semnătură şi ştampilă: Semnătură şi ştampilă:

Data şi loc: Data şi loc:

Anexa L – FORMULAR DE VERIFICARE ÎN TEREN A PROPUNERII DE FINANŢARE

( SE VA COMPLETA DE CĂTRE RESPONSABILUL SGM DE LA BR/RL al ARDDZI)

Formular de evaluare întocmit de responsabilul SGM de la biroul regional/reprezentanţa locală a ARDDZI

1. I. Informaţii generale: Denumirea microproiectului

   Tipul microproiectului, conform cererii de finanţare

   Costul total al microproiectului Suma solicitată din grant

   Suma contribuţiei proprii şi / sau a comunităţii

   Denumirea solicitantului microproiectului

   Adresa solicitantului

   Localitatea în care se intenţionează implementarea microproiectului

   Judeţul în care se intenţionează implementarea microproiectului

   Populaţia totală a localităţii Numărul de femei Numărul de şomeri

   1. II Informaţii despre microproiect:

      Comentarii
      DA	NU

      1. 1. Cum a fost identificat microproiectul în comunitate?

      2. 2. Microproiectul vizează grupurile prioritare stabilite de SGM?

      3. 3. Care este numărul beneficiarilor proveniţi din grupurile prioritare?

      4. 4. Propunerea este relevantă pentru nevoile grupului ţintă propus?

      5. 5. Microproiectul a mai beneficiat sau mai beneficiază de alte surse de finanţare? Dacă DA, care sunt acestea?

      6. 6. Dacă microproiectul implică terenuri sau spaţii, cine este proprietarul acestora?

      7. 7. Este reglementată situaţia juridică a terenurilor şi/sau spaţiilor implicate? Există acordul proprietarilor de a fi utilizate în cadrul proiectului?

      8. 8. Aplicantul a mai beneficiat de finanţare din Schema de Granturi Mici?

   2. III Modalităţi de realizare a microproiectului:

      1. 1. Planul de realizare a microproiectului este clar şi realizabil?

      2. 2. Costurile propuse în microproiect sunt realiste din punct de vedere al naturii microproiectului?

      3. 3. Microproiectul conţine indicatori de succes măsurabili? Care sunt aceştia?

      4. 4. Microproiectul conţine indicatori de rezultate calitativi?

      5. 5. Abilităţile conducătorului microproiectului sunt relevante pentru microproiect? Solicitaţi CV

      6. 6. Membrii echipei de implementare sunt identificaţi şi îşi cunosc responsabilităţile în cadrul etapelor microproiectului?

   3. IV Implicarea comunitară

      1. 1. Membrii grupului ţintă sunt implicaţi în realizarea microproiectului?

      2. 2. Cum contribuie comunitatea la realizarea microproiectului?

      3. 3. În cadrul proiectului au fost încheiate parteneriate? Dacă DA, partenerii ştiu despre contribuţia pe care o au la realizarea microproiectului?

      4. 4. Solicitantul finanţării precum şi partenerii acestuia, au stabilit un plan comun de asigurare a durabilităţii microproiectului?

      5. 5. Alţi membri ai comunităţii au auzit de iniţiativa de realizare a unui microproiect în comunitatea lor?

   Alte comentarii ale persoanei care face verificarea în teren a propunerii de microproiect:

   

   

   

   

   Numele persoanei care a întocmit formularul                                           Data întocmirii formularului

   

   ANEXA M – FORMULAR DE EVALUARE A PROPUNERILOR DE FINANŢARE

   (PENTRU APLICANŢII CARE AU MAI BENEFICIAT DE FINANŢARE DIN SCHEMA DE GRANTURI MICI)

   Comitet Local de Evaluare…………………………………………………………………………….

   Număr de identificare microproiect…………………………………………………………………………

   1. I. Informaţii generale despre microproiectul depus la actuala sesiune de evaluare locală: Denumirea microproiectului

      Tipul microproiectului, conform cererii de finanţare Costul total al microproiectului

      Suma solicitată din grant

      Suma contribuţiei proprii şi / sau a comunităţii Denumirea solicitantului propunerii

      Adresa solicitantului

      Câte granturi SGM a obţinut anterior solicitantul

      Localitatea în care se intenţionează implementarea microproiectului

      Judeţul în care se intenţionează implementarea microproiectului

      Populaţia totală a localităţii Numărul de femei Numărul de şomeri

   2. II. Evaluarea microproiectului derulat anterior

      Denumirea microproiectului

      Numărul de identificare a microproiectului

      Tipul microproiectului, conform cererii de finanţare Costul total al microproiectului

      Suma solicitată din grant

      Suma contribuţiei proprii şi / sau a comunităţii Denumirea solicitantului propunerii

      Localitatea în care a fost implementat microproiectul

      Judeţul în care a fost implementat microproiectul

      Numărul beneficiarilor microproiectului (pe tipuri de beneficiari)

      Microproiectul a răspuns unei nevoi identificate în comunitate?

      Microproiectul a vizat grupurile prioritare ale SGM?

      Microproiectul a fost implementat conform planificării iniţiale?

      Microproiectul şi-a atins toate obiectivele stabilite iniţial?

      Microproiectul a dovedit implicarea comunităţii în etapele de planificare şi implementare a acestuia?

      Comunitatea a asigurat contribuţia proprie planificată

      Comunitatea este implicată în prezent în menţinerea durabilităţii microproiectului?

      Partenerii implicaţi în microproiect şi-au respectat angajamentele pe parcursul implementării microproiectului?

      Partenerii sunt implicaţi în prezent în menţinerea durabilităţii microproiectului?

      Microproiectul a avut impact în comunitatea în care a fost implementat?

      Microproiectul a realizat indicatorii de succes planificaţi?

      Solicitantul a reuşit atragerea în microroiect a unor surse financiare suplimentare de asigurare a durabilităţii microproiectului?

      Consideraţi că acest microproiect a fost un succes?

   3. III. Microproiectul a generat alte activităţi în care comunitatea a fost implicată? Sunt aceste activităţi în conformitate cu obectivele microproiectului şi cu cele ale Schemei de Granturi Mici?

      

      

      

   4. IV. Solicitantul a reuşit atragerea altor surse de finanţare pentru comunitate de la alţi donori? Ce sume şi care a fost sursa de unde au obţinut finanţare?

      

      

   5. V. Criterii de evaluare a propunerii de finanţare prezente: a se vedea Anexa F – Formular de evaluare

   Comitet Local de Evaluare

   

   

   

   Nume membru Comitet Local de Evaluare Data întocmirii formarului

   Anexa la manualul operaţional SGM

   Unitatea de Management a Proiectului – Regenerare Socio-Economică UMP-RSE

   ANEXA N – Manual de achiziţii pentru Schema de Granturi Mici

   Cuprins

   Abrevieri Introducere

   Partea I – Proceduri de achiziţie

   Partea a II a – Formulare şi modele SGM

   Abrevieri

   SGM	Schema de Granturi Mici
   RSE	Regenerare Socio Economică
   UMP-RSE	Unitatea de Management a Proiectului – Regenerare socio-economică
   ARDDZI	Agenţia Română pentru Dezvoltarea Durabilă a Zonelor Industriale
   BIRD	Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare
   IDA	Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare
   MFP	Ministerul Finanţelor Publice
   MECMA	Ministerul Economiei, Comerţului şi Mediului de Afaceri
   FRDS	Fondul Român de Dezvoltare Socială
   ONG	Organizaţie neguvernamentală
   CP	Compararea preţurilor
   CL	Cumpărare locală
   SCI	Selecţie de consultanţi individuali
   SCC	Selecţie de consultanţi pe baza calificării
   PS	Prestare de servicii
   PC	Participarea comunităţii

   Introducere

   Informaţii generale

   Acest manual a fost elaborat pentru a ajuta la (a) aplicarea metodelor de achiziţie în conformitate cu procedurile Băncii Mondiale, obligatorii pentru beneficiarii împrumuturilor BIRD; (b) înţelegerea principiilor de bază ale administrării achiziţiilor cu valoare redusă de către beneficiarii SGM; (c) prezentarea unui set de formulare pentru buna desfăşurare a licitaţiilor, de la documente de licitaţie până la contract şi (d) administrarea achiziţiilor cu valoare redusă în cazurile în care nici acordul de grant şi nici Manualul de operare SGM nu sunt suficient de detaliate.

   Achiziţiile de bunuri, lucrări şi servicii în cadrul proiectelor finanţate de Banca Mondială se realizează în conformitate cu următoarele linii directoare privind achiziţiile:

   •  Bunuri şi lucrări: Achiziţii în cadrul împrumuturilor BIRD şi al creditelor IDA (mai 2004) şi

   •  Servicii de consultanţă: Selecţia şi angajarea de consultanţi de către Împrumutaţii Băncii Mondiale (mai 2004).

     Principalul obiectiv al acestor linii directoare este acela de a informa toate părţile implicate, care desfăşoară proiecte finanţate integral sau parţial dintr-un împrumut, credit sau din granturi de la BIRD/IDA, cu privire la sistemele de achiziţii de bunuri şi lucrări şi de servicii adiacente, şi de a defini procedurile de selecţie, de contractare şi de monitorizare a consultanţilor necesari în astfel de proiecte; aceste linii directoare se doresc a fi şi un instrument pentru instruirea personalului din proiecte.

     În cadrul liniilor directoare sunt descrise toate metodele şi procedurile de achiziţie pentru toate tipurile de proiecte. Pentru fiecare proiect în parte se aplică numai acele metode şi proceduri care sunt considerate adecvate pentru proiect şi care sunt incluse (sau la care se face trimitere) în acordul de împrumut/credit sau de grant.

     Liniile directoare privind achiziţiile se bazează pe principiile economiei, eficienţei şi transparenţei în implementarea proiectelor, şi pe principiul acordării şansei de a participa tuturor ofertanţilor eligibili. Pentru a asigura respectarea acestor principii, Banca impune folosirea unor proceduri competitive, cum sunt licitaţiile competitive naţionale şi internaţionale, publicitatea privind posibilităţile de acordare de consultanţă şi chiar şi folosirea de documente standard de licitaţie în acest sens. Liniile directoare prezintă detaliat procedurile care trebuie urmate în condiţii de concurenţă la nivel internaţional.

     Este posibil ca organizarea de licitaţii competitive naţionale şi internaţionale să nu fie cea mai adecvată metodă de achiziţie prin care să se realizeze economii de scară şi eficienţa dorită în cazul bunurilor, lucrărilor şi al serviciilor cu valoare redusă finanţate din granturi (de exemplu, PHRD, JSDF, alte Fonduri Fiduciare, IDF, etc.). În astfel de cazuri Banca este de acord cu aplicarea unor proceduri mult simplificate în vederea realizării de economii şi pentru asigurarea eficienţei, cum sunt practicile comerciale, cumpărăturile etc. Banca prevede anumite cerinţe procedurale minime în acest sens care să garanteze economiile şi eficienţa şi supraveghează procesele respective de achiziţie numai periodic prin intermediul unor verificări ulterioare. Pentru activităţile de implementare finanţate din granturi în cadrul cărora sunt achiziţionate bunuri, lucrări şi servicii de valoare foarte mică (de exemplu în valoare de cel mult 10.000 USD) trebuie aplicate proceduri de achiziţie şi mai simple.

     Conform Acordului de imprumut semnat între România şi BIRD, Anexa 4, achiziţiile de lucrări, bunuri şi servicii în cadrul subcomponentei SGM se vor realiza în conformitate cu Ghidul de achiziţii în cadrul împrumuturilor BIRD şi creditelor IDA, ediţia 2004, paragraful 3.17 – Participarea comunităţii la realizarea achiziţiilor. În acest paragraf se precizează că, pentru sustenabilitatea proiectului sau pentru atingerea unor obiective sociale specifice ale proiectului, este oportună (a) participarea comunităţilor locale sau a ONG-urilor care pot presta serviciile solicitate sau (b) folosirea resurselor locale sau (c) folosirea forţei de muncă. Procedurile de achiziţie, specificaţiile şi contractarea de bunuri, lucrări şi servicii vor fi adaptate corespunzător astfel încât să respecte considerentele de mai sus, sa fie eficiente şi acceptabile Băncii. Referinţele cu privire la componentele unui proiect care se vor derula prin participarea comunităţii se vor menţiona în acordul de împrumut, detaliat prin planul de achiziţii sau prin alte documente relevante de implementare aprobate de Bancă.

     Pe baza acestor precizări, precum şi a „Manualului pentru desfăşurarea achiziţiilor de valoare foarte mică în cadrul granturilor mici, împrumuturilor şi creditelor acordate de Banca Mondială/IDA, ediţia mai 2004, s-a elaborat Manualul de achiziţii pentru SGM care detaliază atât procedurile BIRD, menţionate în paragraful 3.17 din Ghid aplicabile SGM cât şi un set de formulare SGM.

     Pentru buna desfăşurare a procesului de achiziţie în cadrul SGM se vor avea în vedere şi următoarele documente specifice acestui împrumut:

   •  Legea nr. 167 din 9 iunie 2005 privind ratificarea Acordului de împrumut dintre România şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare pentru finanţarea proiectului “Închiderea minelor, refacerea mediului şi regenerare socio-economică”, semnat la Bucureşti la 28 ianuarie 2005;

   •  Acordul de împrumut subsidiar semnat între Ministerul Finanţelor Publice şi Ministerul Economiei şi Comerţului, Agenţia Naţională pentru Dezvoltarea Zonelor Miniere (actuala Agenţie Română pentru Dezvoltarea Durabilă a Zonelor Industriale) şi Fondul Român de Dezvoltare Socială;

   •  Hotărârea Guvernului nr. 1060/2005, cu modificările prevăzute de Hotărârea Guvernului nr.1556/2009 privind aprobarea Schemei de granturi mici pentru implementarea de microproiecte care să îmbunătăţească condiţiile de viaţă în special pentru grupurile dezavantajate din localităţile miniere.

   Manualul de achiziţii SGM are două părţi:

   Partea I – Proceduri de achiziţii – cuprinde prevederi legale, modul de identificare a necesarului de bunuri şi servicii în cadrul granturilor, roluri şi responsabilităţi ale primitorilor de granturi şi ale altor entităţi implicate precum şi instrucţiuni simple privind metodele de achiziţie de bunuri şi servicii cu valoare redusă.

   Partea a II-a – Formulare tip SGM – cuprinde documentele tip pentru selecţia furnizorilor şi a consultanţilor: modele de „Decizie privind stabilirea comisiei de evaluare”, „Decizie privind împuternicirea persoanei care va efectua testarea de piaţă”, „Proces verbal de testare simplă de piaţă”, „Invitaţie la cotaţie”, „Termene şi condiţii de livrare”, „Raport de evaluare a cotaţiilor”,

   „Comanda”, „Anunţ de invitaţie la licitaţie”, „Curiculum Vitae”, „Referinţe despre firmă”, „Raport de evaluare oferte/CV-uri/referinţe despre firmă”, „Termeni de referinţă şi scopul serviciilor”, „Contract de prestări servicii”.

   Scopul acestui manual este acela de a contribui la o mai bună înţelegere a practicilor de achiziţie şi de a "stabili un echilibru între elaborarea unui proiect care poate fi implementat şi asumarea răspunderii".

   Partea I – Proceduri de achiziţie

   1. I.1. Generalităţi

      Pentru atingerea obiectivelor componentei de proiect, respectiv regenerare socio-economică, în special cele ale subcomponentei de granturi mici, sunt necesare bunuri, materiale şi/sau servicii de consultanţă achiziţionate în condiţii de competiţie la nivel regional pentru a se respecta principiul economiei, eficienţei şi transparenţei. Conform Acordului de împrumut dintre România şi BIRD şi respectiv conform planului de achiziţii elaborat pentru proiectul “Închiderea minelor, refacerea mediului şi regenerare socio-economică” pentru SGM, se prevede ca achiziţiile să se realizeze în conformitate cu manualul operaţional care tratează achiziţiile într-un capitol separat şi are ca anexă Manualul de achiziţii pentru Schema de Granturi Mici în cadrul proiectului “Închiderea minelor, refacerea mediului şi regenerare socio-economică”.

   2. I.2. Roluri şi responsabilităţi legate de achiziţii

      Implementarea unui microproiect SGM, inclusiv achiziţiile, constituie responsabilitatea primitorului de grant SGM care răspunde de:

      •  identificarea nevoilor microproiectului în termeni de bunuri, lucrări şi servicii

      •  elaborarea unor estimări ale costurilor necesare

      •  pregătirea unui program de implementare, incluzând dupa caz, eşalonarea acţiunilor pentru achiziţii (necesar de achiziţii) şi obţinerea, după caz, a acordului ARDDZI

      •  utilizarea pentru fiecare achiziţie a metodei aplicabile

      •  pregătirea documentelor pentru licitaţie, inclusiv a specificaţiilor tehnice, a listelor de furnizori, contractanţi şi consultanţi

      •  trimiterea documentelor de licitaţie/invitaţiilor de participare la licitaţie furnizorilor şi consultanţilor

      •  desemnarea comisiei de evaluare din care fac parte obligatoriu şi membri ai comunităţii

      •  împuternicirea unei persoane pentru efectuarea testării de piaţă simplă, acolo unde este prevăzută această metodă în planul de achiziţii

      •  primirea şi evaluarea cotaţiilor/preţurilor/ofertelor în vederea selecţionării celui mai bun furnizor în conformitate cu metoda aplicabilă

      •  adjudecarea şi semnarea contractului sau emiterea comenzii

      •  supravegherea performanţelor pe parcursul derulării contractului

      •  elaborarea procesului verbal de recepţie/notei de intrare recepţie a bunurilor/materialelor şi serviciilor în care să fie consemnată conformitatea cantităţilor şi a calităţii bunurilor cu cele specificate în contract/comandă

      •  elaborarea procesului verbal de recepţie a raportului consultanţilor în care să fie consemnată îndeplinirea activităţilor de către consultant şi acceptarea raportului

      •  efectuarea plăţilor către furnizori

      •  copii ale documentelor privind achiziţiile, copie a contractului/comenzii şi a documentelor de recepţie vor însoţi documentele de justificare a cheltuirii tranşelor acordate transmise coordonatorului de program de la biroul regional/reprezentanţa locală ARDDZI

      •  păstrarea în original a tuturor documentelor microproiectului, inclusiv a documentelor privind achiziţiile pentru o perioadă de 5 ani, din care pe perioada de implementare a microproiectului la ONG/grup de initiaţivă după care la autoritatea publică locală la care a fost predat obiectul realizat

      •  punerea documentelor microproiectului privind achiziţiile la dispoziţia personalului Băncii, al ARDDZI, al UMP-RSE în vederea efectuării unor verificări ulterioare şi la dispoziţia auditorilor independenţi în vederea auditurilor anuale

        Rolul Băncii este acela de a asigura, pe baza rapoartelor privind progresele înregistrate şi pe baza supravegherii fizice, inclusiv prin intermediul verificărilor anterioare şi ulterioare privind modul în care au fost realizate achiziţiile în cadrul proiectului de către împrumutat, respectiv ARDDZI prin UMP-RSE, că împrumuturile/granturile sunt folosite în mod eficient şi economic de către primitori, iar fondurile sunt acordate şi utilizate corect şi în condiţii de transparenţă.

        Rolul ARDDZI, ca agenţie de implementare, în realizarea achiziţiilor este:

      •  instruirea primitorilor în baza informaţiilor rezultate în urma testării comitetelor de conducere a microproiectelor (primitori) pe baza chestionarului din anexa 1 pentru a stabili în ce măsură va fi necesar să le acorde primitorilor asistenţă privind achiziţiile;

      •  acordarea de asistenţă primitorilor cu privire la realizarea achiziţiilor, inclusiv a necesarului de bunuri şi materiale, fără a le efectua propriu-zis;

      •  controlul respectării condiţiilor de achiziţii;

      Responsabilitatea achiziţiilor de bunuri, materiale şi servicii în cadrul unui grant revine in totalitate primitorului de grant SGM.

   3. I.3. Stabilirea costurilor estimate şi pregătirea necesarului de achiziţii

      Proiectele finanţate de Bancă cuprind suficiente detalii pentru a facilita sarcinile personalului care se ocupă de achiziţii. De exemplu, pregătirea microproiectului include pregătirea unui plan detaliat de achiziţii (vezi Ataşamentul 2) care să conţină o scurtă descriere a fiecărui contract, costul estimat al acestuia, metoda de achiziţie aplicabilă şi datele de importanţă cheie în prelucrarea achiziţiilor.

      Microproiectele care vor fi finanţate din granturi, acordate pentru comunităţi, nu includ un necesar de achiziţii, în etapa de selectare a primitorului.

      Necesarul de achiziţii în cazul microproiectelor este un instrument de implementare care facilitează procesul de achiziţie. ARDDZI şi UMP-RSE vor sprijini, după caz, primitorul să schiţeze şi să elaboreze programul de implementare şi necesarul de achiziţii, atât în timpul instruirii iniţiale, la negocierea acordului de grant cât şi pe parcursul implementării microproiectului. Necesarul de achiziţii incluzând etapele de achiziţie (datele estimative pentru invitare, primire cotaţii/propuneri, evaluare şi contractare) la care se va adăuga o scurtă descriere a paşilor necesari pentru realizarea microproiectului (din punct de vedere legal, tehnic, financiar) vor sta la baza elaborării graficului de implementare a microproiectului.

      Pentru pregătirea necesarului de achiziţii trebuie urmaţi paşii de mai jos:

      •  Întocmirea unei liste a bunurilor, lucrărilor şi serviciilor necesare pentru realizarea obiectivului microproiectului.

      •  Gruparea articolelor de pe listă în pachete logice de contracte (de exemplu, dacă pe listă figurează un leagăn şi un balansoar, acestea vor constitui în cadrul achiziţiilor “pachetul de contracte pentru realizarea parcului” sau materiale cum sunt: var, ciment, vopsele, plasă de sârmă, feronerie, etc.).

      •  Studierea pieţei locale pentru a vedea dacă bunurile, lucrările şi serviciile necesare sunt disponibile.

      •  Estimarea costurilor pachetelor de achiziţie pe baza preţurilor unitare ale articolelor din listă, obţinute din magazine, din cataloage, de pe internet sau din baza de date a microproiectelor SGM cu contracte similare, etc.

      •  Stabilirea metodei de achiziţie conform prezentului manual de achiziţii SGM având în vedere pragurile de bază prevăzute în Secţiunea I.4.

      •  Pregătirea necesarului de achiziţii pe baza formularului inclus ca Anexa 2.

      •  Instruirea primitorilor în baza chestionarelor de testare a persoanelor responsabile cu prospectarea pieţei sau membrilor comisiei de evaluare în vederea însuşirii de cunoştinţe şi abilităţi care să le permită să-şi defăşoare activitatea.

      •  Supunerea spre aprobare a necesarului de achiziţii adunării asociaţilor şi desemnarea persoanelor pentru testarea pieţei şi a membrilor comisiei de evaluare.

   4. I.4. Metode şi proceduri de achiziţie aplicabile

      Conform acordului de împrumut, achiziţiile pentru implementarea SGM se realizează conform manualului de achiziţii SGM şi au la bază următoarele principii:

      • ► economicitate şi eficienţă

      • ► transparenţă şi competiţie liberă

      • ► tratament egal pentru toţi ofertanţii

      • ► confidenţialitate şi corectitudine în procesul de evaluare

      • ► încurajarea contractorilor locali

      Metoda de achiziţie aplicabilă reprezintă suma tuturor regulilor care trebuie respectate pentru a alege furnizorul/consultantul şi pentru a-i încredinţa comanda/contractul.

      Metodele de achiziţie aplicabile SGM sunt:

      Categorie	Metoda de achiziţie	Observaţii
      Bunuri, < 24.000 lei	Compararea preţurilor (CP)	Se întocmeşte un proces verbal de către persoana împuternicită să realizeze compararea preţurilor şi care pe proprie răspundere decide care este cel mai bun preţ
      Bunuri, 24.001 – 51.000 lei	Cumpărare locală (CL)	Se obţin cotaţii de preţ de la cel putin trei ofertanţi locali; se evaluează de către comisia de evaluare; se recomandă cel mai bun furnizor căruia i se

      		trimite comanda
      Servicii, < 10.500 lei	Selecţia Consultanţilor individuali (SCI)	Se întocmeşte un raport de evaluare de către comisia de evaluare a CV-urilor în care se precizează punctajul obţinut de fiecare consultant şi se recomandă invitarea la negociere a consultantului cu cel mai bun CV.
      	Selecţia pe baza calificării consultanţilor (SCC)	Se întocmeste un raport de evaluare de către comisia de evaluare a calificării firmelor în care se precizează punctajul obţinut de fiecare firmă şi se recomandă invitarea la negociere a firmei cu cel mai bun punctaj. Metoda se aplică la selecţia firmelor de consultanţă.
      	Prestare de servicii (PS)	Se întocmeşte un raport de evaluare de către comisia de evaluare a documentelor prezentate (carte de identitate, autorizaţie de PFA, autorizaţie de funcţionare a firmei, înregistrare fiscală, carnet de conducere, atestate, act de proprietate, etc) care recomandă invitarea la negociere a persoanei sau a firmei cu cel mai bun preţ, dacă este calificată. Metoda se aplică atât persoanelor fizice cât şi firmelor.
      Lucrări	Participarea comunităţii (PC)	Prin angajarea responsabilităţii persoanei juridice, (grupul de iniţiativă, ONG, etc.)

      Pentru achiziţiile efectuate de primitor este obligatoriu:

      1. 1. Pentru fiecare achiziţie de bunuri al cărui cost se estimează că nu depăşeşte echivalentul a 2.400 lei, se vor obţine prin compararea preţurilor de către o persoană împuternicită, preţuri de la cel puţin trei furnizori/magazine/contractanţi în vederea selectării celui mai bun furnizor.

      2. 2. Pentru fiecare achiziţie de bunuri al cărui cost se estimează că nu depăşeşte echivalentul a

         51.000 lei, se vor obţine cotaţii de preţ de la cel puţin trei furnizori/magazine/contractanţi în vederea selectării celui mai bun furnizor.

      3. 3. Pentru selectarea unui consultant individual sunt necesare cel puţin trei CV-uri ale unor experţi în domeniul în care este necesar serviciul, care vor fi evaluate în vederea selecţionării celui mai bun candidat, cu excepţia cazurilor de urgenţă sau dacă nu există prestatori interesaţi/disponibili, de exemplu în locuri depărtate, sau dacă sumele sunt foarte mici, situaţie în care, se poate recurge la selectarea prin contractare directă, dar numai cu avizul prealabil al UMP-RSE.

      4. 4. Pentru selectarea unei firme de consultanţă este necesară primirea de „referinţe despre firmă” de la cel puţin trei firme cu experienţă şi cu personal calificat în domeniul în care este necesar serviciul, care vor fi evaluate în vederea selecţionării celui mai bun candidat, cu excepţia cazurilor de urgenţă sau dacă nu există prestatori interesaţi/disponibili, de exemplu în locuri depărtate, sau dacă sumele sunt foarte mici, situaţie în care, se poate recurge la selectarea prin contractare directă, dar numai cu avizul prealabil al UMP-RSE.

      5. 5. Pentru selectarea prestatorului de servicii al cărui cost se estimează că nu depăşeşte echivalentul a 10.500 lei, se vor primi referinţe de la cel puţin trei contractanţi/persoana individuală cu calificări/atestate corespunzătoare, în vederea selectării celui mai bun candidat, cu excepţia cazurilor de urgenţă sau dacă nu există prestatori interesaţi/disponibili, de exemplu în locuri depărtate, sau dacă sumele sunt foarte mici, situaţie în care, se poate recurge la selectarea prin contractare directă, dar numai cu avizul prealabil al UMP-RSE.

   5. I.5. Achiziţie prin compararea preţurilor CP cu valoare sub 24.000 lei

      Această metodă va fi utilizată pentru achiziţia de pe raft, din magazine, a unor bunuri sau produse standardizate disponibile de la furnizori din ţară sau importate şi livrate de furnizori locali. O persoană împuternicită va compara preţurile şi va întocmi un proces verbal în care pe proprie răspundere va consemna preţurile unitare obţinute de la furnizori, magazine, internet, etc şi va propune achiziţionarea bunului respectiv de la furnizorul care a oferit cel mai bun preţ pentru produsul cu caracteristicile menţionate.

      Unii dintre paşii incluşi în lista de mai jos pot fi realizaţi în paralel pentru accelerarea şi eficientizarea achiziţiilor.

      Paşii care trebuie urmaţi:

      •  stabilirea tipului, inclusiv caracteristicile tehnice şi unitatea de masură pentru fiecare articol

      •  stabilirea cantităţii, a termenului şi locului de livrare

      •  împuternicirea persoanei care va realiza prospectarea de piaţă de către adunarea asociaţilor

      •  pregătirea listei cu furnizorii disponibili

      •  obţinerea de broşuri/cataloage sau liste de preţuri de la furnizori, dacă sunt disponibile, fie personal, fie telefonic

      •  evaluarea calităţii bunurilor, dacă articolele sunt disponibile imediat, care va fi costul final, etc

      •  compararea preţurilor cu nivelul pieţei pentru achiziţia dintr-o singură sursă;

      •  pregătirea unui scurt proces verbal de evaluare conţinând numele furnizorilor de la care au fost obţinute preţuri şi care să justifice selectarea unui furnizor pe baza calităţii şi a disponibilităţii bunurilor şi a preţului;

      •  prezentarea procesului verbal de evaluare însoţit de broşuri, etc., obţinute, persoanei autorizate de primitor din comitetul de coordonare a microproiectului, pentru aprobare;

      •  achiziţia şi recepţia bunurilor de la magazinul/furnizorul selectat prin întocmirea notei de recepţie şi/sau a procesului verbal de recepţie a bunurilor

      •  preluarea facturii şi a chitanţei

      •  efectuarea plăţii către furnizor

      •  păstrarea tuturor documentelor, inclusiv lista de furnizori, chitanţe, etc într-un dosar.

      Membrii comitetului de coordonare a microproiectului (grup de iniţiativă/ONG) sunt responsabili de operaţiunile pentru realizarea paşilor descrişi anterior cu excepţia pregătirii listei cu furnizorii disponibili; obţinerii de broşuri/cataloage sau liste de preţuri de la furnizori, dacă sunt disponibile, fie personal, fie telefonic, evaluării calităţii bunurilor, dacă articolele sunt disponibile imediat, care va fi costul final, etc, comparării preţurilor cu nivelul pieţei pentru achiziţia dintr-o singură sursă; pregătirii unui scurt proces verbal de evaluare conţinând numele furnizorilor de la care au fost obţinute preţuri şi care să justifice selectarea unui furnizor pe baza calităţii şi a disponibilităţii bunurilor şi a preţului; prezentării procesului verbal de evaluare însoţit de broşuri, etc., obţinute, persoanei autorizate de primitor din comitetul de coordonare a microproiectului, pentru aprobare.

   6. I.6. Cumpărare (locală) CL cu valoare sub 51.000 lei

      Această metodă de achiziţie se foloseşte în cazul unui bun sau al unui pachet de bunuri necesare a se achiziţiona de la un furnizor, dacă valoarea totală a acestora este cuprinsă între

      24.001 lei şi 51.000 lei. Este obligatoriu să se compare cel puţin trei cotaţii corespunzătoare. Furnizorul care oferă bunul sau pachetul de bunuri în concordanţă cu specificaţiile tehnice şi termenele de livrare şi are preţul evaluat cel mai mic, va fi selectat şi va fi recomandat pentru semnarea contractului.

      Paşii care trebuie urmaţi:

      •  stabilirea tipurilor de bunuri necesare, a unităţilor în care sunt exprimate acestea şi a cantităţilor şi a datelor si locurilor de livrare;

      •  întocmirea specificaţiilor tehnice;

      •  pregătirea invitaţiei la cotare cu stabilirea datei limită şi a locului unde se primesc cotaţiile;

      •  pregătirea unei liste cu potenţiali furnizori astfel încât să fie asigurată primirea a cel puţin trei cotaţii;

      •  transmiterea invitaţiei la cotare tuturor furnizorilor din lista de la punctul anterior, cu confirmarea participării;

      •  numirea comisiei de evaluare de către adunarea asociaţilor;

      •  primirea şi înregistrarea cotaţiilor înainte de data limită stabilită în invitaţie;

      •  evaluarea cotaţiilor bunurilor, dacă articolele sunt disponibile imediat, care va fi costul final, etc.;

      •  pregătirea raportului de evaluare care cuprinde şi recomandarea de semnare a contractului;

      •  înaintarea raportului de evaluare pentru aprobare persoanei autorizate de primitor din comitetul de coordonare a microproiectului;

      •  aprobarea raportului de evaluare;

      •  invitaţia la semnare a contractului şi

      •  semnarea contractului;

      •  informarea celorlalţi participanţi necâştigători despre semnarea contractului;

      •  livrarea şi recepţia bunurilor;

      •  întocmirea procesului verbal de recepţie;

      •  efectuarea plăţilor către furnizori după primirea documentelor de plată;

      •  păstrarea tuturor documentelor referitoare la întregul proces de achiziţie într-un dosar.

        Membrii comitetului de coordonare a microproiectului (grup de iniţiativă/ONG) sunt responsabili de operaţiunile pentru realizarea paşilor descrişi anterior cu excepţia evaluării care se face de către comisia de evaluare desemnată de adunarea asociaţilor.

   7. I.7. Selecţia Consultanţilor/firme de consultanţă/prestatorilor de servicii sub 10.500 lei

      Metoda se aplică pentru a angaja un consultant individual/ firma de consultanţă sau prestator de servicii individual sau firmă. Este obligatoriu să se evalueze cel puţin trei consultanţi/prestatori de servicii de specialitate. Consultantul/prestatorul de servicii cel mai bine calificat pentru îndeplinirea sarcinilor va fi selectat şi invitat la negociere.

      Paşii care trebuie urmaţi pentru consultanţi individuali/ firme de consultanţă:

      •  pregătirea unei fişe privind experienţa/calificările/abilităţile necesare consultantului;

      •  numirea comisiei de evaluare de către adunarea asociaţilor;

      •  pregătirea unei liste de potenţiale persoane/firme de consultanţă, cel puţin trei;

      •  invitarea acestora să îşi exprime interesul, să trimită informaţii în legătură cu specializarea/calificarea profesională şi experienţa anterioară;

      •  selectarea de către comisia de evaluare a celei mai calificate persoane/firmă de consultanţă pentru sarcinile prevăzute în fişa postului/ termenii de referinţă;

      •  pregătirea raportului de evaluare care să conţină recomandarea de invitare a unui consultant pentru negociere şi înaintarea acestuia spre aprobare;

      •  contactarea candidatului selectat;

      •  negocierea termenilor şi condiţiile contractului;

      •  semnarea contractului;

      •  începerea şi derularea activităţilor din contract;

      •  monitorizarea contractului;

      •  primirea raportului de activitate;

      •  acceptarea rapoartelor/a serviciilor;

      •  întocmirea şi transmiterea facturii;

      •  efectuarea plăţii consultantului/ prestatorului de servicii;

      •  păstrarea tuturor documentelor referitoare la întregul proces de selecţie într-un dosar.

        Membrii comitetului de coordonare a microproiectului (grup de iniţiativă/ONG) sunt responsabili de operaţiunile pentru realizarea paşilor descrişi anterior cu excepţia evaluării care se face de către comisia de evaluare desemnată de adunarea asociaţilor.

        Paşii care trebuie urmaţi pentru prestatorul de servicii individual sau firmă:

      •  pregătirea unei fişe privind experienţa/calificările/abilităţile necesare prestatorului;

      •  numirea comisiei de evaluare de către adunarea asociaţilor;

      •  pregătirea unei liste de potenţiale persoane/firme, cel puţin trei;

      •  evaluarea documentelor care atestă calificările persoanei (carte de identitate, autorizaţie de PFA, carnet de conducere, atestate, act de proprietate etc), dacă serviciul este disponibil imediat, care va fi costul final, etc ;

      •  obţinerea de liste de preţuri de la furnizori, dacă sunt disponibile, fie personal, fie telefonic;

      •  compararea preţurilor cu nivelul pieţei pentru achiziţia dintr-o singură sursă;

      •  prezentarea raportului de evaluare a persoanei autorizate de primitor din comitetul de coordonare a microproiectului, pentru aprobare;

      •  contactarea prestatorului;

      •  semnarea contractului;

      •  efectuarea serviciului;

      •  recepţia serviciului prin întocmirea notei de recepţie;

      •  preluarea facturii şi a chitanţei;

      •  efectuarea plăţii către furnizor;

      •  păstrarea tuturor documentelor, inclusiv lista de furnizori, chitanţe, etc într-un dosar.

        Membrii comitetului de coordonare a microproiectului (grup de initiativă/ONG) sunt responsabili de operaţiunile pentru realizarea paşilor descrişi anterior cu excepţia pregătirii listei cu furnizorii disponibili, obţinerii de liste de preţuri de la furnizori, dacă sunt disponibile, fie personal, fie telefonic, evaluarea documentelor care atestă calificările persoanei (carte de identitate, autorizaţie de PFA, carnet de conducere, atestate, act de proprietate etc), dacă serviciul este disponibil imediat, care va fi costul final, etc, comparării preţurilor cu nivelul pieţei pentru achiziţia dintr-o singură sursă; pregătirii unui scurt raport de evaluare conţinând numele furnizorilor de la care au fost obţinute preţuri şi care să justifice selectarea unui furnizor pe baza calităţii şi a disponibilităţii bunurilor şi a preţului.

   8. I.8. Achiziţie/Contractare/Angajare directă

      Această metodă poate fi aplicată numai cu acordul prealabil al ARDDZI şi UMP-RSE şi numai în cazuri excepţionale:

      •  dacă există deja un contract sau comanda pentru bunuri sau achiziţii din raft, realizat în urma unui proces de achiziţie în conformitate cu procedurile de mai sus, acesta poate fi extins justificat pentru bunuri de natură similară, numai dacă valoarea adaugată este de cel mult 15% din valoarea iniţială a contractului/comenzii şi dacă există sursa de finanţare. ARDDZI şi UMP-RSE vor accepta această extindere dacă se dovedeşte că prin organizarea unui alt proces de achiziţie, nu se obţine nici un avantaj şi că preţurile sunt rezonabile. Toate aceste justificări documentate trebuie păstrate într-un dosar.

      •  dacă există deja un contract pentru servicii şi este necesară continuarea acestor servicii angajate şi prestate anterior, primitorul poate solicita de la consultant/ prestator o nouă propunere tehnică şi financiară şi poate negocia cu acesta prelungirea contractului dacă există sursa de finanţare. ARDDZI şi UMP-RSE vor accepta această extindere a activităţilor dacă se dovedeşte că prin organizarea unui alt proces de selecţie nu este avantajoasă. Toate documentele trebuie păstrate într-un dosar.

      •  în cazuri de urgenţă.

      •  dacă în zona în care se desfăşoară microproiectul finanţat din grant şi în zonele învecinate există un singur furnizor, contractant sau consultant, şi dacă s-a stabilit că obţinerea unor oferte de preţ din alte localităţi nu vor adăuga valoare ci doar vor antrena costuri mai mari generate de transport, etc. În astfel de cazuri trebui să existe o certificare a faptului că preţul oferit de furnizorul unic este rezonabil, justificare ce trebuie păstrată la dosar.

      •  dacă primitorul a parcurs toţi paşii ceruţi, făcând publicitate şi/sau transmiţând multe invitaţii de participare la licitaţie şi nu s-au obţinut trei cotaţii/CV-uri/referinţe despre firmă.

        Contractarea directă nu va fi realizată decât în baza acordului prealabil al ARDDZI şi UMP- RSE sau după caz al Băncii Mondiale, acord care nu va fi emis decât pe baza cererii transmise de primitor şi însoţită de documente justificative.

   9. I.9. Finanţarea cheltuielilor operaţionale

      Cheltuielile efectuate de primitor în scopul implementării microproiectului: deplasări, combustibil, comunicaţii, consumabile de birou, multiplicare documente, taxe, autorizaţii, tipizate pentru contabilitate. Se pot aplica practicile de achiziţii ale primitorului (practici comerciale), dacă există, cu condiţia respectării principiilor economicităţii şi eficienţei.

      Bugetul pentru cheltuieli operaţionale trebuie elaborat pe parcursul negocierilor dintre ARDDZI şi primitor şi este în limita a 5% din valoarea proiectului (grantului).

      Cheltuielile legate de deschiderea şi întreţinerea contului bancar, comisioanele percepute de bănci la tranzacţiile efectuate, vor fi suportate de beneficiar şi nu pot fi considerate cheltuieli eligibile în cadrul Schemei de Granturi Mici. De asemenea, nu vor fi considerate cheltuieli eligibile cheltuielile legate de protocol.

   10. I.10. Instrucţiuni despre achiziţii

       • ► stabilirea tipului de achiziţie

         Un microproiect SGM presupune achiziţia de bunuri şi servicii.

         Bunurile reprezinta materiale, produse, bunuri standard, echipamente de scurtă sau îndelungată folosinţă, consumabile, etc, care pot fi aprovizionate direct de la producători sau de la comercianţi.

         Serviciile reprezintă:

         •  asistenţă şi instruirea acordată de specialişti;

         •  prestaţiile efectuate pentru lucrările din comunitate de persoane specializate pentru acestea (de ex. lucrări ce trebuie executate cu un buldozer, excavator, autocamion, autobasculantă, etc).

       • ► stabilirea metodei de achiziţie

         Metoda de achiziţie se stabileşte în planul de achiziţii pentru fiecare microproiect în funcţie de tipul achiziţiei (bunuri sau servicii) şi de valoarea contractului (cost estimat).

       • ► stabilirea comisiei de evaluare

         Primitorul prin adunarea asociaţilor va desemna persoana împuternicită pentru prospectarea de piaţă, va stabili cine este responsabil de desfăşurarea procesului de achiziţie şi va numi comisia de evaluare formată din trei membri, atât pentru bunuri cât şi pentru servicii. Se recomandă persoanele care au elaborat specificaţiile tehnice sau fisele de experienţă/calificare (termenii de referinţă) să participe şi la evaluarea cotaţiilor, a CV-urilor sau a referinţelor despre firmă.

         ARDDZI şi UMP-RSE, la solicitarea primitorului vor acorda asistenţă în procesul de evaluare.

         Principalele responsabilităţi ale membrilor Comisiei de evaluare, în timpul procesului de evaluare, sunt:

         •  să-şi organizeze propriile întâlniri

         •  să primească toate cotaţiile/CV-urile/referinţele despre firmă sau procesele verbale de prospectare de piaţă de la persoana împuternicită sau de la persoana însărcinată cu organizarea achiziţiilor

         •  să returneze ofertanţilor, nedeschise, cotaţiile primite după termenul limită

         •  să deschidă ofertele primite la termen şi să le înregistreze în „Procesul verbal de deschidere”, în prezenţa ofertanţilor care doresc să asiste (dacă este prevazută deschidere publică). Un membru al comisiei va completa procesul verbal cu toate datele prezentate şi cu orice alte informaţii considerate importante

         •  să efectueze evaluarea în conformitate cu condiţiile referitoare la confidenţialitate, obiectivitate şi imparţialitate şi cu respectarea restricţiilor privind „conflictul de interese”

         •  să examineze mai întâi documentele privind eligibilitatea ofertanţilor

         •  să examineze apoi documentele referitoare la cerinţele de calificare

         •  să verifice conţinutul ofertelor (dacă acestea sunt complete sau nu)

         •  să determine dacă fiecare cotaţie răspunde substanţial cerinţelor şi să stabilească ce clarificări (informaţii sau documente adiţionale) sunt necesare în legatură cu cotaţiile

         •  să examineze toate preţurile unitare, preţurile totale (verificând calculele şi stabilind eventualele corecţii aritmetice) stabilind preţul total evaluat al fiecărei cotaţii şi solicitând ofertanţilor acceptarea corecţiilor

         •  să stabilească clasamentul final, alegând câştigătorul în conformitate cu metoda aplicabilă

         •  să se asigure că valoarea contractului nu depăşeşte costul estimat

         •  să recomande primitorului ofertantul cel mai bine clasat, cel mai calificat căruia i se poate încredinţa contractul.

       • ► anunţul de invitaţie la licitaţie

         Primitorul poate publica anunţul de invitaţie la licitaţie în cazul achiziţiei de bunuri sau anunţul pentru solicitare de CV-uri/referinţe despre firme, într-un ziar de largă circulaţie din regiune sau poate transmite direct aceste invitaţii firmelor/persoanelor cu experienţă în domeniu.

       • ► pregătirea invitaţiei la cotare/ solicitării de CV-uri/ referinţe despre firme

         În partea a 2-a a prezentului manualul de achiziţii SGM sunt prezentate câteva modele şi formulare care trebuie utilizate:

         •  Invitaţie la cotaţie

         •  Termene şi condiţii de livrare

         •  Anunţ de invitaţie la licitaţie

         •  Curiculum Vitae

         •  Referinţe despre firmă

         •  Termeni de referinţă şi scopul serviciilor

       • ► trimiterea invitaţiilor; primirea cotaţiilor/CV-urilor

         Pentru ca primitorul să fie sigur că va primi cel puţin 3 (trei) cotaţii astfel încât să se asigure o competiţie corespunzătoare, ei trebuie să trimită :

         •  cel puţin trei invitaţii la cotare în cazul achiziţiei de bunuri şi

         •  cel puţin trei invitaţii de exprimare a interesului pentru servicii.

           Primitorul va face toate demersurile pentru a se convinge că firmele/persoanele invitate la licitaţie au o bună reputaţie, sunt înregistrate şi autorizate legal pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, acestea fiind obiectul curent de activitate al lor. În cazul în care se primeşte o cotaţie

           /CV/referinţe despre firmă de la o firmă/persoană neinvitată, aceasta poate fi acceptată numai după efectuarea unor demersuri similare de verificare a activităţii curente şi reputaţiei firmei/persoanei.

           Toate cotaţiile/CV-urile primite/referinţe despre firmă, la timp sau cu întarziere, se păstrează în condiţii de siguranţă până la momentul "deschiderii" sau începerii evaluării.

       • ► deschiderea cotaţiilor

         Comisia de evaluare va deschide cotaţiile (dacă acestea s-au primit în plic închis), va citi şi va verifica cu mare atenţie: invitaţia la cotaţie/ documentele de ofertare/ cererea de propuneri; termenele de ofertare; perioada de valabilitate; costul estimat; toate documentele fiecărei cotaţii primite; înregistrarea lor; modificări (după caz); cotaţiile/ preţurile şi orice alte documente în legatură cu acestea.

         Dacă este prevazută deschidere publică, Comisia de evaluare va invita ofertanţii care doresc să asiste, în camera în care va avea loc "deschiderea". Plicurile primite după termenul limită nu vor fi deschise, ci vor fi returnate în forma prezentată. Plicurile primite la termen vor fi deschise. Se va citi cu voce tare şi se va consemna, în procesul verbal de deschidere, numele ofertantului şi preţul cotat. Comisia de evaluare va semna şi numerota paginile ofertelor, aceste informaţii fiind consemnate de asemenea în procesul verbal. Originalul procesului verbal semnat de membri comisiei şi de reprezentanţii firmelor care au ales să participe la deschiderea publică, precum şi originalul cotaţiilor vor fi păstrate în dosarul achiziţiei respective.

       • ► evaluarea cotaţiilor/CV-urilor/referinţelor despre firmă

         Toţi membrii comisiei de evaluare sunt pe deplin responsabili pentru corectitudinea evaluării în cadrul procesului de evaluare. Acest proces va avea loc numai în prezenţa membrilor comisiei (sunt exceptaţi de la această regulă reprezentanţii ARDDZI sau UMP-RSE – care pot fi prezenţi în calitate de consultanţi, fără drept de participare la adoptarea deciziilor).

         Evaluarea cotaţiilor/CV-urilor/referinţelor despre firmă şi CV-urile specialiştilor propuşi trebuie să se facă conform metodelor şi procedurilor de achiziţii descrise în acest manual de achiziţii SGM. Membrii Comisiei de evaluare trebuie de asemenea să întocmească, la sfârşitul activităţii, Rapoartele de evaluare, conforme cu formularele din partea a 2-a a manualului de achiziţii, precum şi o scurtă descriere a modului în care s-a desfăşurat procesul, justificând decizia adoptată. Compararea preţurilor se face exclusiv fără TVA.

         Primitorul trebuie să verifice dacă membrii comisiei de evaluare şi-au îndeplinit corect sarcina atribuită. Încredinţarea contractului / comenzii numai pe baza recomandării făcută de comisia de evaluare nu absolvă primitorul de responsabilitatea contractării. De aceea, se recomandă fiecărui primitor să solicite, ori de cate ori apar probleme dificile, opinia reprezentantului ARDDZI sau UMP- RSE.

       • ► trimiterea notificărilor; contestaţii

         Rezultatele selecţiei (numele câştigatorului şi valoarea contractului / comenzii) vor fi notificate tuturor participanţilor. Câştigătorului i se va transmite o scrisoare de acceptare prin care i se va comunica termenul limită şi locul unde se va perfecta negocierea contractului.

         Contestaţii (dacă este cazul). Dacă un ofertant solicită în scris informaţii în legătură cu motivele pentru care nu a fost ales, primitorul trebuie să întocmească un răspuns. În cazul în care se constată că motivele invocate în contestaţie nu sunt justificate, primitorul poate respinge contestaţia, răspunzând în consecinţă. Dacă, dimpotrivă, se descoperă că procedura nu a fost respectată sau că motivele invocate sunt întemeiate, comisia de evaluare îşi poate reconsidera decizia iniţială. Un ofertant poate solicita clarificări numai despre cotaţia firmei pe care o reprezintă.

         Răspunsul se trimite în scris contestatarului, imediat după ce au fost trase concluziile iar dacă decizia finală a comisiei a fost modificată, vor fi înştiinţaţi toţi candidaţii.

         În cazul în care un ofertant înaintează contestaţia la ARDDZI, UMP-RSE (sau la Bancă), primitorul trebuie să transmită acestor finanţatori (în copie) toate documentele legate de procesul de evaluare. ARDDZI, UMP-RSE (sau Banca) vor revizui şi examina procesul de achiziţie făcând comentariile care se impun sau adoptând o decizie asupra sancţiunilor aplicabile.

         Până când se transmite răspuns contestatarului iar contestaţia va fi rezolvată, semnarea contractului de către beneficiar se amână.

       • ► negocierea şi semnarea contractului/ comenzii

         Reprezentanţii primitorului pot semna contractul / comanda numai după ce acest document a fost semnat de către ofertant şi numai după ce reprezentantul ARDDZI a revizuit procedura iar comunitatea a fost informată asupra rezultatelor selecţiei. Dacă evaluarea şi selecţia au avut la bază o metodă de achiziţie prin care câştigătorul a fost determinat pe criteriul "preţ", valoarea totală evaluată nu poate fi negociată. Pot fi negociate numai condiţiile şi termenele contractuale (în legătură cu: data de începere, facilităţi pe care beneficiarul le va face, posibilitatea acordării avansului şi garantarea acestuia, organizarea activităţilor comune).

       • ► registrul de corespondenţă. registrul contractelor

         Toate documentele, invitaţiile, notificările, cotaţiile / propunerile, solicitările de clarificare şi clarificările, etc. referitoare la achiziţii vor fi înregistrate în Registrul de corespondenţă. Pentru toate corespondenţele prin poştă se vor păstra confirmările de primire. Toate contractele / comenzile vor fi înregistrate în Registrul de contracte, în ordinea în care au fost semnate, primul contract înregistrat fiind Acordul de grant.

       • ► dosarul de achiziţie

         Persoana desemnată de primitor din cadrul comitetului de coordonare a microproiectului (grup de initiativă, ONG) trebuie să întocmească dosarul fiecărei achiziţii care va cuprinde următoarele documente, în original:

         •  anunţul publicitar (ziarul), dacă a fost cazul

         •  decizia privind numirea comisiei de evaluare sau împuternicirea persoanei desemnată să efectueze testarea de piaţă

         •  lista bunurilor sau fişa postului/termenii de referinţă

         •  invitaţia la cotare sau invitaţie de transmitere a interesului, confirmări, clarificări, modificări

         •  cotaţiile/ CV-urile/ referinţele despre firmă primite şi înregistrările acestora (se vor păstra de asemenea şi plicurile în care au fost primite ofertele)

         •  procesul verbal de deschidere a ofertelor, unde este cazul

         •  raportul de evaluare şi documentele adiţionale anexate

         •  notificările, contestaţiile şi răspunsurile (unde este cazul)

         •  contractul semnat

         •  facturile, documente de recepţie şi acceptare, bonurile, ordinele de plată, statele de plată

         Acest dosar va fi păstrat de către primitor pe toată durata implementării microproiectului după care va fi predat ARDDZI, care la rândul său îl va păstra arhivat trei ani de la finalizarea microproiectului Închiderea minelor, refacerea mediului şi regenerare socio-economică.

   11. I.11. derularea contractelor

       Primitorul prin persoana desemnată din cadrul membrilor din conducerea microproiectului va coordona achiziţiile în baza contractului/comenzii/cumpărării de pe raft, urmărind:

       •  începerea şi derularea activităţilor;

       •  respectarea termenelor contractuale;

       •  recepţionarea tuturor bunurilor / prestarea serviciilor;

       •  îndeplinirea condiţiilor de plată;

       •  respectarea preţurilor şi tarifelor care au determinat valoarea contractului ;

       •  finalizarea contractului.

         Toate plăţile se fac în contul furnizorului/ contractorului, înscris de acesta în contract, numai după ce primitorul a recepţionat bunurile sau a acceptat raportul pentru prestarea serviciilor şi a primit documentele de solicitare a plăţii (bon fiscal, factură fiscală, chitanţa, după caz). Referinţe specifice despre documentele în baza cărora se efectuează recepţia bunurilor şi acceptarea rapoartelor se vor regăsi în contract.

         • ► plata pentru bunuri

           După consemnarea primirii produsului (bunurilor) prin procesul verbal de recepţie sau prin nota de recepţie a bunurilor, însoţită de un certificat de calitate şi/sau autorizarea tehnică a acestuia, de certificatul de origine a produsului (ţara de origine – de fabricaţie) precum şi de certificatul de garanţie, furnizorul poate emite factura, care va fi certificată de coordonatorul contractului şi plata poate fi făcută. Referinţe specifice vor fi menţionate în contract. Bunurile care nu corespund calitativ sau care nu trec probele şi testele de funcţionare nu vor fi acceptate. Plăţile se vor face în conformitate cu clauzele contractuale sau ale comenzii.

         • ► plata serviciilor

         Pentru servicii de asistenţă şi instruire, plata va fi făcută după primirea şi acceptarea de către primitor a raportului transmis de consultant, primitorul având responsabilitatea să elaboreze nota de recepţie a serviciilor. Pentru alte servicii, plata va fi efectuată după acceptarea lor şi după elaborarea notei de recepţie a serviciilor. Plata serviciilor se face numai pe baza prezentării documentelor de solicitare a plăţii (factura) sau acolo unde sunt cerinţe specifice, conform clauzelor contractuale.

   12. I.12. monitorizarea achiziţiilor

Monitorizarea achiziţiilor face parte integrantă din monitorizarea implementării microproiectului privind justificarea tranşelor de grant alocate.

Anexa 1

Judeţul:

Titlul microproiectului:

Chestionar pentru evaluarea abilităţilor primitorului de a efectua achiziţii

Nume primitor:

Statut legal:

Obiectul de activitate al primitorului :

Descrierea organizaţiei:

Numărul de angajaţi cu o scurtă descriere a responsabilităţilor lor:

Scurtă descriere a experienţei de achiziţii de bunuri, servicii şi lucrări a primitorului: Natura şi volumul achiziţiilor în ultimul an fiscal:

Cine este responsabil pentru achiziţii şi pentru semnarea contractului? Cine furnizează expertiza tehnică şi juridică pentru achiziţii?

Enumeraţi furnizori:

Descrieţi procedurile de achiziţii şi documente folosite :

Cum sunt achiziţionate consumabilele, piesele de schimb, combustibilul pentru maşini, etc? Există la primitor, reguli scrise de achiziţii?

Forma de contract folosită:

(Acest formular va fi completat de primitor şi va fi folosit de către agenţia de implementare în scopul determinării capacităţii de efectuare a achiziţiilor de către primitor; nu constituie criteriu de evaluare a primitorului).

Anexa 2

Necesarul de achziţii

Judeţ :

Titlul microproiectului:

Primitor:

Partea a IIa – Modele şi formulare SGM

Partea a IIa a manualului de achiziţii SGM conţine formularele şi modele necesare pentru fiecare tip de achiziţie din cadrul unui microproiect. Toate formularele sunt detaşabile. Reprezentanţii primitorului trebuie să le completeze cu datele necesare şi să le multiplice în câte exemplare este nevoie, dar originalele vor fi păstrate chiar şi după ce microproiectul a fost finalizat. Înainte de pregătirea documentelor de selecţie, reprezentanţii primitorilor de granturi şi colaboratorii lor trebuie să citească cu atenţie partea I a manualului de achiziţii.

Pentru utilizarea corectă a acestor documente, este important să:

Identificaţi corect formularele (pentru bunuri sau servicii) din partea a II-a a manualului de achiziţii SGM;

Completaţi formularele cu toate informaţiile despre primitor şi microproiect.

Decizie privind stabilirea Comisiei de Evaluare – model

Denumire microproiect…………………………………………………………………….. Nume primitor grant…………………………………………………………………..

Locaţie …………………………………………………………………………………….

Împuternicit să stabilească componenţa Comisiei de Evaluare şi să aprobe şi să semneze contractele (reprezentantul primitorului):

…………………………………………………. (nume) (funcţie)

Următoarele persoane vor avea autoritatea şi responsabilitatea evaluării

Cotaţiilor/Preţurilor/CV-urilor/Referinţelor despre firmă şi să selecteze Furnizorul/ Contractorul/ Consultantul, în conformitate cu prevederile Acordului de grant şi cu procedurile Manualului de achiziţii SGM:

……………………………… (nume) (adresă)

……………………………… (nume) (adresă)

……………………………… (nume) (adresă)

Decizia privind încredinţarea contractelor pentru bunuri sau servicii va fi prezentată primitorului în timp util pentru semnarea Comenzii/ Contractului.

Toate documentele vor fi transmise reprezentantului primitorului şi toate informaţiile în legătură cu evaluarea şi cu ofertanţii vor fi confidenţiale.

Data ……………. Semnătura autorizată:

…………………….

Decizie privind împuternicirea persoanei care va efectua compararea preţurilor – model

Denumire microproiect…………………………………………………………………….. Nume primitor grant…………………………………………………………………..

Locaţie …………………………………………………………………………………….

Împuternicit să desemneze persoana responsabilă cu compararea preţurilor şi să aprobe şi să semneze contractele/comenzile (reprezentantul primitorului):

…………………………………………………. (nume) (funcţie)

Următoarea persoană este împuternicită şi va avea responsabilitatea comparării preţurilor şi a selectării furnizorului în conformitate cu prevederile Acordului de grant şi cu procedurile Manualului de achiziţii SGM:

……………………………… (nume) (adresă)

Decizia privind selecţia furnizorului de produse va fi prezentată primitorului în timp util pentru semnarea Comenzii/ Contractului, dacă este cazul.

Toate documentele vor fi transmise reprezentantului primitorului.

Data ……………. Semnătura autorizată:

…………………….

SECŢIUNEA I. MODELE ŞI FORMULARE PENTRU ACHIZIŢII DE BUNURI

Sinteza documentelor

Aceste metode de achiziţie presupun obţinerea şi compararea a cel puţin 3 (trei) cotaţii pentru a stabili un preţ de nivel rezonabil.

Pentru cumparare (locală) este posibil ca dintre furnizorii invitaţi să nu răspundă toţi. În acest caz, primitorul trebuie să reia întregul proces. Pentru a minimaliza acest risc (de a obtine numai una sau două cotatii), beneficiarilor li se recomandă sa trimită mai mult de 3 (trei) invitaţii. Cotaţiile pot fi solicitate prin poştă sau fax (cu condiţia păstrării confirmărilor şi a înregistrărilor).

Sunt permise cotaţiile pentru bunuri de producţie străină comercializate de firme cu sediul în ţară. Acest lucru se aplică, de exemplu, pentru produse precum computere sau utilaje importate de la producători străini de către comercianţi români care pot presta instalare, service şi întreţinere post livrare. Preţurile vor fi cotate fără TVA şi vor include toate costurile pentru transport, instalare, precum şi alte costuri de vânzare.

Preţurile vor fi cotate în Lei, moneda naţională.

1. 1. Proces verbal de comparare a preţurilor

   Subsemnatul ……………………………………împuternicit prin decizia nr. emisă

   de ……………………………pentru prospectare de piaţă în cadrul microproiectului

   …………………………………………………………………..din localitatea…………………………….. judeţul ………………………, am vizitat în data de ……………………. următoarele magazine, firme, depozite, unităţi de producţie producţie:

   …………………………………………… din localitatea …………………..

   …………………………………………… din localitatea …………………..

   …………………………………………… din localitatea …………………..

   de la care am luat următoarele preţuri (fără TVA):

   LEI

   Lista de bunuri/produse				Preţul cel mai mic

   Data ……………. Semnătura autorizată: …………………….

2. 2. Invitaţie la cotaţie Data: ……………….

   Către:                                 

   

   1. 1. Sunteţi invitat să depuneţi cotaţia de preţ pentru livrarea următoarelor bunuri:

      Nr. Crt.	Descriere	Unitate de măsură	Cantitate
      (i)
      (ii)
      (iii)
      (iv)
      (v)
      (vi)
      (vii)
      (viii)

   2. 2. Trebuie să indicaţi cotaţia de preţ pentru toate bunurile cuprinse în această invitaţie. Cotaţiile vor fi evaluate pentru toate bunurile, iar contractul va fi încredinţat furnizorului care are costul total evaluat cel mai mic (exclusiv TVA).

   3. 3. Cotaţiile, în formatul cerut, vor fi depuse la următoarea adresă:

      

      Telefon:                             Fax.:                 

      

   4. 4. Cotaţia va fi însoţită de documentaţia tehnică adecvată şi cataloage sau alte materiale editate, cu informaţii referitoare la fiecare bun cotat, inclusiv numele şi adresele firmelor din ţară care facilitează serviciile de întreţinere.

   5. 5. Termenul limită de PRIMIRE a cotaţiei la adresa primitorului indicată la pct. 3 este:

      

   6. 6. Cotaţiile transmise prin fax sunt acceptate.

   7. 7. Cotaţia trebuie depusă respectând instrucţiunile următoare, precum şi Termenele şi Condiţiile de livrare formulate în modelul de Comandă (Anexa 1). Vă rugăm să semnaţi Termenele şi Condiţiile de livrare care vor deveni parte integrantă a Comenzii ce va fi transmisă de către achizitor furnizorului selectat.

      1. (i) PREŢURI: Preţurile vor fi cotate numai în moneda naţională (LEI), fără TVA şi vor include toate costurile de instalare (după caz) şi costul de livrare la destinaţia finală care este:

         

      2. (ii) EVALUARE ŞI ÎNCREDINŢARE COMANDĂ: Cotaţiile care răspund substanţial specificaţiilor tehnice vor fi evaluate şi vor fi comparate preţurile lor (inclusiv costurile de livrare la destinaţia finală, costurile de instalare, după caz, fără TVA). Comanda va fi încredinţată furnizorului (firmei) care prezintă preţul total evaluat cel mai mic şi care întruneşte toate standardele tehnice cerute. TVA se va cota separat.

      3. (iii) VALABILITATE OFERTĂ: Cotaţia dvs. va avea durata de valabilitate de 30 de zile de la data limită de depunere indicată la pct. 5.

   8. 8. Informaţii suplimentare se pot obţine de la:                                     Telefon:                                   Fax:                            

   Vă rugăm să anexaţi o copie a Certificatului de înregistrare la Registrul Comerţului (sau Certificat constatator) şi a Codului fiscal al firmei.

   Data ……………. Semnătura autorizată: …………………….

3. 3. Termene şi condiţii de livrare

   Microproiect:                                     Achizitor:                                           Destinatar:                                     Pachet Nr.                             

   Nr. crt.	Denumire bunuri	Cantitate	Preţ unitar, fără TVA (LEI)	Preţ total, fără TVA (LEI)	Preţ total, cu TVA (LEI)	Data limită de livrare
   Total

   1. 1. Preţuri şi termene de livrare

      {Notă: În cazul diferenţelor dintre preţul unitar şi preţul total rezultat, va prevala preţul unitar} Părţi anexă }

      Piese şi accesorii }

      Manuale } Specificaţi dacă este aplicabil

      Cerinţe de întreţinere }

   2. 2. Preţ Fix.Preţurile indicate mai sus sunt ferme şi fixe pe toată durata contractului fără a face subiectul vreunei modificări.

   3. 3. Grafic de livrare: Livrarea va fi finalizată nu mai târziu de data de (înscrieţi

      data)

   4. 4. Plata va fi făcută 100%, numai după primirea şi recepţionarea bunurilor, pe baza facturii şi a procesului verbal de recepţie emis de primitor.

   5. 5. Garanţie: Bunurile oferite vor fi garantate de către producător pentru o perioadă de cel puţin 12 luni de la data livrării la primitor. Vă rugăm să precizaţi perioada de garanţie şi termenii garanţiei, în detaliu.

   6. 6. Instrucţiuni de împachetare şi marcare: {precizări ale achizitorului}

   7. 7. Specificaţii Tehnice

      1. (i) Descrieri generale

      2. (ii) Detalii specifice şi standarde tehnice

      3. (iii) Parametrii de performanţă

         Furnizorul trebuie să certifice conformitatea cu specificaţiile de mai sus {În cazul unor diferenţe faţă de cerinţe, furnizorul trebuie să le precizeze}

   8. 8. Anularea comenzii: Primitorul poate anula comanda dacă furnizorul nu reuşeşte să livreze bunurile, în conformitate cu termenele şi condiţiile de mai sus, cu toate că a fost notificat cu 21 de zile înainte de către primitor, fără ca furnizorul să fie responsabil de consecinţe.

   NUME FURNIZOR                                       

   Semnătură autorizată               Sediu:…………………………………… Data:……………………………………

4. 4. Comanda

   De la: (nume, tel. şi adresa primitor) …………………………………………………

   ……………………………………………………………………………………………..

   …………………………………………………………………………………………….. Data: ………………………………

   Către: (nume, tel. şi adresa furnizor) ……………………………………………………

   ………………………………………….…………………………………………………..

   ………………………………………….…………………………………………………..

   Nr. Crt.	Descriere bunuri	U.M.	Cantitate	Preţ unitar	Cost total (LEI)
   Preţ total (Transportul şi instalarea sunt incluse)
   TVA
   Valoare totală (LEI)
   CONDIŢII:
   Aprobat de: (Nume) ………………………………… (Nume) ………………………………………… Semnătură ………………………………. Semnătură …………………………….……… Data:……………………………………… Data: …………………………………………

   1. 1. Livrarea va fi finalizată până la data de , dată după care comanda poate fi anulată.

   2. 2. Factura emisă de Furnizor va fi însoţită de copia acestui document şi de Nota de recepţie a bunurilor.

5. 5. Raport de Evaluare

1. 1. Microproiect:                                                 

2. 2. Localitate:                         /                                  , judeţ             

3. 3. Detalii privind bunurile achiziţionate                             

4. 4. Cost Estimat                                   LEI, echivalent în US$               

5. 5. Număr de furnizori care au fost invitaţi                     , care au răspuns             

   Ofertant	Data primirii cotaţiei	Preţ /cotaţie (LEI)
   1.
   2.
   3.
   4.
   5.

6. 6. Clasamentul Cotaţiilor care au răspuns substanţial, în ordinea preţului

   Ofertant	Preţ (LEI)
   I.
   II.
   III.
   IV.

7. 7. Cotaţii care nu au răspuns cerinţelor şi care sunt motivele pentru care nu au răspuns

   Ofertant	Preţ (LEI)

8. 8. Numele furnizorului cu preţul evaluat cel mai mic                                 

9. 9. Preţul total al Comenzii/Contractului încredinţat                         LEI, echivalent         USD

10. 10. Preţul Total se încadrează în Costul estimat: DA         , NU         

11. 11. Data încredinţării contractului                     

12. 12. Probleme care trebuie discutate înainte de finalizarea comenzii/ contractului (vor fi detaliate)

    

13. 13. Contestaţii primite de la alţi furnizori, după caz (vor fi detaliate)

Membrii Comisiei de Evaluare (Numele/Semnătura)

1. 1.                                  /              ,

2. 2.                                    /              ,

3. 3.                                  /              ,

   SECŢIUNEA II. MODELE şI FORMULARE ACHIZIŢII DE SERVICII

   Sinteza documentelor

   Tip	Metoda	Documente	Formulare	Comentarii
   Servicii	Selecţia consultanţilor individuali (SCI)/ selecţia consultanţilor pe baza calificării (SCC)/ prestatorilor de servicii (PS)	Scrisoare de invitaţie	Formular model	Beneficiarul va completa formularele cu informaţii şi date specifice
   		Formular de Curriculum Vitae/ Formular Referinţe despre firmă	Formulare
   		Formular de contract
   		Termeni de referinţă/ descrierea postului	Modele

   Metodele “Selecţia consultanţilor individuali”, „Selecţia consultanţilor pe baza calificării” şi

   „Prestatorilor de servicii”, bazată pe calificarea profesională a persoanei sau a firmei, se aplică în cazul selecţiei persoanelor sau firmelor care prestează servicii de expertiză, consiliere, asistenţă, contabilitate, instruire şi servicii pe care membrii comunităţii nu sunt calificaţi să le presteze sau nu au capacitatea şi experienţa să le presteze. Aceste servicii sunt necesare pentru o bună implementare a microproiectului. Conform acestor metode, experienţa şi calificarea profesională a consultantului/prestatorului de servicii trebuie să fie conformă cerinţelor specificate în Termenii de referinţă/descrierea postului. CV-urile/Referintele despre firma vor fi evaluate în ceea ce priveşte calificarea şi experienţa candidaţilor, în concordanţă cu criteriile specificate. Vor fi invitaţi şi evaluaţi cel puţin 3 (trei) candidaţi. Candidatul care obţine nota cea mai mare în urma evaluării va fi invitat la negociere şi pentru semnarea contractului. În cazul în care nu se ajunge la o înţelegere privind contractul, negocierile se consideră încheiate şi se va face o nouă negociere cu candidatul situat pe poziţia următoare.

   În cazul în care, asemenea servicii sunt disponibile dintr-o singură sursă, din cauza dreptului de proprietate sau a unei situaţii de urgenţă, sau nu există consultanţi/ prestatori de servicii interesaţi/disponibili, de exemplu în zone izolate, sau în cazurile în care valorile implicate sunt foarte mici, se poate folosi metoda contractării directe. În asemenea cazuri este obligatorie obţinerea aprobării prealabile a ARDDZI, aşa cum este precizat în manualul de achiziţii SGM. Primitorul va trimite la ARDDZI o cerere pentru contractare directă însoţită de justificarea necesităţii aplicării acestei metode şi procesul verbal de negociere cu consultantul/ prestatorul de servicii (sursa unică). ARDDZI va analiza cererea şi o va aproba dacă justificarea şi tarifele sunt rezonabile. Dacă ARDDZI consideră că motivaţia contractării directe nu este justificată, el poate recomanda beneficiarului să reia procedura sau să aplice o altă procedură.

   Înainte de a se lansa orice invitaţie, primitorul de grant trebuie să întocmească descrierea postului pentru fiecare tip de consultanţă, ca o componentă a „Termenilor de referinţă şi scopului serviciilor”. De asemenea, este foarte important să se analizeze costurile, luând în considerare toate serviciile necesare de la începutul şi până la sfârşitul microproiectului.

   1. 1. Scrisoare de invitaţie – model

      Nume Client (primitor): …………………………………………………………………. Adresa …………………………………………………………………………………………….

      Denumirea microproiectului …………………………………………………………………………… Amplasamentul microproiectului ……………………………………………………………………

      Stimate domn/doamnă,

      Va invităm să trimiteţi un curriculum vitae (CV)/ referinţe despre firma şi CV-urile specialiştilor propuşi

      şi o propunere de preţ pentru furnizarea următoarelor servicii

      

                                                                           (scurtă descriere a serviciilor).

      În cazul în care veţi fi selectat, urmează să sprijiniţi beneficiarul de grant SGM (în continuare denumit

      „Client”)                                                                                               cu serviciul de

                                                                                               . Detalii suplimentare cu privire la serviciille care urmează a fi prestate sunt prezentate în “Termenii de referinţă”/Fisa postului anexaţi.

      Experienţa şi calificarea dvs. trebuie să fie conforme cu cerinţele specificate în Termenii de referinţă. CV-ul/ Referintele despre firmă şi CV-urile specialiştilor propuşi vor fi evaluate din punct de vedere al calificării şi experienţei acestora, în concordanţă cu criteriile detaliate în Termenii de referinţă.

      În urma evaluării CV-urilor/referinţelor despre firmă şi a CV-urilor specialiştilor propuşi, candidatul care a obţinut nota cea mai mare va fi invitat să negocieze şi să semneze contractul. Contractul poate fi negociat prin telefon sau fax. În cazul oricărei întârzieri Clientul are dreptul să-şi retragă invitaţia. În cazul în care nu se ajunge la un acord cu privire la contract, negocierea cu consultantul/ firma invitată se va încheia şi va începe negocierea cu candidatul plasat pe locul următor.

      Vi se cere să începeţi activitatea de la data de Clientul va întreprinde toate cele

      necesare pentru a selecta un consultant pâna la această dată. Durata estimată a serviciilor este de ………………………………

      Vă rugăm să aveţi în vedere că orice cheltuială făcută pentru pregătirea CV-urilor/ referinţelor despre firmă şi a CV-urilor specialiştilor propuşi şi negocierea contractului nu este rambursabilă, nefiind un cost direct al serviciilor.

      Propunerea dvs. de remuneraţie va include toate costurile pentru furnizarea serviciilor, în conformitate cu condiţiile locale: onorarii, cheltuieli pentru transport şi comunicaţii şi alte costuri materiale, precizând clar ratele şi termenele de plată (de ex. plata lunară pentru 3 ore pe zi, plata pe zi de prestaţie).

      La prezenta invitaţie sunt anexate următoarele documente:

      Formular model de Curriculum Vitae Formular model de Referinţe despre firmă Termeni de referinţă/Fişa postului Formular de contract

      Dacă doriţi să obţineţi informaţii suplimentare cu privire la activitatea care urmează a fi

      prestată şi la condiţiile locale, puteţi să vă adresaţi D-lui. / D-nei.                                   la numărul de telefon                          şi/sau la adresa următoare:                 

      

      CV-ul dvs. complet/ referinţele despre firmă şi CV-urile specialiştilor propuşi (incluzând date şi informaţii cu privire la experienţă şi calificare) trebuie să fie trimis prin fax sau prin poştă sau depus la adresa sus-menţionată.

      Clientul nu este obligat să accepte oricare dintre CV-urile/ referinţele despre firmă înaintate. Vă rugăm să ne confirmaţi:

      că aţi primit prezenta invitaţie şi dacă veţi înainta sau nu CV-ul/ referinţele despre firmă şi CV-urile specialiştilor propuşi.

      Data ……………… Semnătura autorizată Numele şi funcţia

      Anexă . Formular model de Curriculum Vitae

      Funcţia propusă ….……………………………………………………………………………… Numele firmei/Locul de muncă (Angajator actual) ……………………………………………… Numele consultantului/prestatorului de servicii …………………………………………………. Profesia ………………………….………………………………………..

      Data naşterii …………………, Adresa …..……………………………………………………… Funcţia actuală ……………………, Vechime în firmă …………………..

      Membru al asociaţiilor profesionale ……..…………………………………………………………

      Detalierea sarcinilor funcţiei actuale ……………………………………………………………………………………

      …………………………………………………………………………………………………………………

      Calificarea (Prezentaţi elemente privind experienţa şi instruirea dvs. relevante pentru funcţia solicitată. Descrieţi responsabilităţile avute de dvs. în funcţii relevante deţinute anterior, cu specificarea datelor şi a localizărilor)

      ……………………………………………………………………………………………………..……………………

      ………………………………………………………………………………………………………..……………

      Educaţie (Prezentaţi pe scurt instituţiile de învăţământ superior sau alte forme specializate de învăţământ absolvite, specificând denumirea lor, perioada în care au fost frecventate şi diplomele obţinute)

      ……………………………………………………………………………………………………….

      ……………………………………………………………………………………………………….

      Activitatea profesională (Începând cu momentul actual, prezentaţi o listă în ordine inversă a tuturor angajatorilor, funcţiilor şi titlurilor, de la absolvire şi până în prezent, specificând date şi denumiri ale angajatorilor. Pentru experienţa din ultimii cinci (5) ani se vor prezenta tipurile de activităţi îndeplinite)

      ……………………………………………………………………………………………………….

      ……………………………………………………………………………………………………….

      Certificare: Subsemnatul, certific că cele înscrise prezintă corect datele personale, calificarea şi experienţa mea. De asemenea, certific că nu sunt în conflict de interese privind funcţia şi că sunt eligibil să furnizez aceste servicii pentru beneficiarii de grant SGM.

      Data ………………… Semnătura …………………

      Pentru prestarea serviciilor/remuneraţia solicitată este de……………………………….LEI (vă rugăm să inseraţi propunerea dvs. privind plăţile, fie pe ansamblul serviciilor prestate, fie lunar şi termenele de plată solicitate)

      Anexa: Referinţe despre Firmă

      Servicii relevante prestate în ultimii 5 ani care ilustrează cel mai bine calificările acesteia

      Folosind formularul de mai jos, furnizaţi informaţii cu privire la serviciile pe care firma/entitatea dumneavoastră, de sine sau ca entitate separată ori ca majoritar în cadrul unei asocieri, le-a contractat legal ; se va completa câte un formular pentru fiecare serviciu/contract relevat pentru serviciile solicitate de primitor

      Numele firmei ………………………………………………

      Denumirea serviciului/contractului:		Echipa de specialişti angajaţi ai firmei:
      Locaţia:		Numărul de angajaţi:
      Numele şi adresa Clientului:		Valoarea aproximativă a contractului (în USD)
      Data de începere: (luna, anul)	Data finalizării: (luna, anul)	Durata derulării serviciului (luni): Întârzieri (zile):
      Numele consultanţilor cu care aţi lucrat în asociere, dacă e cazul:
      Numele şi funcţiile coordonatorului de proiect:
      Descrierea narativă a serviciului/ contractului:

      

      Descrierea serviciilor pe care firma dumneavoastră le derulează în prezent2(inclusiv numele Clientului, data finalizării, numărul angajaţilor implicaţi):

      Pentru prestarea serviciilor pretul solicitat este de……………………………….LEI (vă rugăm să inseraţi propunerea dvs. privind plăţile, fie pe ansamblul serviciilor prestate, fie lunar şi termenele de plată solicitate)

      

   2. 2. Termenii de referinţă şi scopul serviciilor – Model general

      INFORMAŢII      GENERALE            …………………………………………………………………………………..

      ………………………………………………………………………………………………………………………………

      CONDIŢII GENERALE

      Consultanţii/ prestatorii de servicii trebuie să se conformeze tuturor cerinţelor legale şi profesionale.

      Calificarea:

      Candidatii trebuie să fie atestaţi în specialitate şi să fie în posesia unui certificat profesional corespunzător serviciilor pe care le prestează, respectiv……………………………….

      Alte calificări cerute: ……….. ……………………………………………………………..

      Experienţa:

      Candidatii trebuie să aibă experienţă în domeniu de cel puţin ani.

      Candidaţii trebuie să fi avut încheiate cel puţin ……. contracte de servicii de consultanţă într-o funcţie asemănătoare.

      Alte cerinţe cu privire la experienţă …………………………………………………….

      OBIECTIVE

      Obiectivul principal al serviciilor este:

      …………………………………………………………………………………………………………………….

      Bazat pe experienţa sa în domeniu, Consultantului/Prestatorului de servicii i se cere să nu precupeţească nici un efort pentru realizarea serviciilor, în activitatea sa să aibă în vedere principiul economiei şi eficienţei şi să asigure transferul de cunoştinţe şi abilităţi către membrii comunităţii.

      DATE ŞI FACILITĂŢI FURNIZATE DE CĂTRE CLIENT

      Consultantului i se va permite să folosească biroul Clientului şi să participe la cursurile de instruire privind aplicarea procedurilor specifice ale SGM.

      Alte facilităţi furnizate de către Client …………..……………………………………………………

      SCOPUL SERVICIILOR/ PROGRAMUL DE LUCRU

      Ca o obligaţie curentă, Consultantului/ prestatorului de servicii i se cere să dea dovadă de cel mai înalt nivel etic şi profesional, de asemenea manieră încât beneficiarii de granturi SGM să poată realiza microproiectul în concordanţă cu procedurile SGM şi cu clauzele Acordului de grant.

      Activităţile necesare sunt:

      Activităţi	Durata (zile)

      CRITERII DE EVALUARE

      	CRITERII	PUNCTAJ
      1.	Experienţa specifică a Consultantului/prestatorului, relevantă pentru post	0-30
      2.	Calificarea şi competenţa pentru post	0-50
      3.	Instruire, transfer de cunoştinţe şi abilităţi către reprezentanţii comunităţii.	0-20
      	Punctaj maxim	100

      Selecţia Consultantului/ prestatorului de servicii: Candidatul care obţine numărul cel mai mare de puncte va fi invitat să negocieze contractul.

   3. 3. Contract pentru prestări servicii – Formular

   (Contract pe bază de timp)

   PREZENTUL CONTRACT (“Contract”) începe cu data [data începerii prestării

   serviciilor], între:

   … [ numele Clientului] (“Clientul”)

   având sediul principal în ……………………………………………………………….

   . [adresa Clientului], şi

   … [numele Consultantului/

   prestatorul de servicii] (“Consultantul”) având sediul principal (adresa) în

   . [adresa Consultantului].

   PRIN CARE Clientul îşi exprimă dorinţa de a încredinţa prestarea serviciilor la care se vor face referire în continuare Consultantului, şi

   PRIN CARE Consultantul îşi exprimă disponibilitatea de a executa aceste servicii, DE ACEEA, DE COMUN ACORD, PĂRŢILE convin asupra următoarelor:

   1. 1. Servicii (i) Consultantul va presta serviciile specificate în “Termeni de referinţă şi scopul serviciilor”, care sunt parte integrantă din acest Contract (“Servicii”)

      (ii) Consultantul va prezenta, la termenele specificate, rapoarte înscrise în “Obligaţiile de raportare ale Consultantului”.

   2. 2. Termene Consultantul va presta serviciile în perioada de timp care începe la data de

      ……………………. [data începerii] continuând până la data de

      …………………….. [data terminării], sau pe orice altă durată care poate fi ulterior convenită în scris de către părţi.

   3. 3. Plăţi Plăţile făcute în cadrul Contractului constau din remuneraţia Consultantului şi toate cheltuielile sale eligibile.

      1. A. Remuneraţia

         Clientul va plăti Consultantului/prestatorului de servicii onorariul pentru serviciile prestate într-o lună (aproximativ trei ore pe zi) în concordanţă cu onorariul convenit la negociere, respectiv

         . LEI.

      2. B. Cheltuieli eligibile

         Clientul va suporta pentru Consultant/ prestatorului de servicii următoarele cheltuieli, care trebuie să se compună din şi să se limiteze la:

         1. (i) cheltuielile normale şi obişnuite pentru transport şi cazare

         2. (ii) asigurări sociale şi alte taxe care (şi dacă) reprezintă o obligaţie legală a Clientului ca angajator.

            D. Condiţii de plată

            Plăţile se vor face în LEI, în termen maxim de 10 zile de la acceptarea de către Coordonatorul Clientului a încheierii activităţilor şi raportărilor lunii precedente (pe bază de Notă de recepţie a serviciilor)

   4. 4.

      Administrarea

      micro proiectului

      A. Coordonator

      Clientul desemnează pe D-l./D-na. [numele] în

      calitate de Coordonator; Coordonatorul va fi responsabil pentru coordonarea activităţilor din Contract, pentru primirea şi acceptarea rapoartelor şi a oricăror alte documente predate Clientului.

   5. 5. Standarde de performanţă

   6. 6. Confiden-

      ţialitate

   7. 7. Proprietatea asupra produselor

      Consultantul înţelege să execute aceste Servicii la cel mai înalt grad de profesionalism, competenţă, etică şi integritate.

      Consultantul, atât pe parcursul derulării Contractului cât şi încă doi ani după finalizarea acestuia, nu va divulga nici o informaţie confidenţială în legătură cu aceste Servicii, fără consimţământul prealabil, în scris, al Clientului.

      Orice studii, rapoarte sau alte materiale, reprezentări grafice, produse informatice sau de altă natură, realizate de către Consultant pentru Client în cadrul Contractului, aparţin şi vor rămâne în proprietatea Clientului.

   8. 8. Activităţi în care Consultantul nu va fi angajat

      Consultantul consimte ca în perioada derulării Contractului şi după terminarea lui, să fie descalificat de la livrarea de bunuri, lucrări sau servicii (altele decât Serviciile sau o continuare a acestora) pentru vreun microproiect rezultat din Servicii sau strâns legat de Servicii.

   9. 9. Asigurări Consultantul va purta întreaga responsabilitate pentru acoperirea asigurărilor corespunzătoare îndeplinirii contractului.

   10. 10. Legea apicabilă Contractului

       Contractul este supus legilor româneşti.

   11. 11. Litigii Pentru orice neînţelegere rezultată din executarea acestui Contract, care nu poate fi rezolvată pe cale amiabilă, se va apela la arbitrajul ARDDZI.

   PENTRU CLIENT PENTRU CONSULTANT

   Semnătura                                                                         Semnătura                     

   Calitatea:                                                                             Calitatea:                         

4. 4. Raport de evaluare

   F 5. Evaluarea consultanţilor/prestatorilor

   1. 1. Denumirea microproiectului:

      

   2. 2. Beneficiar

      

   3. 3. Localizare

      

   4. 4. Serviciul de consultanţă

      

   5. 5. Costul total estimat al serviciilor                         LEI,                   USD

      Metoda aplicabilă: SELECŢIA CONSULTANŢILOR INDIVIDUALI/ SELECŢIA PE BAZA CALIFICĂRII CONSULTANŢILOR/ SELECŢIA PRESTATORILOR DE SERVICII

   6. 6. Termenul limită de depunere al scrisorilor de exprimare a interesului                     

   7. 7. Decalarea termenului, dacă este cazul                                             

   8. 8. Clarificări, dacă este cazul (daţi detalii)                                             

   9. 9. Numărul consultanţilor invitaţi:         

   10. 10. Numărul consultanţilor care au înaintat documentaţii (CV-uri/referinţe despre firmă):         

   11. 11. Evaluarea calificării şi competenţei (punctaj):

       Numele consultantului	Punctaj
       1
       2
       3
       4

   12. 12. Clasificarea consultanţilor după punctaj:

       I
       II
       III
       IV

   13. 13. Comisia de evaluare recomandă să fie invitat la negociere consultantul ……………………………..

. , care are calificarea cea mai bună (pentru prestatori pretul cel mai mic daca este calificat).

Membrii comisiei de evaluare (numele/semnătura):

1. 1.                                                      / ………………….

2. 2.                                                      / ………………….

3. 3.                                                      / ………………….

Anexaţi un scurt rezumat al evaluării (evaluarea fiecărui CV şi a fiecărei firme) din punct de vedere al respectării termenilor de referinţă şi a altor criterii / cerinţe, puncte forte şi puncte slabe)

	Redacția Lex24 Drept la Sursa!
	Articole Urmărește