pentru activităţile de închidere şi ecologizare a minelor în România
GlosarExecutantExecutant este un termen generic folosit în acest ghid. Se referă la compania de proiectare care elaborează proiectul de închidere a minei, la contractorul care execută lucrările de închidere sau la dirigintele/asistenţa tehnică care supervizează lucrările, în funcţie de faza în care se află procesul de închidere a minei.Autoritatea contractantăAutoritatea contractantă se referă la acele entităţi care prin lege sunt desemnate să efectueze lucrări de închidere a minelor în numele titularului/operatorului minier.Părţile interesatePărţile interesate se referă la persoanele, grupurile de persoane sau alte entităţi care au un interes în şi/sau sunt afectate de procesul închiderii minelor.Comunitatea localăComunitatea locală se referă la cetăţenii oraşului sau satului afectat de procesul închiderii minei, dar şi la cetăţenii comunităţilor învecinate, în cazul în care şi acestea sunt afectate de închiderea minei respective.IntroducereAcest document furnizează îndrumări privind informarea, consultarea şi facilitarea publică pentru închiderea minelor în România. Îndrumările au la bază anii de experienţă din România în activităţile de închidere a minelor şi, de asemenea, experienţa internaţională şi standardele Băncii Mondiale, ale IFC şi ale altor organizaţii.Informarea, consultarea şi facilitarea publică sunt necesare nu numai ca parte a unui sistem de guvernare responsabil, dar şi pentru că aduc o contribuţie la îmbunătăţirea calităţii proiectului de închidere a minelor, previn eventualele pierderi sau întârzieri ale proiectului şi aduc alte beneficii, cum ar fi:● Informarea părţilor interesate relevante şi furnizarea unei platforme pentru discuţii deschise asupra aspectelor locale legate de proiect.● Oferirea posibilităţilor de a face comentarii la opţiunile proiectului şi garanţia că niciun aspect major legat de proiect nu va fi trecut cu vederea de către proiectant.● Reducerea eventualelor conflicte printr-un proces de comunicare/consultare deschis şi transparent.● Facilitarea abordează problemele ridicate de comunitate şi ajută la includerea particularităţilor locale în elaborarea proiectului.● Sprijinirea procesului de luare a deciziilor pentru identificarea unei opţiuni sustenabile şi eficiente din punctul de vedere al costurilor.Scopul acestui ghid este de a asigura că informarea, consultarea şi facilitarea publică devin parte integrantă a procesului de planificare şi implementare a proiectelor de închidere a minelor şi că responsabilitatea va fi alocată încă din stadiul incipient al proiectării. Ghidul se aplică aspectelor tehnice şi de infrastructură ale procesului de închidere a minelor cu capital de stat aflate în portofoliul ministerului de resort.Acest ghid ia în considerare Cadrul general de management al mediului pentru închiderea minelor al Guvernului României, în care facilitarea publică este considerată esenţială. Se mai iau de asemenea în considerare obligaţiile stipulate în legislaţia românească de a organiza consultări publice în cadrul evaluării de mediu.Definim termenii "informare", "consultare" şi "facilitare publică", generic utilizaţi în acest document, după cum urmează:Informarea publică reprezintă activitatea de a furniza oamenilor informaţii obiective şi echilibrate despre procesul închiderii minelor sau de a permite membrilor publicului general accesul la informaţii, atunci când sunt interesaţi. Scopul este de a mări gradul de conştientizare şi înţelegere a procesului de închidere a minelor printre membrii comunităţii locale, precum şi în mediul mai larg al părţilor interesate. Prin furnizarea de informaţii echilibrate şi obiective, neînţelegerile, motivele de îngrijorare şi de opoziţie ar putea fi evitate.Consultarea publică reprezintă activitatea de a obţine reacţiile şi comentariile părţilor interesate în legătură cu procesul de închidere a minelor. Implică identificarea şi luarea la cunoştinţă a problemelor ridicate, încorporarea acestora în procesul de proiectare a închiderii minelor şi furnizarea unui răspuns.Facilitarea publică reprezintă activitatea de înlesnire a dialogului dintre comunitatea locală şi alte părţi interesate, executant şi autoritatea contractantă în cazul apariţiei unor probleme sau motive de îngrijorare şi are ca scop găsirea unei soluţii comune.Procesul de închidere a minelorGhidul facilitatorului public pentru activităţile de închiderea şi ecologizarea minelor în România este un element esenţial în procesul de închidere a minelor şi de refacere a mediului, fiind parte integrantă a acestuia. Închiderea minelor are loc în următoarele etape:– Etapa de pregătire– Etapa de proiectare– Etapa de execuţie a lucrărilor– Etapa postexecuţieEtapa de pregătire este etapa în timpul căreia sunt pregătite închiderea minei şi refacerea mediului înconjurător. Unele mine şi-au încetat deja activitatea, dar altele e posibil să fi fost oprite doar recent. Problemele care ar putea să apară în timpul următoarelor etape vor fi influenţate de acest factor. În mod normal, o mină care şi-a încetat activitatea de curând va avea mai multe probleme pentru facilitare decât o mină care nu a funcţionat timp îndelungat.Proiectul închiderii minei va fi realizat de o companie specializată de proiectare, iar implementarea lucrărilor va fi executată de un contractor.În afară de faptul că reprezintă o cerinţă legală în cadrul procedurii de autorizare şi de evaluare a impactului de mediu, scopul informării, consultării şi facilitării publice în timpul fazei de proiectare este de a asigura că toate impacturile operaţiilor asociate cu închiderea minei au fost incluse în proiect şi că punctele de vedere ale părţilor interesate au fost anticipate într-o măsură cât mai mare încă din faza de proiectare.Odată acceptat proiectul, lucrările vor fi atribuite prin licitaţie unui contractor. Lucrările pot dura de la câteva luni până la mai mulţi ani. Scopul informării şi facilitării publice în timpul implementării lucrărilor este de a asigura că părţile interesate şi comunitatea sunt informate în legătură cu evoluţia lucrărilor şi că orice problemă apărută în timpul lucrărilor va fi comunicată şi vor fi găsite soluţii pentru rezolvarea ei.Odată ce lucrările au fost terminate, ele vor fi predate în mod oficial fostului titular sau, după caz, administraţiei locale. Problemele apărute ulterior vor trebui în continuare abordate de contractor pe o perioadă postexecuţie de 2 ani. Părţile interesate trebuie să ştie că problemele şi preocupările legate de calitatea (sau deficienţele) lucrărilor recepţionate pot fi ridicate în perioada de răspundere pentru defecte şi procedura de depunere a plângerilor şi sesizărilor trebuie să fie bine înţeleasă.Informarea, consultarea şi facilitarea publică joacă un rol diferit în aceste etape. Deoarece publicul nu face întotdeauna distincţie între aceste etape, este recomandabil ca facilitarea publică să fie elaborată sub forma unui plan coerent, care să fie dezvoltat înainte de a începe proiectul şi să fie actualizat ori de câte ori este necesar.
Implementarea procesului de informare, consultare şi facilitare publică: 8 paşi către facilitarea eficientăInformaţii generaleÎn continuare sunt descrişi cei 8 paşi pentru o facilitare publică eficientă în domeniul închiderii minelor din România. Aceşti paşi reprezintă elementele-cheie ale metodologiei prezentate în acest ghid, care se bazează pe diferitele etape ale unui proiect de închidere a minelor: pregătire, proiectare, execuţie şi postexecuţie. Această abordare este ilustrată în figura 1, reprezentând schematic etapizarea unui proces de închidere a minelor.Activităţile şi instrumentele facilitării publice într-o abordare etapizată vor fi descrise pe larg în continuare şi în anexa nr. 1.Anexa nr. 2 cuprinde o trecere în revistă a abilităţilor şi atitudinii profesionale necesare pentru un facilitator public.Pasul 1 – Stabilirea rolului facilitării publice şi elaborarea unui plan de informare şi facilitare publică specific pentru fiecare amplasament – etapa de pregătirePasul 2 – Organizarea unei prime sesiuni de întâlniri de informare şi consultare – etapa de preproiectarePasul 3 – Raportarea către comunitatea locală a primelor discuţii cu autoritatea contractantă şi cu executantul – etapa de proiectarePasul 4 – Organizarea celei de-a doua sesiuni de întâlniri de informare şi consultare, pe baza proiectului preliminar al închiderii minei – etapa de proiectarePasul 5 – Organizarea celei de-a treia sesiuni de întâlniri de informare şi consultare, pe baza proiectului final al închiderii minei, şi anunţarea începerii lucrărilor – finalizarea etapei de proiectare sau începutul etapei de execuţiePasul 6 – Facilitarea problemelor şi a preocupărilor apărute în timpul fazei de execuţie a proiectului – etapa de execuţie a proiectuluiPasul 7 – Organizarea întâlnirilor finale de informare şi consultare, pe baza finalizării execuţiei lucrărilor de închidere a minei – finalizarea etapei de execuţiePasul 8 – Facilitarea postexecuţie – etapa postexecuţie.Pasul 1 – Stabilirea rolului facilitării publice şi pregătirea unui plan de informare şi facilitare publică specific pentru fiecare amplasament – etapa de pregătireScopScopul pasului 1 este de a pregăti temeinic procesul de facilitare publică, pentru ca acesta să poată începe bine documentat şi fără întârzieri. Elemente-cheie în pregătire sunt:– stabilirea rolului facilitatorului public în proiectarea închiderii minei;– înţelegerea şi acordul între membrii Comitetului de închidere implicaţi direct în procesul de proiectare a închiderii minei, cum ar fi: contractorul, primarul, inginerul de supervizare etc., în legătură cu rolul şi funcţia facilitării publice; şi– evaluarea şi analiza completă a părţilor interesate de amplasament. Mai mult, acest pas ar trebui folosit pentru a pregăti şi a elabora toate instrumentele de informare şi consultare de care este nevoie pentru a informa toate părţile interesate cu privire la procesul de închidere a minei.Activităţi● Numirea facilitatorului public şi organizarea unei întâlniri cu inginerul de supervizare, contractorul şi primarul pentru a prezenta şi a discuta funcţia facilitatorului public în proiect.● Pregătirea unei evidenţe a părţilor interesate, pe baza ariei de întindere şi a impactului operaţiilor fostei mine.● Analiza părţilor interesate– caracteristicile demografice, culturale şi sociale;– identificarea potenţialelor probleme legate de închiderea minei pe grupuri de părţi interesate (impactul poate fi fizic, economic, social, emoţional etc.).● Planificarea şi pregătirea unor instrumente de informare preliminare pentru anunţarea planului de închidere a minei– fişă de prezentare sau broşură;– comunicatul de presă;– ziarul local (publicarea unui editorial şi/sau a unui anunţ);– poster. Acesta ar trebui să includă o hartă a amplasamentului, descrierea procesului de închidere a minei şi posibilităţile de a lua legătura cu facilitatorul;– pagină de internet (opţional).● Identificarea preliminară a membrilor grupului consultativ– identificarea acestora pe baza analizei părţilor interesate şi a analizei potenţialilor membri ai grupului consultativ;– consultarea acestor potenţiali membri cu privire la interesul lor de a participa în grupul consultativ şi programarea unei prime întâlniri a grupului consultativ.● Înfiinţarea unei căsuţe poştale pentru plângeri sau sesizări (vezi anexa nr. 1).● Organizarea unei linii telefonice publice (opţional, vezi anexa nr. 1).Documente elaborate● Harta părţilor interesate: identificarea şi analiza părţilor interesate● Fişă de prezentare sau broşură● Comunicat de presă şi/sau anunţ în ziar● Poster● Lista membrilor grupului consultativRolul facilitatoruluiCa punct de plecare pentru un proces de facilitare publică ar trebui desemnată o persoană independentă sau o entitate care facilitează dialogul dintre comunitatea locală şi alte părţi interesate afectate de închiderea minelor, pe de o parte, şi executantul, respectiv autoritatea contractantă, pe de altă parte. Acestei entităţi sau persoane trebuie să îi fie atribuite roluri şi responsabilităţi distincte pentru a clarifica rolul facilitatorului faţă de toate părţile implicate în procesul de consultare publică. În anexa nr. 2 este inclusă o explicaţie detaliată asupra aptitudinilor şi atitudinii necesare pentru un facilitator.Recomandări● Este recomandat ca facilitatorul public să fie o persoană sau o entitate independentă desemnată şi plătită de autoritatea contractantă.● Este recomandat ca autoritatea contractantă să numească facilitatori publici regionali, care să acopere principalele regiuni cu locaţiile unde are loc închiderea minelor. Facilitatorul regional se va ocupa cu facilitarea publică a tuturor închiderilor de mine din regiune. Când este necesar, facilitatorul regional va angaja mai mulţi facilitatori locali în funcţie de complexitatea şi de numărul diferitelor proiecte de închidere a minelor.● Facilitatorii regionali ar trebui să fie entităţi sau persoane care cunosc caracteristicile culturale, economice şi sociale ale regiunii.● Facilitatorul public trebuie să aibă puternice abilităţi diplomatice, de comunicare şi de relaţii umane.● Facilitatorul nu trebuie neapărat să aibă o pregătire tehnică (deşi o afinitate cu problemele tehnice legate de închiderea minelor ar fi recomandată), însă este recomandat ca el/ea să fie întotdeauna prezent/ă la discuţiile tehnice dintre executant şi autoritatea contractantă, pentru a fi informat/ă în permanenţă cu privire la procesul de închidere a minelor.● Facilitatorul public funcţionează ca interlocutor între diferitele comunităţi locale şi părţile externe interesate, autoritatea contractantă şi executanţi.● Este de o importanţă deosebită pentru procesul de facilitare publică ca facilitatorul public să rămână independent şi, încă mai important, să fie considerat independent de comunitatea locală şi alte părţi interesate de închiderea minelor.● Facilitatorul public va îndeplini diferite roluri în facilitarea publică a procesului de închidere a minelor. Pe de o parte, facilitatorul va informa şi va consulta comunitatea locală şi alte părţi interesate în procesul de închidere a minelor. Pe de altă parte, el/ea va facilita dialogul în cazul apariţiei problemelor în comunitate cu privire la proiectul de închidere a minelor.● Nu toate problemele ridicate de comunitatea locală vor avea o relaţie directă cu proiectul de închidere a minelor şi nu toate pot fi soluţionate de executant sau de autoritatea contractantă. În aceste cazuri facilitatorul mai are rolul de a ghida părţile interesate din comunitate către alte soluţii ale problemelor ridicate. Totuşi, facilitatorul este conştient de limitele mandatului său, care constă în principal în facilitarea proiectului de închidere a minei.● Facilitatorul va fi responsabil pentru organizarea întâlnirilor dintre părţile interesate şi executant şi va raporta rezultatele acestor întâlniri autorităţii contractante.● Facilitatorul se va întâlni de asemenea cu comunitatea locală şi cu părţile externe interesate separat, pentru a discuta problemele şi preocupările pe care aceste părţi nu doresc să le discute direct cu executantul.● Facilitatorul va anticipa posibilele conflicte dintre părţile interesate din cadrul comunităţii şi executant şi va informa autoritatea contractantă despre aceste conflicte.● Facilitatorul va fi responsabil pentru conducerea şi urmărirea procesului de facilitare folosind instrumentele de informare şi consultare descrise mai jos.Organizarea documentaţiei şi a raportăriiPentru transparenţă şi pentru evidenţă este important ca discuţiile din timpul întâlnirilor şi problemele, sesizările şi nemulţumirile ridicate în timpul acestor întâlniri să fie documentate întocmai. Mai mult, este important ca răspunsurile să fie încorporate în lucrarea facilitatorului public. Comunicările vor trebui să fie corect documentate şi înregistrate. Toate acestea trebuie organizate şi planificate înaintea începerii procesului de informare, consultare şi facilitare.Raportarea este un element-cheie pentru a asigura o dublă comunicare între autoritatea contractantă şi executant, pe de o parte, şi comunitatea locală şi alte părţi interesate, pe de altă parte. Mai mult, raportarea este cheia în asigurarea credibilităţii continue a facilitatorului public pentru toate părţile implicate în proiectul de închidere a minelor.Recomandări● Documentaţie. Notele întâlnirilor (întâlniri la primărie, întâlniri ale grupului consultativ etc.), problemele, sesizările şi nemulţumirile, e-mailurile şi telefoanele din partea membrilor izolaţi ai comunităţii şi a celorlalte părţi interesate trebuie să fie sistematic păstrate într-o bază de date a facilitatorului public şi, preferabil, şi în baza de date a unităţii de facilitare publică din cadrul autorităţii contractante. Toată documentaţia colectată de facilitatorul public trebuie să fie uşor accesibilă şi reproductibilă.● Tratarea problemelor, sesizărilor şi nemulţumirilor din partea membrilor individuali ai comunităţii. Facilitatorul public are responsabilitatea să evalueze dacă o problemă ridicată şi transmisă prin căsuţa poştală pentru sesizări, prin telefon sau prin e-mail are relevanţă pentru întreaga comunitate şi dacă aceasta trebuie discutată în grupul consultativ. Criterii pentru a determina dacă problemele ar trebui incluse în discuţiile grupului consultativ sunt:– relevanţa pentru comunitate;– relevanţa socială;– relevanţa pentru mediu;– relevanţa legală.● Rezultatul întâlnirilor grupului consultativ. Este responsabilitatea membrilor grupului consultativ să raporteze rezultatul întâlnirilor mai departe către cei pe care îi reprezintă. Cu toate acestea, este recomandat ca facilitatorul public să verifice, eventual prin sondaj, dacă grupurile părţilor interesate au fost informate corect şi complet.● Raportarea problemelor ridicate de membrii individuali ai comunităţii sau de alte părţi interesate. Este recomandat ca facilitatorul public să stabilească în mod public un timp-limită cu privire la raportarea problemelor ridicate prin instrumentele de comunicare descrise pe larg mai sus. Este recomandat, în funcţie de problemă, ca reacţiile şi comentariile să fie furnizate într-un interval de timp de două luni, în funcţie de planificarea şi de rezultatele întâlnirilor grupului consultativ. Chiar dacă facilitatorul public decide că problemele sau nemulţumirile ridicate nu vor fi discutate în grupul consultativ din cauza relevanţei scăzute pentru comunitate sau alte părţi interesate, este recomandat ca el/ea să raporteze acest lucru.Evaluarea şi analiza părţilor interesateFacilitatorul public va trebui să cunoască amănunţit părţile interesate în procesul de facilitare publică pentru a-şi îndeplini sarcina corespunzător. Un inventar cuprinzător al părţilor interesate ar trebui să fie bazat pe o evaluare a comunităţii locale din zona minieră. Exemple de întrebări care ar trebui puse sunt:– care sunt potenţialele părţi interesate?– asupra cui ar putea proiectul să aibă un impact negativ?– care sunt grupurile vulnerabile?– care sunt suporterii şi opozanţii proiectului?Alte aspecte care ar trebui luate în considerare în cadrul unei evaluări şi analize a părţilor interesate sunt:● situaţia socio-demografică a comunităţii – numărul populaţiei, localizarea, densitatea, vârsta etc.;● contextul socio-politic – organizarea şi capacitatea la nivel de gospodărie şi comunitate, care influenţează procesul de participare în instituţiile locale, precum şi accesul la servicii şi la informaţii;● capacitatea instituţională – capacitatea managerilor de proiect şi a altor factori de decizie de a participa în mod eficient la realizarea proiectului.Recomandări● Identificarea părţilor interesate. Este recomandat ca înainte de începerea procesului de facilitare publică să fie făcut un exerciţiu de identificare amănunţită a părţilor interesate. Un asemenea exerciţiu asigură faptul că facilitatorul public cunoaşte dinainte mediul părţilor interesate. Astfel, structurează procesul de facilitare şi reduce riscul de excludere (neintenţionată) a unor anumite părţi-cheie. Va fi necesară definirea ariei şi activităţii fostei mine şi concentrarea pe impacturile specifice asupra oamenilor (grupurilor de oameni).● Ar trebui luate în considerare întotdeauna următoarele părţi interesate:– primăria: primarii oraşelor, viceprimarii şi consilierii importanţi;– organizaţiile neguvernamentale sociale şi de mediu locale;– agenţiile de stat locale sau regionale stabilite în comunitate, în special cele care au de-a face cu probleme sociale şi de mediu;– cetăţenii● proprietarii adiacenţi;● angajaţii;● vecinii apropiaţi;● alţii.– mass-media locală;– liderii religioşi.● Definirea pe larg a părţilor interesate. Lista părţilor interesate nu se limitează neapărat la cei menţionaţi mai sus. Acestea pot fi diferite în fiecare comunitate. Este important ca părţile interesate să fie definite cât mai pe larg posibil. De exemplu, cetăţenii dintr-o comunitate învecinată pot de asemenea ridica probleme privitoare la închiderea minei.● Analiza amănunţită a părţilor interesate. Pentru a înţelege mai bine mediul părţilor locale interesate şi comunitatea în general, se recomandă să se facă de asemenea o analiză amănunţită a acestora. Această analiză poate cuprinde:– aspectele sociale, de sănătate, educaţionale şi demografice ale comunităţii locale şi, dacă este cazul, şi ale comunităţilor învecinate;– o repartizare a principalelor părţi interesate după un criteriu al dorinţelor, preocupărilor şi al problemelor. Aceasta va include o cuantificare a potenţialilor susţinători ai comunităţii şi a "oponenţilor" cu privire la atitudinile, dorinţele, preocupările şi problemele lor legate de proiect.● Liderii grupului părţilor interesate. Pentru a îmbunătăţi şi simplifica procesul de facilitare publică este important să se identifice liderii grupurilor părţilor interesate, care în procesul de facilitare publică vor avea rol de reprezentare pentru grupul din care provin. Este foarte important să se asigure că aceşti lideri de opinie oferă o bună reprezentare pentru comunitatea locală.● Reevaluarea părţilor interesate. Grupurile interesate, liderii lor şi relevanţa poziţiei lor în comunitatea locală şi în relaţie cu proiectul trebuie să fie evaluate în mod continuu.Pasul 2 – Organizarea primei sesiuni de întâlniri de informare şi consultare – etapa de preproiectareScopÎn pasul 2 comunitatea locală şi alte părţi interesate de proiect sunt informate şi consultate în legătură cu procesul de închidere a minelor în general, fazele activităţii, tipul de probleme şi preocupările care pot fi luate în considerare, pentru a fi incluse în proiect încă înainte ca etapa de proiectare să înceapă.În această fază informarea şi consultarea au şi scopul de a asigura că toate aspectele legate de funcţionarea fostei mine sunt incluse în proiect.În această fază comunitatea şi părţile externe interesate au posibilitatea să îşi exprime dorinţele şi preocupările cu privire la procesul de închidere a minelor. Este obligaţia facilitatorului public, în cooperare cu autoritatea contractantă, să organizeze acest proces de informare, să se documenteze şi să discute dorinţele şi preocupările comunităţii şi ale altor părţi interesate.Activităţi● Pregătirea unei fişe de prezentare despre proces în general şi cu detalii despre zona care urmează a fi închisă● Emiterea unui comunicat de presă● Afişarea posterelor în locuri strategice în comunitatea locală (municipalitate, centre de informare, zone din apropierea amplasamentului etc.)● Publicarea unui anunţ în ziarul local● Organizarea primei întâlniri la primărie pentru a informa şi consulta comunitatea cu privire la procesul de închidere a minelor: paşi şi implicaţii● Organizarea primei întâlniri a grupului consultativ– Întâlnire introductivă pentru a explica rolul grupului consultativ– Prima consultare a membrilor grupului consultativ legată de procesul de închidere a minelor● Reconsiderarea după prima întâlnire şi a altor părţi interesate pentru a fi invitate în grupul consultativ● Trecerea în revistă a problemelor şi dorinţelor comunităţii locale şi ale altor părţi interesate după primele întâlniri de la primărie şi ale grupului consultativ● Raportarea şi discutarea acestor probleme şi dorinţe cu executantul şi autoritatea contractantăDocumentele elaborate● Procesul-verbal al întâlnirii de la primărie● Procesul-verbal al întâlnirii grupului consultativ● Trecerea în revistă a problemelor şi dorinţelor relevante ale fiecărui grup de părţi interesate● Procesul-verbal al discuţiei cu autoritatea contractantă şi cu executantulOrganizarea şi conducerea unei întâlniri la primărieÎn continuare sunt descrişi paşii de urmat pentru a organiza o întâlnire productivă şi eficientă la primărie. Rolul întâlnirii de la primărie în procesul de facilitare publică pentru închiderea minelor este descris şi în anexa nr. 1.Scopul unei întâlniri la primărieCând se organizează o întâlnire la primărie trebuie reţinute scopul şi obiectivele pentru care a fost organizată. Această întâlnire serveşte la informarea comunităţii locale largi cu privire la procesul de închidere a minei şi oferă posibilitatea, sub o formă limitată, de a consulta comunitatea cu privire la proiectul de închidere a minei.Având în vedere că o întâlnire la primărie este o adunare a oamenilor într-un cadru mai larg, organizarea ei implică de obicei pregătiri intense. Pentru a fi eficientă şi a aduce rezultate pentru procesul de facilitare publică, întâlnirea de la primărie trebuie să fie bine pregătită în prealabil şi bine structurată. Toate informaţiile relevante trebuie transmise participanţilor la întâlnire şi aceştia ar trebui să aibă posibilitatea, dacă doresc, de a răspunde la aceste informaţii.Activităţi1. Schiţarea agendei întâlnirii şi invitarea vorbitorilora) Asiguraţi-vă că toţi vorbitorii invitaţi îşi notează data şi ora întâlnirii în agenda lor. … b) O propunere pentru agenda întâlnirii … ● Introducerea făcută de facilitatorul public. Descrie procesul de facilitare publică la închiderea minei, incluzând instrumentele de facilitare publică care trebuie implementate în comunitate.● Salutul de bun venit al primarului● Prezentarea generală a executantului de proiect (proiectantul sau contractorul, în funcţie de stadiul proiectului)● Sesiune de întrebări şi răspunsuri cu auditoriul. Facilitatorul va conduce sesiunea şi întrebările vor fi preluate direct de către executant sau facilitator.● Cuvântul de încheiere al facilitatorului. Descrie paşii următori în procesul de facilitare publică pentru închiderea minei, incluzând raportarea înapoi către comunitate.2. Alegeţi şi rezervaţi locaţia întâlniriia) Asiguraţi capacitatea suficientă de locuri. … b) Rezervaţi o masă mare ca masă de prezidiu pentru toţi vorbitorii. … c) Dacă este posibil şi necesar, organizaţi un sistem de sunet şi microfoane, video-proiector, laptop. … 3. Invitaţi comunitatea la întâlnirea) Invitaţii prin posterele afişate în zone centrale şi strategice din comunitate … b) Informaţi liderii comunităţii: preoţi, oficiali ai primăriei etc. Rugaţi-i să informeze comunitatea … 4. Aranjarea săliia) Aranjaţi masa de prezidiu în faţa sălii, cu vederea spre auditoriu. … b) Plasaţi scaune în rânduri, cu faţa spre masa de prezidiu. … c) În funcţie de numărul persoanelor prezente, amplasaţi strategic microfoane prin sală. … d) Amplasaţi un microfon pe masa de prezidiu. … 5. Prezidarea întâlniriia) Facilitatorul va conduce discuţia de-a lungul întâlnirii. … b) Facilitatorul va explica scopul întâlnirii şi regulile de intervenţie. Doar facilitatorul alocă timpul de vorbire şi invită la cuvânt doritorii. … c) Recapitulaţi întrebările dacă nu au fost clar exprimate şi verificaţi cu persoana care a pus întrebarea pentru a evita confuziile. … d) Menţineţi pe cât posibil planificarea timpului de întâlnire. … e) Ţineţi discuţia sub control. Întrerupeţi discuţiile în contradictoriu dacă acestea scapă de sub control. … f) La sfârşitul întâlnirii, facilitatorul trebuie să clarifice în faţa audienţei următorii paşi din proiectul de închidere a minei, inclusiv modul de raportare a problemelor ridicate. … Obţinerea unor rezultate optime din întâlnirea la primărie● Stabilirea clară a scopului discuţiei● Selectarea participanţilor cu ajutorul liderilor locali şi a altor surse importante de informare din comunitate. În timpul selectării participanţilor se va ţine cont de particularităţile lor sociale şi/sau profesionale, pentru a preveni monopolizarea discuţiei de către unii participanţi.● Asigurarea unei atmosfere confortabile şi plăcute în timpul discuţiilor● Începerea discuţiei cu o scurtă introducere, în timpul căreia va fi explicat scopul întâlnirii● Facilitarea discuţiei cu suficientă autoritate pentru a o menţine pe făgaşul iniţial, dar şi cu suficientă sensibilitate pentru a include în discuţie cât mai mulţi participanţi● Evitarea întrebărilor care solicită răspuns de tipul "da" sau "nu"● Evitarea utilizării întrebărilor care încep cu "de ce?" Aceste întrebări par să solicite un răspuns evident, logic. Uneori participanţii la discuţie nu pot răspunde la ele şi inventează rapid un răspuns ce pare a fi rezonabil. Sau aceste întrebări ar putea suna ca o interogare, ceea ce-i poate face pe participanţi defensivi şi ei vor oferi un răspuns acceptabil din punct de vedere social● Adresarea unor întrebări clare, pe înţelesul participanţilor● Formularea unor întrebări scurte. Întrebările ar trebui să fie simple, nu compuse din două sau 3 părţi.● Întrebările vor fi formulate astfel ca oamenii să nu se simtă jenaţi sau vinovaţi.● Nu se vor face aprecieri asupra subiectelor sau argumentelor acceptabile sau inacceptabile.● Încurajarea şi controlul discuţiei. Pe tot parcursul şedinţelor moderatorul va încuraja discuţia şi va verifica corelarea desfăşurării ei cu obiectivele propuse. Cea mai eficientă metodă de încurajare a participării este de a explica în mod adecvat scopul întrunirii chiar de la începutul întâlnirii şi de a accentua importanţa contribuţiei participanţilor.● Crearea şi păstrarea unei atmosfere calde în timpul şedinţelor, pentru ca participanţii să se simtă confortabil. Moderatorul va fi lipsit de prejudecăţi şi deschis pentru discuţie.● Pauzele şi provocările. Pauzele sunt efectuate de către moderator pentru a permite participanţilor să se gândească mai mult asupra subiectului discutat. Ele facilitează de asemenea implicarea unor vorbitori noi cu comentarii la subiectul dat. Pauza poate fi folosită şi pentru a stabili un contact vizual cu un participant mai timid, încurajându-l să vorbească.● Întrebări-şablon. Utilizarea întrebărilor-şablon de către moderator poate încuraja participanţii să ofere mai multe informaţii despre subiectele discutate. Exemple de întrebări şablon: "Aţi putea să explicaţi în continuare?", "Aţi putea să daţi un exemplu referitor la aceasta?", "Eu nu înţeleg…".● Parafrazarea. O întrebare poate fi parafrazată, dacă membrii grupului întâmpină dificultăţi în oferirea unui răspuns.● Întrebări de reamintire. Această tehnică e menită să menţină caracterul viu al discuţiei. Ea permite revenirea la întrebarea precedentă şi este uneori o punte de legătură între opiniile diferiţilor subiecţi şi de atragere a noilor subiecţi în discuţie. Exemplu de întrebare: "Domnule X, dumneavoastră aţi spus că niciodată nu aţi depus o plângere la Departamentul de revendicare a plângerilor, deoarece aceasta este o procedură prea complicată. Domnule Y, dumneavoastră vedeţi vreo piedică în depunerea unei plângeri?"● Toate ideile participanţilor trebuie să fie notate. Pentru aceasta, facilitatorul:– va nota într-un carnet toate răspunsurile;– va ruga pe cineva dintre participanţi să noteze răspunsurile;– va utiliza notiţele pentru recapitulare pe parcursul discuţiei;– va utiliza notiţele la scrierea raportului.● Facilitatorul va conduce discuţia spre concluzii concrete. În acest scop:– va recapitula ce a fost discutat;– va informa participanţii în ce mod vor fi utilizate rezultatele discuţiei;– în cazul în care discuţia nu are obiective practice, va menţiona că unele discuţii au ca scop schimbul de păreri şi nu presupun rezultate concrete.Modelul de structurare a comunicatului de presăMai jos este descrisă structura generală a comunicatului de presă ce poate fi utilizat de către facilitatorul public. Un comunicat de presă trebuie să fie întotdeauna concis şi la subiect, explicaţiile lungi trebuie evitate.1. Localitatea şi data2. Titlu scurt şi "cu priză", care să exprime foarte pe scurt anunţul sau conţinutul3. Sumarul comunicatului de presă cu caractere aldine sau italice deasupra textului comunicatului4. Textul comunicatului de presă: maximum 2 pagini5. Structura textului:● Introducere● Informaţiile facilitatorului● Explicaţii suplimentare, dacă este necesar● Concluzii6. Pentru mai multe informaţii: numele şi detaliile de contact ale facilitatorului publicPasul 3 – Raportarea către comunitate a primelor discuţii cu autoritatea contractantă şi executantul – etapa de proiectareScopDupă pasul 2 – primele şedinţe de informare-consultare, este esenţial ca facilitatorul public să informeze comunitatea în legătură cu discuţiile sale cu autoritatea contractantă şi cu executantul, în vederea menţinerii încrederii comunităţii locale. De asemenea, facilitatorul trebuie să informeze toate părţile interesate despre paşii din etapa de proiectare.Activităţi● Organizarea celei de-a doua întâlniri a grupului consultativ pentru a discuta rezultatul întâlnirii cu executantul şi cu autoritatea contractantă● Organizarea unei întâlniri suplimentare la primărie pentru a informa comunitatea locală asupra discuţiilor cu autoritatea contractantă şi cu executantul (opţional)● Organizarea unor interviuri în mass-media locală (radio, ziar), pentru a explica primii paşi în procesul de facilitare şi pentru a informa despre discuţiile cu autoritatea contractantă şi cu executantul (opţional)Documentele elaborate● Procesul-verbal al întâlnirii grupului consultativ● Procesul-verbal al întâlnirii de la primărie● Decupaje din ziar şi înregistrări radioConducerea unei întâlniri a grupului consultativMai jos este o descriere a activităţilor referitoare la grupul consultativ, împărţit în două categorii: grupul consultativ pentru o anumită problemă şi grupul consultativ general pentru proiect. În anexa nr. 1 este prezentată o descriere suplimentară a structurii grupului consultativ.Grupul consultativ pentru o anumită problemăActivităţi1. Identificaţi problema: de obicei o problemă care afectează un grup larg din comunitatea locală.Exemplul 1: construirea unui drum de acces către amplasamentul minier care generează poluare cu praf pentru locuitorii adiacenţi amplasamentului.Exemplul 2: În proiectele de închidere de mine nivelul pânzei freatice poate fi ridicat dacă scoaterea apei din mină este oprită, lucru care duce la inundaţii, afectând gospodăriile adiacente.2. Identificaţi liderii comunităţii afectate de problemă. Verificaţi împreună cu părţile externe interesate şi aleator cu membrii individuali ai comunităţii dacă aceşti lideri reprezintă bine comunitatea.3. Organizaţi şedinţe cu toţi liderii comunităţii sau cu toţi membrii comunităţii, în funcţie de mărimea comunităţii afectate de problemă, şi executantul proiectului.4. Stabiliţi şi comunicaţi agenda întâlnirii, preferabil în avans.5. Prezidarea discuţiei: clarificaţi că facilitatorul public conduce discuţia şi deţine procesul de facilitare publică.6. Facilitatorul public clarifică faptul că persoanele individuale interesate sunt sfătuite să nu abordeze executantul sau autoritatea contractantă direct sau fără implicarea facilitatorului public.7. Facilitatorul public subliniază faptul că transmiterea prin mass-media a informaţiilor de către persoane individuale interesate, fără consultarea cu facilitatorul, poate avea efecte contraproductive.8. La sfârşitul întâlnirii rezumaţi subiectele discutate şi stabiliţi date-limită pentru urmărire sau raportare.Grupul consultativ general pentru proiectActivităţi1. Alcătuirea grupului consultativ ar trebui să fie bazată pe analiza părţilor interesate, incluzând identificarea liderilor comunităţii şi ai altor părţi interesate.2. Facilitatorul public trebuie să urmărească să menţină în mare parte aceeaşi alcătuire a grupului consultativ de-a lungul procesului de închidere a minei.3. Organizaţi discuţii preliminare cu posibilii membri ai grupului consultativ.4. Stabiliţi şi comunicaţi agenda întâlnirii pentru fiecare întâlnire, preferabil în avans.5. Prezidaţi discuţia: clarificaţi faptul că facilitatorul public conduce discuţia şi controlează procesul de facilitare publică.6. Facilitatorul public clarifică faptul că persoanele individuale interesate sunt sfătuite să nu abordeze executantul sau autoritatea contractantă direct ori fără implicarea facilitatorului public.7. La sfârşitul întâlnirii rezumaţi subiectele discutate şi stabiliţi date-limită pentru urmărire sau raportare.Pasul 4 – Organizarea celei de-a doua sesiuni de întâlniri de informare şi consultare pe baza proiectului preliminar de închidere a minei – etapa de proiectareScopOdată ce executantul depune prima variantă a proiectului de închidere a minei, părţile interesate au ocazia să îşi exprime preocupările privitoare la proiect. Este obligaţia facilitatorului să înlesnească procesul de informare şi consultare a comunităţii locale şi a celorlalte părţi interesate şi să discute problemele ridicate de autoritatea contractantă şi de executant.Activităţi● Realizaţi şi distribuiţi fişe de prezentare/broşuri care să explice proiectul de închidere a minei.● Actualizaţi pagina de internet cu informaţii despre proiectul de închidere a minei (opţional).● Organizaţi o întâlnire la primărie pentru a informa şi a consulta comunitatea locală despre proiectul de închidere a minei.● Organizaţi o întâlnire a grupului consultativ pentru a se consulta cu privire la proiectul de închidere a minei.● Raportaţi şi discutaţi cu executantul şi cu autoritatea contractantă problemele apărute.Documentele elaborate● Procesul-verbal de la a doua întâlnire la primărie● Procesul-verbal de la a doua întâlnire a grupului consultativ● Trecerea în revistă a problemelor apărute cu privire la proiectul de închidere a minei● Procesul-verbal al discuţiilor cu executantul şi autoritatea contractantăPasul 5 – Organizarea celei de-a treia sesiuni de întâlniri de informare şi consultare pe baza proiectului final de închidere a minei şi anunţarea începerii lucrărilor – finalizarea etapei de proiectare sau faza de început a etapei de execuţieScopÎn acest stadiu al închiderii minelor comunitatea locală şi celelalte părţi interesate vor fi informate cu privire la proiectul final. Simultan facilitatorul va raporta încorporarea problemelor ridicate anterior în relaţie cu proiectul final. De asemenea, cei interesaţi vor fi informaţi despre modul în care va avea loc implementarea proiectului.Activităţi● Realizaţi şi distribuiţi broşuri care să explice proiectul final de închidere a minei, includeţi şi explicaţi concesiile făcute comunităţii locale şi altor părţi interesate în proiect.● Emiteţi un comunicat de presă despre proiectul final de închidere a minei (opţional).● Actualizaţi pagina de internet cu informaţii despre proiectul de închidere a minei (opţional).● Organizaţi o întâlnire la primărie pentru a informa comunitatea locală despre proiectul final de închidere a minei şi modul cum vor fi desfăşurate lucrările.● Organizaţi o întâlnire a grupului consultativ pentru a discuta proiectul final de închidere a minei.● Raportaţi şi discutaţi orice probleme nou-apărute cu autoritatea contractantă.● Organizaţi interviuri la radio şi ziar pentru a explica proiectul final de închidere a minei.Documentele elaborate● Comunicatul de presă● Procesul-verbal al întâlnirii grupului consultativ● Procesul-verbal al întâlnirii de la primărie● Procesul-verbal al întâlnirii cu autoritatea contractantă● Decupaje din ziar sau înregistrări radioPasul 6 – Facilitarea problemelor şi a preocupărilor apărute în timpul fazei de execuţie a proiectului – etapa de execuţie a proiectuluiScopÎn acest stadiu al proiectului de închidere a minei activităţile facilitatorului vor avea mai mult un caracter ad-hoc. Rolul facilitatorului public va fi să înlesnească dialogul privitor la problemele apărute în faza de execuţie a proiectului. Problemele care ar putea sa apară în această fază nu pot fi planificate dinainte, deşi unele probleme ar putea fi prevăzute dacă analiza iniţială şi consultarea părţilor interesate sunt făcute în amănunt. Sprijinul facilitatorului va fi iniţiat ca o reacţie la problemele apărute în comunitate sau la cererea expresă a autorităţii contractante.Activităţi● Organizaţi întâlniri regulate ale grupului consultativ pentru a discuta problemele apărute în comunitatea locală.● Organizaţi întâlniri ad-hoc cu anumite părţi interesate pentru a discuta probleme foarte specifice, dacă este necesar.● Organizaţi întâlniri ad-hoc la primărie în cazul apariţiei unor modificări majore ale proiectului.● Facilitaţi dialogul dintre părţile interesate în proiectul de închidere a minei când apar probleme ad-hoc legate de comunitate sau individuale.Documentele elaborate● Procese-verbale ale întâlnirilor organizateFacilitarea dialoguluiFacilitarea dialogului în cazul apariţiei problemelor sau a conflictelor nu este întotdeauna uşoară. În timpul discuţiilor despre închiderea minelor pot răbufni emoţii, făcând înţelegerea reciprocă mai greu de atins. Un rol important al facilitatorului este să rămână întotdeauna calm şi să fie văzut ca independent faţă de orice parte interesată. În cadrul unui dialog facilitatorul trebuie să ia în considerare următoarele:● Facilitatorul stabileşte scopul, parametrii şi obiectivele dialogului.● Facilitatorul permite fiecărei părţi interesate să ia cuvântul şi să îşi explice poziţia.● Persoanele intervievate pot pune în discuţie sau accentua problemele importante pentru ei personal.● Facilitatorul este neutru: el tratează toţi participanţii la întâlnire cu respect egal.● Facilitatorul permite discutarea atât a soluţiilor, cât şi a problemelor.● De obicei, interviul decurge într-o atmosferă relaxată şi deschisă, permiţând stabilirea încrederii reciproce între intervievat şi intervievator şi asigurând un schimb deschis de informaţie.● Facilitatorul urmăreşte pe parcursul întâlnirii atingerea unui consens sau găsirea unui compromis.● Facilitatorul întotdeauna încheie şedinţa şi stabileşte în mod realist o continuare sau prefigurează orizontul unei posibile soluţii.● În cazul în care o soluţie nu va fi la îndemână din cauza unor cereri extreme sau de nesatisfăcut, facilitatorul nu va ezita să exprime acest lucru în mod clar, pentru a evita orice neînţelegeri sau aşteptări nerealiste.Pasul 7 – Organizarea întâlnirilor finale de informare şi consultare pe baza finalizării execuţiei lucrărilor de închidere a minei – finalizarea etapei de execuţieScopFinalizarea proiectului şi terminarea oficială a lucrărilor reprezintă un moment potrivit pentru a prezenta lucrările realizate, posibil chiar într-un cadru festiv. Cu toate acestea, în timpul întâlnirilor organizate de facilitatorul public încă mai pot fi ridicate probleme, care vor trebui luate în considerare şi discutate cu executantul şi cu autoritatea contractantă.Activităţi● Emiteţi comunicatul de presă privind finalizarea proiectului de închidere a minei (opţional).● Actualizaţi pagina de internet cu informaţii despre finalizarea proiectului de închidere a minei (opţional).● Organizaţi o întâlnire la primărie pentru a informa comunitatea despre finalizarea proiectului de închidere a minei, posibil cu un caracter mai festiv (opţional).● Sugeraţi un eveniment festiv pe amplasament, pentru a arăta ce a fost îndeplinit şi posibil pentru a demara activităţile postînchidere, de exemplu, lansarea parcului industrial, a unui loc de agrement etc.● Organizaţi o întâlnire cu grupul consultativ pentru a discuta despre finalizarea proiectului de închidere a minei.● Raportaţi şi discutaţi orice problemă suplimentară ridicată în timpul întâlnirilor cu executantul şi autoritatea contractantă.Documentele elaborate● Comunicatul de presă● Procesul-verbal al întâlnirii finale de la primărie● Procesul-verbal al întâlnirii cu grupul consultativ● Trecerea în revistă a problemelor ridicate cu privire la finalizarea proiectului de închidere a minei● Procesul-verbal al întâlnirii avute cu executantul şi autoritatea contractantăPasul 8 – Facilitarea postexecuţie – etapa postexecuţieScopŞi în timpul fazei de postexecuţie a proiectului mai pot să apară probleme legate de proiectul închiderii minei. Problemele pot să apară mult timp după ce lucrările au fost finalizate. Este obligaţia facilitatorului să se asigure că oamenii ştiu unde îşi pot face cunoscute problemele. Sprijinul său ar putea fi necesar în facilitarea, în rezolvarea sau în abordarea acestor probleme.Activităţi● Organizaţi întâlniri ocazionale ale grupului consultativ pentru a discuta problemele apărute în timpul fazei de postexecuţie.● Organizaţi întâlniri ad-hoc separate cu părţile interesate în cazul apariţiei unor probleme specifice.● Raportaţi şi discutaţi problemele cu executantul şi autoritatea contractantă.Documentele elaborate● Procesul-verbal al şedinţelor organizate +
Anexa 1––-la ghid––-Instrumente şi activităţi pentru informareaşi consultarea publicăSetul instrumentelor şi activităţilor suport în procesul de informare şi consultare poate fi împărţit în cele focalizate pe informarea comunităţilor locale şi, respectiv, cele care ajută la stabilirea unui dialog consultativ.Instrumentele de facilitare publică ajută în structurarea şi eficientizarea procesului de facilitare publică. Instrumentele trebuie definite în avans şi folosite în diferitele stadii ale procesului de facilitare a închiderii minelor. Mai jos sunt descrise instrumentele şi activităţile recomandate în consultarea publică şi în furnizarea de informaţii pentru facilitarea publică în timpul activităţilor de închidere a minelor.Informarea publică este un efort mai mult sau mai puţin continuu de a informa publicul în legătură cu evoluţia proiectului. Prin sporirea eficacităţii acestei funcţii ne asigurăm că mai mulţi oameni sunt conştienţi de faza de proiectare şi realizare şi că niciun grup de părţi interesate nu este lăsat deoparte în activităţile de consultare şi facilitare specifice. Majoritatea instrumentelor de informare publică pot fi folosite şi în procesul de consultare şi facilitare publică.Instrumente şi activităţi de consultare● Grupul consultativ. Grupul consultativ este un element-cheie în procesul de facilitare publică din moment ce va fi principalul organism de discuţii dintre comunitatea locală, executant, autoritatea contractantă şi alte părţi interesate în timpul închiderii minelor. Grupul consultativ poate fi folosit pentru a informa şi consulta comunitatea locală în proiectul de închidere a minelor, precum şi pentru a facilita rezolvarea problemelor. Grupul consultativ va fi constituit din, dar nu va fi limitat la:● diferite părţi interesate din cadrul comunităţii sau reprezentanţi ai grupurilor de părţi interesate;● primarul sau alţi reprezentanţi ai primăriei;● reprezentanţii organizaţiilor neguvernamentale regionale;● liderii religioşi;● reprezentantul executantului.Grupul consultativ monitorizează de asemenea proiectul de închidere a minelor pe parcursul întregului proces de facilitare publică. Grupul consultativ va fi prezidat de facilitatorul public, la întâlnire fiind prezent şi executantul. Cu toate acestea, în funcţie de sensibilitatea subiectelor ce urmează a fi discutate în timpul întâlnirilor grupului consultativ, facilitatorul poate decide să ţină întâlnirile grupului consultativ fără prezenţa executantului şi să abordeze problemele discutate la şedinţele avute separat cu executantul. Dacă executantul nu este prezent la întâlnire şi facilitatorul abordează problemele discutate separat cu executantul, este important ca facilitatorul să aibă grijă ca părţile afectate să fie informate pe scurt cu privire la rezultatul discuţiilor dintre facilitator şi executant.Grupul consultativ funcţionează în principal ca un organism care discută despre procesul de închidere a minelor ca un întreg. Totuşi, opţional, pot fi stabilite grupuri consultative pentru probleme separate care afectează un anumit grup de părţi interesate.● Întâlnirile la primărie. Acestea sunt adunări extinse ale comunităţii într-un loc central, care pot întruni un număr mai mare de oameni. Întâlnirile de la primărie servesc la informarea comunităţii largi despre planurile şi evoluţia închiderii minei. Este recomandat ca o întâlnire organizată la primărie să fie condusă de facilitatorul public şi să aibă următoarea structură:● introducere făcută de facilitatorul public;● cuvânt de bun venit din partea primarului;● prezentare generală făcută de executant;● sesiune de întrebări şi răspunsuri cu audienţa: facilitatorul va conduce sesiunea şi întrebările vor fi preluate direct de către executant sau facilitator.În principiu, se recomandă ca o întâlnire la primărie să aibă loc de cel puţin 4 ori în timpul diferitelor etape ale procesului de închidere a minei. Totuşi ar trebui organizate mai multe întâlniri de acest gen atunci când au loc modificări majore ale proiectului de închidere a minei. Întâlnirile de la primărie nu trebuie neapărat să implice întreaga comunitate, ci pot cuprinde doar partea comunităţii care este cea mai afectată de închiderea minei sau de anumite modificări din cadrul proiectului de închidere a minei.● Întâlnirile cu anumite părţi interesate afectate de acţiuni specifice. În cazul în care un anumit grup al comunităţii este afectat în mod special de proiectul închiderii minei, este recomandat să se ţină întâlniri separate cu acest grup, pentru a aborda problemele lor în afara scopului întâlnirilor de la primărie şi ale grupului consultativ. Aceste întâlniri ar trebui organizate de facilitatorul public şi la ele ar trebui să fie prezent şi executantul. În cazul în care acel grup specific al comunităţii nu doreşte să îşi discute problemele şi preocupările direct cu executantul, facilitatorul trebuie să conducă şedinţa fără prezenţa executantului.● Linia telefonică pentru sesizări/plângeri. Pentru a asigura că membrii comunităţii care nu se simt suficient de bine reprezentaţi de membrii grupului consultativ sunt incluşi în procesul de facilitare publică, este important să se înfiinţeze o linie telefonică unde cetăţenii îşi pot exprima problemele şi preocupările cu privire la procesul de închidere a minei. În funcţie de mărimea comunităţii locale, această linie telefonică poate fi conectată direct la facilitatorul public. Alternativ, în cazul în care facilitatorul public nu are capacitatea să preia prea multe convorbiri telefonice, o linie telefonică poate fi înfiinţată în unitatea de coordonare a facilitării publice centrale din cadrul autorităţii contractante. Problemele şi preocupările ridicate de membrii comunităţii la telefon vor fi selectate de către facilitatorul public local pe baza importanţei şi a relevanţei lor. Problemele selectate vor fi apoi discutate în grupul consultativ, conform celor descrise mai sus.● Căsuţa poştală pentru sesizări/plângeri. Cu un scop similar cu linia telefonică este recomandat să se plaseze o căsuţă poştală pentru sesizări/plângeri într-o locaţie centrală, spre exemplu un birou public de informare la primărie, pentru cetăţenii care nu se simt suficient de bine reprezentaţi în grupul consultativ sau care cred că problemele ori preocupările lor nu au fost suficient adresate. Sesizările vor fi analizate şi se va evalua dacă vor fi discutate de către facilitatorul public în cadrul grupului consultativ. Se recomandă ca facilitatorul public să stabilească un anumit interval de timp pentru răspunsul la nemulţumiri, pentru a putea fi văzut de comunitate ca un interlocutor credibil.● Detectarea problemelor auxiliare. Se recomandă ca facilitatorul public să ţină evidenţa problemelor auxiliare ale proiectului de închidere a minei. Deseori, problemele şi preocupările sunt exprimate în afara canalelor de facilitare stabilite, de exemplu în mass-media locală şi centrală. În cazul în care apar aceste probleme auxiliare este responsabilitatea facilitatorului public să evalueze dacă ele trebuie discutate în cadrul grupului consultativ.Instrumente informaţionale pentru îmbunătăţirea facilitării publice● Broşuri. Pentru a asigura transparenţa şi o mai bună înţelegere a publicului în comunitatea locală se recomandă elaborarea unor broşuri care să explice într-un limbaj uşor de înţeles procedura de închidere a minei, măsurile şi planul aferent. Facilitatorul public pregăteşte textul broşurii, cu sprijinul unităţii de coordonare pentru facilitarea publică din cadrul autorităţii contractante. Broşurile ar trebui să fie puse la dispoziţie cu sprijinul primăriei şi trebuie să conţină informaţii detaliate cu privire la proiectul de închidere a minei. Broşura ar trebui să fie un document de format A4, pe hârtie mată, care să conţină toate informaţiile. Trebuie distribuit cu sprijinul primăriei pe toată raza comunităţii locale.● Poster. Pentru a anunţa întâlnirile de la primărie şi pentru a furniza informaţiile de bază despre proiectul închiderii de mină este recomandat să se facă un poster simplu de format A3, pe hârtie mată. Posterul trebuie afişat în locuri strategice din cadrul comunităţii, de exemplu în primărie, în birourile de informare publică sau în apropierea bisericii (lor) locale.● Pagina de internet pentru informare publică. Deşi este probabil ca mulţi dintre cei interesaţi din rândul comunităţii locale să nu aibă acces la internet, pentru motive de transparenţă se recomandă totuşi ca informaţiile cu privire la închiderea minei să fie disponibile pe o pagină web. Pagina trebuie să fie constituită din următoarele informaţii (dar nu trebuie în niciun caz limitată la aceste informaţii):– explicaţii ale planului de închidere a minei într-un limbaj accesibil (de exemplu, prin postarea broşurii descrise mai sus pe pagina de internet);– explicaţii ale măsurilor colaterale întreprinse pentru a atenua problemele sociale şi de mediu;– descrierea procesului de facilitare publică prin postarea minutelor întâlnirilor şi a agendei de facilitare publică;– alte informaţii relevante.● Biroul de informare publică. Multe (foste) oraşe miniere din România au birouri de informare publică. Aceste birouri pot îndeplini şi un rol în procesul de facilitare publică şi de aceea trebuie să se lucreze într-o relaţie strânsă cu facilitatorul public. Biroul de informare publică trebuie să aibă informaţii disponibile despre proiectul de închidere a minei şi despre evoluţia proiectului. De asemenea, ar putea să ia la cunoştinţă sau să consemneze nemulţumirile, sesizările şi comentariile cetăţenilor cu privire la proiectul de închidere a minei şi să le înmâneze facilitatorului public.● Relaţiile cu mass-media. Mass-media locală poate fi un bun instrument pentru a transmite informaţii către comunitatea locală şi pentru a explica diferite aspecte ale proiectului de închidere a minei. De aceea este important ca facilitatorul să stabilească relaţii cu media locală (ziare locale, staţii radio locale şi televiziuni locale). Următoarele instrumente pot fi folosite pentru a comunică prin intermediul mass-mediei locale cu comunitatea locală:– Comunicate de presă. Un document de maximum două pagini care să descrie într-un limbaj accesibil şi într-un mod bine structurat diferite aspecte ale proiectului de închidere a minei.– Interviuri. Este important ca jurnalistul să trimită întrebările interviului anticipat pentru ca facilitatorul public să poată pregăti răspunsurile la întrebări înainte de interviu.● Alte instrumente. Facilitatorul public poate avea un număr de instrumente de comunicare disponibile pentru a-şi executa eficient şi corespunzător îndatoririle. În plus este recomandat ca facilitatorul public să aibă un ajutor la întocmirea proceselor-verbale ale întâlnirilor şi la organizarea aspectelor de logistică.– Prezentarea proiectului într-un limbaj accesibil. Pentru întâlniri cu diverse părţi interesate şi cu grupul consultativ, facilitatorul public trebuie să pregătească o prezentare standard (de exemplu, Power Point), într-un limbaj clar, în care să explice proiectul şi procedura pentru închiderea minei.– Document cu întrebări frecvente. Pentru a putea anticipa şi a răspunde corect şi complet la întrebări standard, este recomandat ca facilitatorul public, cu sprijinul unităţii de coordonare de facilitare publică din cadrul autorităţii contractante, să pregătească un document cu întrebările frecvente şi răspunsurile la acestea.– Asistenţă. În timpul întâlnirilor se recomandă ca facilitatorul public să primească asistenţă (ajutor) în luarea notiţelor şi la pregătirea proceselor-verbale ale întâlnirilor, deoarece el/ea nu va putea să prezideze şi să conducă întâlnirile şi în acelaşi timp să ia şi notiţe. +
Anexa 2––-la ghid––-Aptitudini şi atitudini recomandate pentru un facilitatorAptitudini● Abilităţi de comunicare, de adaptare a limbajului la cel al auditoriului● Abilităţi de facilitare şi moderare a discuţiilor de grup, prin implicarea tuturor factorilor interesaţi● Abilităţi de conducere, planificare şi organizare a unor întâlniri la scară mare● Capacitatea de a înţelege şi de a lucra cu o diversitate de oameni● Capacitatea de a înţelege şi a interpreta informaţiile în contextul comunităţii● Capacitatea de analiză şi sinteză● Abilitatea de a recunoaşte şi a gestiona/media potenţiale conflicte● Abilitaţi de gândire strategică● Capacitatea de a valorifica experienţele anterioare ale unui grup specific sau ale comunităţii● Capacitatea de a prioritiza, planifica şi organiza● Capacitatea de conştientizare a rolului/misiunii sale în comunitate şi de explicare a lui● Capacitatea de înţelegere a limitelor mandatului facilitatorului public pentru închiderea minelor● Capacitatea de înţelegere a importanţei lucrului în colaborare şi în parteneriat● Capacitate de înţelegere a dinamicii grupurilor – de recunoaştere a dinamicii socioeconomice şi sociopolitice● Capacitate de a arăta empatie● Capacitatea de a identifica sursele de informare despre o comunitate şi de a verifica acurateţea şi corectitudinea acestora● Abilitatea de a intră în contact şi de a construi relaţii cu persoane, organizaţii, instituţii● Capacitatea de a înţelege relaţiile în comunitate şi polurile de putere● Experienţe relevante pe care le poate împărtăşi grupului sau comunităţiiAtitudini● Imparţial, neutru şi obiectiv● Discret● Păstrează confidenţialitatea informaţiei dacă este necesar.● Flexibil şi tolerant● Abordează părţile interesate de pe poziţii egale.● Transparent● Lucrează cu profesionalism.● Respectă obiceiurile şi tradiţiile locale.● Respectă particularităţile culturii locale.● Încearcă întotdeauna să folosească resurse locale pe cât este posibil.● Este apolitic în relaţia cu comunitatea.● Promovează şanse egale pentru toţi membrii comunităţii.● Nu trebuie să se aştepte să primească şi nu acceptă avantaje materiale sau de altă natură de la comunitate.● Nu promovează şi nu sprijină interesele unor persoane sau grupuri în detrimentul interesului general al comunităţii.● Nu provoacă daune morale sau materiale membrilor comunităţii.Atitudinea faţă de colegii facilitatori● Împărtăşeşte cu colegii experienţa dobândită (în cadrul proiectului de închidere a minelor).● Recunoaşte şi acceptă alte metode de facilitare în afară de cele pe care le utilizează el însuşi/ea însăşi.● Contribuie la creşterea eficienţei activităţilor proiectului.● Se delimitează de orice activităţi care ar aduce prejudicii dezvoltării comunităţii.● Este informat şi respectă sfaturile altor colegi facilitatori (din cadrul proiectului de închidere a minelor).––––
