CELEX:32025D01951: Decizia Înaltului Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate din 6 martie 2025 referitoare la normele privind tratarea cererilor de acces public la documente deținute de reprezentanții speciali ai UE

1.   Cererea de acces la documente adresată unui RSUE se depune în scris, inclusiv în format electronic, prin e-mail, la adresa de e-mail funcțională EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Cererea se face într-un mod suficient de precis, pentru a permite RSUE să identifice documentul solicitat (documentele solicitate) și să prelucreze cererea în termenele prevăzute de regulament.

3.   De îndată ce cererea este înregistrată, solicitantului i se trimite o confirmare de primire.

4.   Datele cu caracter personal ale solicitanților sunt prelucrate în conformitate cu normele aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal (2).

1.   RSUE răspunde cererilor inițiale și celor de confirmare în termen de cincisprezece (15) zile lucrătoare de la data înregistrării cererii.

2.   Dacă cererea este imprecisă sau prea amplă în ceea ce privește domeniul de aplicare, RSUE contactează prompt solicitantul în vederea clarificării cererii sau a limitării domeniului său de aplicare, în conformitate cu articolul 6 alineatele (2) și (3) din regulament. În absența unui răspuns din partea solicitantului în termen de 10 zile lucrătoare, SEAE îl contactează din nou pe solicitant, acordând încă cinci zile lucrătoare pentru a clarifica sau a limita domeniul de aplicare al cererii, astfel încât SEAE să poată identifica documentele solicitate și să poată trata cererea în mod eficient. În cazul în care solicitantul nu furnizează o clarificare sau o limitare a domeniului de aplicare, cererea se consideră respinsă. Termenul de răspuns începe să curgă numai din momentul în care RSUE primește informațiile relevante din partea solicitantului.

3.   În cazuri excepționale, astfel cum se prevede la articolul 7 alineatul (3) sau la articolul 8 alineatul (2) din regulament, termenele pot fi prelungite cu 15 zile lucrătoare, în special:

Solicitantul trebuie să fie informat cu privire la orice astfel de prelungire și la motivele acesteia.

1.   Răspunsurile la cererile inițiale sunt semnate de către șeful biroului RSUE, care acționează în calitate de corespondent pentru accesul la documente în cadrul biroului RSUE relevant. În absența unui șef de birou, RSUE numește un corespondent pentru accesul la documente din rândul membrilor personalului.

2.   Răspunsurile la cererile de confirmare sunt semnate de către RSUE relevant.

3.   Fără a aduce atingere alineatelor de mai sus, în scopul tratării cererilor de acces la documente, atât în etapa inițială, cât și în etapa de confirmare, echipa pentru transparență a SEAE sprijină și consiliază RSUE și birourile acestora. Înaltul Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate este consultat, dacă este oportun, cu privire la decizia care urmează să fie luată în cazuri complexe.

1.   Atunci când un RSUE primește o cerere de acces la un document pe care îl deține, dar care provine de la un terț, acesta din urmă este consultat, cu excepția cazului în care este clar că documentul trebuie sau nu trebuie divulgat, având în vedere excepțiile prevăzute în regulament.

2.   Accesul la document se acordă fără consultarea terțului în cazul în care documentul a fost deja făcut public de către autorul său, a fost deja pus la dispoziția publicului de către instituțiile și organele UE sau în cazul în care este clar că divulgarea sau divulgarea parțială a conținutului său nu ar afecta în mod evident niciunul dintre interesele menționate la articolul 4 din regulament.

3.   Terțul trebuie consultat dacă documentul intră sub incidența articolului 9 din regulament sau dacă documentul provine de la un stat membru și statul membru a solicitat RSUE să nu divulge documentul fără acordul său prealabil, în temeiul articolului 4 alineatul (5) din regulament. O astfel de cerere din partea unui stat membru trebuie făcută în scris.

4.   Terțul este consultat în scris, acestuia acordându-i-se un termen rezonabil pentru a răspunde, ținând seama de termenele prevăzute la articolul 3 de mai sus. Terțul își prezintă avizul în scris.

5.   În absența unui răspuns din partea terțului în termenul stabilit sau în cazul în care terțul nu poate fi identificat sau nu poate fi găsit, RSUE decide cu privire la cerere având în vedere excepțiile prevăzute în regulament, ținând seama de interesele legitime ale terțului, pe baza informațiilor aflate la dispoziția RSUE.

6.   În cazul în care intenționează să acorde acces la un document în pofida avizului explicit al terțului, RSUE informează terțul cu privire la intenția sa de a divulga documentul în termenul aplicabil în temeiul regulamentului.

1.   Cererile de consultare a unui RSUE din partea unui stat membru sau a unei alte instituții, unui alt organ, unui alt oficiu sau unei alte agenții a Uniunii care a primit o cerere privind un document aflat în posesia sa, dar care provine de la un RSUE, se trimit prin e-mail la adresa EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   RSUE își prezintă avizul cu promptitudine, ținând seama de orice termen aplicabil pentru furnizarea unui răspuns și în termen de cel mult cinci zile lucrătoare.

1.   În cazul în care o cerere de acces la un document se referă la un document care intră sub incidența articolului 9 din regulament sau la un alt document clasificat în conformitate cu normele instituției în cauză, care protejează interesele esențiale ale Uniunii Europene sau ale unuia sau mai multor state membre, aceasta este tratată de funcționari care au dreptul să ia cunoștință de document.

2.   Orice decizie de refuz al accesului, integral sau parțial, la un document clasificat va fi motivată pe baza excepțiilor enumerate la articolul 4 din regulament. În cazul în care accesul la documentul solicitat nu poate fi refuzat pe baza acestor excepții, funcționarul care tratează cererea se asigură că documentul este declasificat înainte de a fi trimis solicitantului.

1.   Documentele la care se acordă accesul se trimit prin poștă sau e-mail. În cazul în care documentele solicitate sunt voluminoase sau dificil de tratat, solicitantul poate fi invitat să le consulte în locul în care sunt păstrate. Consultarea lor este gratuită.

2.   În cazul în care documentul a fost deja pus la dispoziția publicului, un răspuns poate consta în informarea solicitantului cu privire la modul de obținere a documentului solicitat, cum ar fi furnizarea referințelor de publicare sau indicarea adresei de internet unde este disponibil documentul.

3.   În cazul în care volumul copiilor documentelor care urmează să fie trimise prin poștă depășește 20 de pagini, solicitantului i se poate percepe o taxă de 0,10 EUR pe pagină, plus costurile de expediere. Taxele aferente altor tipuri de suport sunt stabilite de la caz la caz, fără a depăși o sumă rezonabilă.

1.   Documentele făcute publice de un RSUE în urma unei cereri de acces la documente sunt publicate cu sprijinul SEAE și găzduite, în acest sens, în registrul public al SEAE.

2.   În conformitate cu articolul 9 din regulament, documentele care intră sub incidența dispoziției respective sunt înscrise în registrul public al SEAE numai cu acordul emitentului.

1.   Prezenta decizie se aplică tuturor RSUE.

2.   Prezenta decizie produce efecte de la data adoptării.