ANEXA*) din 10 octombrie 2001

la Memorandumul de finanţare convenit între Guvernul României şi Comisia Europeană privind grantul acordat în cadrul Instrumentului pentru Politici Structurale de Preaderare pentru proiectul "Asistenţa în vederea organizării comitetelor de monitorizare ISPA în România", ratificat prin Ordonanţa Guvernului nr. 11/2002

ANEXAI

Descrierea operaţiunii

Îmbunătăţirea continuă a calităţii proiectelor este una dintre priorităţile clare ale strategiei ISPA şi, pe parcursul implementării, s-a constatat o nevoie crescândă pentru o monitorizare mai adecvată. Începând cu primăvara 2001 statele candidate au organizat Comitete de Monitorizare ISPA, care presupun resurse financiare pentru acoperirea cheltuielilor. Având în vedere că acestea sunt primele Comitete de Monitorizare pentru măsurile ISPA, va fi nevoie de asemenea şi de un ghid metodologic.

În conformitate cu Art.11 (2) CR 1266/99 privind coordonarea asistenţei în cadrul strategiei de pre-aderare, cheltuielile privind monitorizarea sunt eligibile pentru asistenţă din bugetul Comunităţii. Comitetul de Management şi-a dat avizul favorabil referitor la prevederile privind eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele finanţate prin ISPA.

Comitetul de Monitorizare, responsabil de monitorizarea proiectelor, prin prezentul Memorandum, va dispune de resursele financiare necesare in vederea derularii activitatilor sale, in conformitate cu cele specificate in Anexa

III si in documentul privind Asistenta Tehnica in 2001, aprobat pentru actiuni intreprinsa la initiativa si in numele Comisiei.

ANEXA II

Conditii generale aplicabile Memorandumurilor de finantare nerambursabilă din partea Comunitatii Europene, încheiate în cadrul programelor descentralizate de ajutor extern

Cuprins Dispozitii generale si administrative

1. 1. Obligatii generale

2. 2. Obligatii privind informarea si rapoartele tehnice si financiare

3. 3. Responsabilitate

4. 4. Conflict de interese

5. 5. Confidentialitate

6. 6. Publicitate

7. 7. Dreptul de proprietate / de utilizare a rezultatelor si echipamentelor

8. 8. Evaluarea Proiectului

9. 9. Modificarea Memorandumului 1O. Cesionarea

1. 11. Rezilierea Memorandumului

2. 12. Durata de desfasurare a Proiectului, prelungirea, suspendarea si data limita

3. 13. Legea aplicabila si instantele competente

   Prevederi financiare

4. 14. Costuri eligibile

5. 15. Plati si dobânzi de întârziere a platii

6. 16. Contabilitate si control tehnic si financiar

7. 17. Suma finala a finantarii de catre Autoritatea Contractanta

8. 18. Restituirea finantarii nerambursabile

Dispozitii generale si administrative

Art. 1 Obligatii generale

1(1) Beneficiarul se va asigura ca implementarea Proiectului se deruleaza conform cu Descrierea Proiectului din Anexa I, fie prin mijloace proprii fie în parteneriat cu una sau mai multe organizatii nonprofit sau alte institutii.

Beneficiarul poate subcontracta, de preferat catre întreprinderi locale, o parte limitata a Proiectului Oucrari / servicii). Partea principala a Proiectului trebuie sa fie executata de catre Beneficiar si parteneri, unde este cazul.

Daca implementarea Proiectului presupune încheierea de contracte de catre Beneficiar, vor fi aplicate procedurile de achizitie ale Comunitatii Europene. Partenerii, subcontractantii si bunurile aprovizionate trebuie sa provina din Comunitatea Europeana sau din tara sau tarile eligibile pentru finantari nerambursabile in cadrul programului din care face parte Proiectul.

Autoritatea Contractanta nu recunoaste nici o legatura contractuala cu partenerul/ partenerii Beneficiarului sau cu subcontractorii acestuia.

Numai Beneficiarul este singurul care raspunde în fata Autoritatii Contractante pentru implementarea Proiectului. Beneficiarul se angajeaza ca conditile impuse lui conform contractului se aplica în aceeasi masura tuturor partenerilor si subcontractantilor implicati.

1(2) Beneficiarul trebuie sa implementeze Proiectul cu toata grija, eficienta, transparenta si cu toate diligentele necesare, în concordanta cu cele mai bune practici din domeniul de activitate vizat şi în conformitate cu prezentul Memorandum.

În acest scop Beneficiarul va mobiliza toate resursele financiare, umane si materiale necesare pentru finalizarea proiectului, asa cum se specifica în Descrierea Proiectului, si va acorda o importanta deosebita utilizarii resurselor umane si materiale locale.

1(3) Daca beneficiarul sau unul din partenerii, subcontractantii sau mandatarii acestuia se angajeaza într-o activitate ilegala în legatura cu acest proiect sau cu oricare alta activitate finantata de catre Comunitatea Europeana sau de catre Autoritatea Contractanta, aceasta din urma poate suspenda Proiectul sau rezilia .l1emorandumul în conformitate cu art 11(3).

Art. 2 Obligatiile privind informarea si rapoartele tehnice si financiare

2(1) Beneficiarul trebuie sa furnizeze Autoritarii Contractante toate informatiile legate de implementarea Proiectului. În acest scop Beneficiarul trebuie sa întocmeasca rapoarte intermediare si un raport final. Aceste rapoarte trebuie sa concina o parte tehnica si una financiara. Autoritatea Contractanta poate solicita informarii suplimentare în orice moment; aceste informarii trebuie sa-i fie furnizate în maxim 30 zile de la solicitare.

2(2) Beneficiarul trebuie sa trimita Autoritarii Contractante rapoarte intermediare în conformitate cu modalitatile prevazute mai jos. Fiecare raport trebuie sa furnizeze justificari complete asupra tuturor aspectelor implementarii, pentru perioada pentru care este întocmit.

Rapoartele trebuie întocmite în asa fel încât sa permita compararea între obiective, mijloacele prevazute sau angajate, rezultatele asteptate si cele obtinute si detaliile bugetului Proiectului. Raportul trebuie sa concina un plan de actiune pentru urmatoarea etapa a implementarii proiectului.

2(3) Raportul final trebuie sa concina o descriere detaliata a conditiilor în care a fost realizat proiectul, informarii asupra masurilor luate pentru identificarea Comunitarii Europene ca sursa a finantarii si asupra elementelor care sa permita evaluarea impactului Proiectului, un decont final al tuturor costurilor eligibile ale Operatiunii, plus o recapitulatie completa a veniturilor si a cheltuielilor proiectului precum si a platilor primite.

2(4) Rapoartele trebuie prezentate, în aceeasi limba ca si contractul, la termenele urmatoare:

1. A. claca plata se efectueaza conform optiunilor 1 sau 3 din art. 15(1): un raport unic si final va fi transmis Autoritarii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de desfasurare asa cum este definita în art. 2 al Conditiilor Speciale.

2. B. Daca plata se efectueaza conform optiunii 2 din art. 15(1):

   • – un raport intermediar trebuie sa însoteasca fiecare cerere de plata;

   • – raportul final va fi transmis Autoritarii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de desfasurare asa cum este definita în art. 2 al Conditiilor Speciale.

2(5) Conditiile Speciale pot stipula ca Beneficiarul trebuie sa furnizeze un exemplar suplimentar al rapoartelor pentru Delegatia Comisiei Europene responsabila cu monitorizarea Proiectului.

2(6) Daca Beneficiarul nu furnizeaza Autoritarii Contractante un raport final în termenul prevazut de art. 2(4) si nu furnizeaza o explicatie scrisa acceptabila si suficienta asupra motivelor care l-au împiedicat sa-si îndeplineasca aceasta obligatie, Autoritatea Contractanta poate rezilia Memorandumul conform primului alineat al art. 11(3) si poate recupera sumele deja platite Beneficiarului.

De asemenea, claca platile se efectueaza conform optiunii 2 din art. 15(1) si Beneficiarul nu a prezentat un raport intermediar si o cerere de plata la sfârsitul fiecarei perioade de 12 luni clupa data prevazuta la art. 2(1) din Conditiile Speciale, Beneficiarul trebuie sa informeze Autoritatea Contractanta asupra motivelor din cauza carota nu a putut sa se conformeze acestei obligatii si sa indice stadiul în care se afla Proiectul. Daca Beneficiarul nu se achita de aceste obligatii, Autoritatea Contractanta poate rezilia Memorandumul conform primului alineat din art. 11(3) si poate proceda la recuperarea sumelor deja platite beneficiarului.

Art. 3 Responsabilitate

3(1) Autoritatea Contractanta nu poate fi facuta responsabila, în ruc1 o circumstanta si din nici un motiv, pentru daune aduse personalului sau bunurilor Beneficiarului pe durata desfasurarii proiectului. În consecinta, Autoritatea Contractanta nu va admite nici o cerere de despagubire sau plati suplimentare în legatura cu astfel de daune.

3(2) Beneficiarul îsi va asuma întreaga responsabilitate în raport cu terte parti, inclusiv pentru daune de orice natura aduse tertelor parti pe perioada desfasurarii proiectului. Beneficiarul va exonera Autoritatea Contractanta de orice raspundere asociata cu orice cerere de despagubire sau actiune aparuta ca urmare a încalcarii reglementarilor legale de catre Beneficiar, de angajatii sai sau de persoanele pentru care acestia raspund, sau ca rezultat al încalcarii drepturilor unei terte parti.

Art. 4 Conflict de interese

Beneficiarul se angajeaza sa ia toate masurile necesare pentru a evita orice conflicte de interese siva informa Autoritatea Contractanta fara întârziere de orice situatie care ar determina sau ar putea sa determine aparitia oricarui asemenea conflict de interese.

Art. 5 Confidentialitate

Autoritatea Contractanta si Beneficiarul se angajeaza sa pastreze confidentialitatea rapoartelor prevazute la art. 2 si asupra oricarui document, informatie sau alt material comunicate lor sub clauza de confidentialitate.

Art. 6 Publicitate

6(1) Cu exceptia cazurilor în care Autoritatea Contractanta solicita altfel, orice notificare sau publicatie a Beneficiarului referitoare la proiect, inclusiv la conferinte si seminarii, trebuie sa specifice ca Proiectul a primit finantare din partea Comunitatii Europene.

Beneficiarul trebuie sa ia toate masurile necesare pentru a face publica finantarea sau co-finantarea proiectului de catre Comunitatea Europeana. În acest scop, Beneficiarul se va referi la proiect si la contributia financiara a Comunitatii Europene în toate informatiile date beneficiarilor finali ai Proiectului, în raportarile interne si anuale si în orice relatii cu media.

6(2) Orice publicatie a Beneficiarului, în orice forma si pe orice suport, inclusiv Internet, trebuie sa aiba urmatoarea mentiune: "Acest document a fost realizat cu asistenta financiara a Comunitatii Europene. Parerile exprimate aici reprezinta opinia si în concluzie, nu pot fi considerate în ruc1 un caz punctul de vedere oficial al Comunitatii Europene".

Art. 7 Dreptul de proprietate / de utilizare a rezultatelor si echipamentelor

7(1) Proprietatea, titlurile si drepturile de proprietate industriala si intelectuala rezultate în urma proiectului precum si raportarile si alte documente legate de proiect vor ramâne Beneficiarului.

7(2) Prin derogare de la prevederile primului paragraf, Beneficiarul va acorda Autoritatii Contractante dreptul de a utiliza gratuit si clupa cum considera necesar toate documentele rezultate în urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora.

7(3) Echipamentele, vehiculele si materiile prime finantate din finantarea nerambursabila a Autoritatii Contractante vor fi transferate, cel mai târziu la sfârsitul perioadei de implementare a proiectului, beneficiarilor finali ai proiectului. Copii ale titlurilor de transfer trebuie sa fie anexate raportului final.

Art. 8 Evaluarea proiectului

8(1) Daca Autoritatea Contractanta sau Comisia Europeana fac o evaluare intermediara sau ulterioara (ex-post), Beneficiarul se angajeaza sa puna la dispozitia Autoritatii Contractante, Comisiei Europene si/ sau agentilor autorizati de acestea toate documentele sau informatiile care sa permita ca

evaluarea respectiva sa fie dusa la bun sfârsit si le va acorda drepturile de acces prevazute la art. 16(2).

8(2) Daca oricare din parti (sau Comisia Europeana) face sau mandateaza o evaluare în cadrul proiectului, trebuie sa comunice o copie din raportul de evaluare celeilalte parti si Comisiei Europene (sau celorlalte parti, clupa caz).

Art. 9 Modificarea Memorandumului

9(1) Orice modificare a Memorandumului, inclusiv a anexelor, trebuie facuta în scris siva face obiectul unui act aditional.

Daca cererea de modificare a Memorandumului vine din partea beneficiarului, acesta trebuie sa adreseze aceasta cerere Autoritarii Contractante cu 30 de zile înaintea momentului la care doreste ca aceasta modificare sa intre în vigoare, cu exceptia cazurilor bine justificate de beneficiar si acceptate de Autoritatea Contractanta.

9(2) Cu toate acestea, claca modificarea Memorandumului nu afecteaza scopul principal al proiectului si impactul financiar se limiteaza la un transfer în cadrul unei singure rubrici a bugetului sau la un transfer rubricile bugetului implicând o variatie de mai putin de 10% a sumei initial inscrise la o rubrica pentru o categorie de cheltuieli eligibile, beneficiarul va aplica modificarea si va anunta Autoritatea Contractanta fara întârziere. Aceasta metoda nu poate fi utilizata pentru a modifica rubricile pentru cheltuieli administrative si rezerve pentru cheltuieli neprevazute.

Schimbarea adresei, modificarea contului bancar si a auditorului fac de asemenea obiectul simplei nori.fi.cari, insa acest lucru nu va afecta opri.unea Autoritarii Contractante de a se opune alegerii facute de Beneficiar in privinta contului bancar sau auditorului. Schimbarea contului bancar trebuie specificata in cererea de plata care trebuie sa fie conforma cu modelul prezentat ca Anexa V.

Autoritatea Contractanta îsi rezerva dreptul de a solicita schimbarea auditorului mentionat în art. 7(1) din "Conditiile speciale" claca elemente care nu erau cunoscute la încheierea Memorandumului, ridica îndoieli asupra independentei sau profesionalismului auditorului.

Art. 10 Cesionarea

Memorandumul si platile aferente acestuia nu pot fi transferate sau cedate unei terte parti în nici un fel, fara acordul scris prealabil al Autoritatii Contractante.

Art.11 Rezilierea Memorandumului

11(1) Beneficiarul poate rezilia Memorandumul în orice moment, cu un preaviz, in scris, de 2 luni. În acest caz, Beneficiarul nu va fi îndreptatit decât la plata finantarii nerambursabile doar pentru partea proiectului executata, fara a afecta dreptul Autoritatii Contractante de a solicita restituirea/ rambursarea integrala sau partiala a sumelor deja platite în caz de reziliere a Memorandumului înainte de termen.

11(2) În cazuri exceptionale si bine justificate, Autoritatea Contractanta poate decide rezilierea Memorandumului, cu un preaviz in scris de 2 luni, fara sa fie obligata la plata de compensatii. În acest caz, Beneficiarul va fi îndreptatit la plata din finantarea nerambursabila doar a sumelor aferente partii proiectului pe care a realizat-o efectiv.

11(3) Autoritatea Contractanta poate rezilia contractul, fara preaviz si fara sa plateasca compensatii de orice fel, atunci când Beneficiarul:

nu îsi îndeplineste, fata justificare, oricare din obligatiile care îi revin si, clupa ce a fost instiintat în scris sa îsi îndeplineasca aceste obligatii, persista înca în neonorarea lor sau nu furnizeaza explicatii satisfacatoare în 30 zile de la trimiterea notificarii;

este declarat falit, este supus unei proceduri de lichidare judiciara sau oricarei alte proceduri asemanatoare;

• – îsi schimba personalitatea juridica, cu exceptia cazurilor în care se încheie un act aditional în acest sens;

• – nu respecta prevederile art. 4 sau 10, sau se afla într-una din situatiile prevazute la art. 1(3) sau 16(6);

face declaratii false sau incomplete pentru. a obtine finantarea nerambursabila prevazuta în Memorandum sau furnizeaza raportari care nu corespund realitatii;

comite neregularitati financiare.

În aceste cazuri Autoritatea Contractanta poate solicita rambursarea totala sau partiala a sumelor deja platite in cadrul Memorandumului.

Înainte de sau în loc de rezilierea contractului conform dispozitiilor acestui articol, Autoritatea Contractanta poate suspenda platile ca o masura preventiva, fara notificare prealabila.

Art. 12 Durata de executare a Proiectului, prelungirea, suspendarea si data limita

12(1) Beneficiarul trebuie sa informeze Autoritatea Contractanta· fara întârziere asupra oricaror circumstante în masura sa afecteze sau sa întârzie implementarea proiectului. Beneficiarul poate solicita cu cel putin o luna de zile înainte..,..âe terminarea duratei de executare a proiectului, prelungirea

acesteia. Solicitarea trebuie însorita de toate dovezile necesare evaluarii acesteia.

12(2) Beneficiarul poate suspenda implementarea tuturor sau a unora din partile Proiectului claca circumstantele (indeosebi forta majora) fac prea dificila sau periculoasa continuarea acestuia. Beneficiarul trebuie sa informeze Autoritatea Contractanta fata întârziere si sa-i puna la dispozitie toate detaliile necesare. Autoritatea Contractanta poate rezilia Memorandumul conform art.11(2). In cazul in care Memorandumul nu este reziliat, Beneficiarul se va stradui sa minimizeze durata intreruperii si poate relua implementarea de îndata ce conditiile o permit si clupa ce informeaza Autoritatea Contractanta despre acest fapt. Durata de executie a proiectului se va prelungi cu o perioada de timp egala cu cea in care executarea a fost întrerupta. Aceasta se va face fata a prejudicia orice amendamente la Memorandum, care pot fi cerute în scopul adaptarii proiectului la noile circumstante ale implementarii.

12(3) Memorandumul inceteaza clupa 24 de luni de la încheierea duratei de executie a proiectului, asa cum este aceasta definita la art. 2 din Conditii Speciale.

Autoritatea Contractanta va notifica Beneficiarului orice amânare a datei de încheiere a Memorandumului.

Art. 13 Legea aplicabila si instantele competente

13(1) Prezentul Memorandum va fi supus legii Autoritatii Contractante.

13(2) În cazul unui'litigiu între Autoritatea Contractanta si Beneficiar, care ar putea aparea în executarea prezentului Memorandum si care nu poate fi solutionat pe cale amiabila, litigiul va putea fi supus concilierii Comisiei Europene, cu consimtamântul ambelor parti. Daca nu intervine nici o reglementare în termen de 120 de zile de la lansarea procedurii de reconciliere, oricareparte se poate adresa instantelor din tara Autoritatii Contractante.

Prevederi financiare

Art. 14 Costuri eligibile

14(1) Pentru a fi considerate eligibile pentru Proiect, costurile trebuie sa fie:

• – necesare pentru realizarea proiectului, sa fie prevazute in Memorandum si sa respecte principiile unei gestiuni financiare sanatoase, mai ales in privinta eficientei economice si a raportului cost/beneficii;

• – angajate în cursul duratei de executie a Proiectului, asa cum este aceasta definita in art. 2 din Conditiile Speciale, fara a prejudicia eligibilitatea costurilor la auditul final;

  efectiv angajate, înregistrate partenerilor, sa fie identificabile documente justificative în original.

  în contabilitatea Beneficiarului sau si verificabile si sa fie sustinute de

  14(2) Urmatoarele costuri directe sunt eligibile:

• – cheltuielile cu personalul aferent proiectului, corespunzând salariilor nete la care se adauga cheltuielile sociale si alte cheltuieli care intra în remuneratie; salariile si costurile nu trebuie sa depaseasca salariile si costurile suportate în mod normal de beneficiar, si nici valorile in mod general acceptate pe piata în cauza;

• – cheltuielile pentru transportul si cazarea personalului care ia parte la activitate, pentru sume care corespund cu preturile pietei si nu depasesc plafoanele general acceptate de Autoritatea Contractanta (incluzând bilete ,de avion – clasa economica);

• – cheltuielile de achizitionare echipamente (noi sau uzate) si servicii (transport, inchiriere etc.), cu conditia ca acestea sa corespunda preturilor pietei;

• – cheltuieli cu bunuri si consumabile;

  cheltuieli cu sub-contractarea sau cele efectuate de partenerii beneficiarului;

• – cheltuieli care deriva in mod direct din cerintele contractului (difuzare informatii, evaluarea specifica a Proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurari, instruirea specifica a personalului implicat in Proiect) inclusiv cheltuielile cu serviciile financiare (in special referitoare la transferuri si garantii financiare);

• – cheltuieli cu taxele, care sa nu vina in contradictie cu prevederile art. 14

  (5);

  14(3) Un procent fix din costurile administrative directe ale Beneficiarului, care pot fi considerate ca fiind alocate Proiectului, care nu depaseste 7 % din costurile eligibile directe, vafi eligibil ca si costuri indirecte.

  Costurile indirecte vor fi eligibile atât timp cat nu includ costuri care se regasesc în cadrul altui capitol al bugetului contractului.

  Costurile indirecte nu vor fi eligibile claca Memorandumul priveste finanţarea unui proiect condus de un organism care deja primeste finantare nerambursabila din partea Comisiei Europene.

  14 (4) O rezerva pentru cheltuieli neprevazute de nu mai mult de 5% din valoarea totala a costurilor eligibile poate fi inclusa in Bugetul Proiectului. Ea poate fi utilizata numai cu acordul prealabil (prin scrisoare) al Autoritatii Contractante.

  14 (5) Urmatoarele costuri nu vor fi considerate eligibile:

• – provizioane pentru pierderi sau datorii viitoare; dobânzi datorate de Beneficiar unei terte parti;

  cheltuieli cu achizitionarea de terenuri sau cladiri, exceptie facând cele necesare pentru implementarea Proiectului, caz in care proprietatea trebuie transferata beneficiarilor finali ai Proiectului la sfârsitul acestuia;

• – pierderile de schimb valutar;

taxa pe valoarea adaugata pe care beneficiarul o poate recupera.

14(6) Orice contributie in natura a beneficiarului si mentionata separat in Anexa III nu va fi considerata drept costuri eligibile pentru finantare de catre Autoritatea Contractanta.

Cu toate acestea, Beneficiarul trebuie sa se angajeze sa faca aceste contributii în conditiile prevazute în prezentul Memorandum.

Art. 15 Plati si dobânzi de întârziere a platii

15(1) Procedurile de plata sunt stabilite in art. 4 al Conditiilor Speciale clupa una din cele trei optiuni de mai jos:

Opţiunea 1: Proiecte a caror durata nu depaseste 12 luni sau a caror finantarede catre Autoritatea Contractanta este mai mica decat 100 OOO EURO Autoritatea Contractanta va face plati beneficiarului clupa cum urmeaza:

• • un avans de 80% din suma mentionata la art. 3(2) al Conditiilor Speciale, platit in termen de 60 zile de la primirea de catre Comisie a Memorandumului semnat de ambele parti si, unde e cazul, a unei garantii financiare,

• • restul de plata (soldul) în termen de 60 de zile de la înregistrarea de catre Autoritatea Contractanta a unei cereri pentru plata finala, insotita de un raport final, sub rezerva aprobarii raportului conform art. 15(2).

  Opţiunea2: Proiecte a caror durata depaseste 12 luni si in care finantareafurnizata  de Autoritatea  Contractanta  este de 100 OOO EUR sau mai mult Autoritatea Contractanta va face plati beneficiarului clupa cum urmeaza:

• • un avans de maxim 80% din partea de buget previzionat finantata de Autoritatea Contractanta pentru primele 12 luni ale Proiectului (exclusiv rezerva pentru cheltuieli neprevazute), asa cum este specificat in art. 4 al Conditiilor Speciale, în termen de 60 de zile zile de la primirea de catre Autoritatea Contractanta a urmatoarelor documente:

  contractul semnat de cele doua parti,

  o cerere de plata si

  o garantie financiara claca este ceruta pe baza art. 15(4);

  • • plati intermediare anuale în sumele prevazute la art. 4 din Conditii Speciale, in termen de 60 zile de la înregistrarea de catre Autoritatea Contractanta a unei cereri de plata însorita de un raport intermediar, sub rezerva aprobarii acelui raport conform art. 15(2);

  • • soldul (restul de plata) in termen de 60 zile de la înregistrarea de catre Autoritatea Contractanta a cererii de plata finala însorita de raportul final, sub rezerva aprobarii acelui raport conform art. 15(2).

Platile intermediare nu pot fi facute decât claca cheltuiehle efective angajate reprezinta cel putin 70% din suma platii anterioare, clupa cum trebuie aratat in raportul intermediar corespunzator. Suma avansului si a platilor intermediare nu poate sa depaseasca 90% din suma prevazuta la art. 3(2) din Conditii Speciale.

Op_ţiuuea 3: Pentru toate Proiectele

Beneficiarul va primi finantarea nerambursabila de la Autoritatea Contractanta sub forma unei plati unice, în termen de 60 de zile de la înregistrarea de catre Autoritatea Contractanta a unei cereri de plata finala, însorita de raportul final, sub rezerva aprobarii acelui raport de catre Autoritatea Contractanta.

Rapoartele trebuie prezentate in concordanta cu prevederile art. 2.

15(2) Termenul de plata de 60 zile calendaristice prevazut la Art. 15(1) de mai sus va expira la data la care este debitat contul Autoritatii Contractante. Fara a prejudicia prevederile art. 11(3), Autoritatea Contractanta poate opri curgerea acestui termen prin notificarea Beneficiarului ca cererea de plata nu este admisibila, fie datorita faptului ca suma respectiva nu este exigibila, fie datorita faptului ca raportul corespunzator nu a putut fi aprobat si Autoritatea Contractanta considera ca sunt necesare verificari suplimentare. In asemenea cazuri, Autoritatea Contractanta poate cere clarificari, modificari sau informatii suplimentare care trebuie furnizate în termen de 30 zile de la solicitare. Termenul de plata va continua sa curga de la data la care este înregistrata o cerere de plata corect formulata.

15(3) La expirarea termenului prevazut mai sus, Beneficiarul (in afara cazurilor in care beneficiarul este un departament guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunitatii Europene) poate solicita, in termen de 2 luni de la data încasării cu întârziere a platii, dobânzi de întârziere la plata, la:

rata scontului aplicata de banca centrala a statului Autoritatii

Contractante, în cazul în respecnv;

care platile sunt efectuate în moneda statului

rata aplicata de Banca Centrala Europeana la principalele operatiuni de refinantare in EURO claca platile sunt efectuate în EURO.

– rata aplicata de Banca Centrala Europeana la principalele operatiuni de refinantare in EURO claca platile sunt efectuate în EURO.

valabila în prima zi a lunii în care a expirat termenul de plata la care se adauga un punct procentual si jumatate. Dobânzile de întârziere se vor aplica pentru perioada cuprinsa între data la care expira termenul de plata (inclusiv) si data la care este debitat contul Autoritarii Contractante (exclusiv). Aceasta dobânda nu este considerata un venit in conformitate cu prevederile art. 17(3).

15(4) Avansurile de 1 milion EURO sau mai mult trebuie sa fie acoperite integral de o garantie financiara care trebuie sa ramâna valida pâna când este eliberata de Autoritatea Contractanta clupa plata finala. Aceasta prevedere nu se aplica claca Beneficiarul este un departament guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunitarii Europene.

15(5) Garantia financiara va fi conforma sau echivalenta cu modelul anexat:

Specimen de garantie financiara pentru rambursarea avansurilor

Catre: ….numita în continuare „Autoritate Contractanta”,

Subiect: Garantia nr……..

Garantie financiara pentru rambursarea avansurilor platibile în cadrul Contractului de finantare nerambursabila….. [numarul si titlul Contractului] (a se cita numarul si titlul în întreaga corespondenta)

Noi, subsemnatii, . . . . . . . . … [numele si adresa institutiei financiare] declaram în mod irevocabil ca garantam în calitate de debitor principal, din partea ………. [numele si adresa beneficiaru/uz], numit in continuare „Beneficiarul”, plata catre Autoritatea Contractanta a sumei de ………………… [suma avansului exprimata in moneda/ valuta in care acesta se acorda], aceasta valoare reprezentand acea parte din costurile Proiectului care este platibila ca un avans conform Memorandumului…………… [numarul si titlul Memorandumu/uz] incheiat intre Beneficiar si Autoritatea Contractanta.

Plata va fi facuta in contul. .….[numarul contului] detinut de Autoritatea Contractanta, fata alte obiectiuni sau proceduri legale de orice fel, pe baza primirii primei solicitari scrise din partea dumneavoastra (trimisa prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire) in care se arata ca Beneficiarul nu a rambursat avansul la cerere sau Memorandumul a fost reziliat din diverse motive. Ne angajam ca nu vom intarzia plata si nici nu ne vom opune plarii din diverse motive. Ne angajam sa va informam in scris imediat despre efectuarea platii.

Legea aplicabila prezentei garantii este legea tarii ……….. [ !ara in care are sediul institutia financiara emitenta a garantiei]. Orice conflict derivand din sau in legatura cu prezenta garantie se va solutiona de catre instantele competente din tara Autoritarii Contractante.

Aceasta garantie intra in vigoare siva avea efect clupa semnarea ei.

[data si locul) [semnatura)*

*Numele si titlul persoanei(lor) care semneaza pentru garant trebuie adaugat cu caratere tiparite.

15(6) Platile datorate de Autoritatea Contractanta vor fi facute in contul bancar numit in Art 4(3) din Conditiile Speciale. Daca este prevazut un avans de 1 milion EURO sau mai mult trebuie deschis un cont bancar special pentru proiect.

15(7) Autoritatea Contractanta va face platile în moneda statului de care apartine sau în EURO, conform modalitatilor stabilite în Conditiile Speciale. Cand platile se fac în EURO, eventualele conversii în EURO ale costurilor reale suportate în alte monede se vor face la rata publicata de Banca Centrala Europeana in fascicolul "C" al Jurnalului Oficial din prima zi lucratoare a lunii in care a fost facuta cererea de plata. In cazul valutelor care nu sunt cotate in Jurnalul Oficial, conversia se va face pe baza ratelor publicate in Financial Times din prima zi de marti a lunii in care este facuta cererea de plata.

15(8) Orice dobânda obtinuta asupra avansului platit de Autoritatea Contractanta beneficiarului va fi considerata venit conform art 17(3). Acesta va putea fi utilizat pentru finantarea costurilor eligibile ale Proiectului.

Art. 16 Contabilitate si controale tehnice si financiare

16(1) Beneficiarul trebuie sa tina înregistrari contabile sistematice si precise referitoare la implementarea Proiectului folosind un sistem contabil specific cu dubla intrare, ca parte din sau suplimentar fata de propriul sistem contabil. Acest sistem contabil specific va urma procedurile dictate de uzantele profesionale. Pentru fiecare proiect trebuie tinuta o contabilitate separata, evidentiind toate veniturile si cheltuielile. Aceste conturi trebuie de asemenea sa indice cu exactitate dobânzile obtinute asupra fondurilor platite de Autoritatea Contractanta.

16(2) Beneficiarul trebuie sa consimta la inspectiile pe baza de docume'nte sau la fata locului efectuate de Autoritatea Contractanta, Comisia Europeana si Curtea de Conturi a Comunitarii Europene asupra modului de utilizare a

finantarii nerambursabile, in conformitate cu reglementarile financiare aplicabile bugetului Autoritarii Contractante (sau acolo unde este cazul aplicabile bugetului general al Comunitarii Europene sau al cooperarii Comunitarii Europene cu Africa, tarile din Caraibe si Pacific) pentru o perioada de 5 ani de la data terminarii proiectului.

In acest scop, Beneficiarul se angajeaza sa acorde personalului Autoritarii Contractante, Comisiei Europene si al Currii de Conturi, precum si persoanelor mandatate de acest.ia, drept de acces la locurile si spatiile unde se implementeaza proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum si la toate documentele si fisierele informatice privind gestiunea tehnica si financiara a Proiectului. Accesul persoanelor mandatate de Autoritatea Contractanta, Comisia Europeana si Curtea de Conturi se face sub conditia confidentialitarii stricte fata de terti, fara a prejudicia obligatiile de drept public la care se supun acestea. Documentele trebuie sa fie usor accesibile si arhivate astfel încât sa permita o verificare usoara; Beneficiarul este obligat sa informeze Autoritatea Contractanta de locul unde sunt arhivate documentele.

16(3) Documentele mentionate la art. 16(2) includ:

A Lucrari bunuri si servicii:

• – oferte de la furnizori;

• – contracte sau ordine de achizitie;

• – facturi si dovezi ale plarii sau facturi platite; claca bunurile provin din stocurile Beneficiarului facturile trebuie sa reflecte pretul platit la momentul achizitiei; o copie a facturii de achizitie trebuie sa fie atasata;

• – in privinta cheltuielilor cu combustibili si lubrifianti, Beneficiarul va tine o lista recapitulativa continând numarul de kilometri parcursi, consumul mediu al vehiculelor utilizate, pretul carburantilor si cheltuielile de întretinere.

  B Cheltuieli de personal:

• – situatia cheltuielilor cu personalul angajat local pe o perioada determinata, mentionând suma remuneratiei platite în numerar sau în natura, certificate de responsabilul local si descompuse în salariu brut, cheltuieli sociale, asigurari si salariu net;

• – situatia cheltuielilor privind personalul expatriat sau/si personalul din Europa (claca proiectul se desfasoara în Europa), pe luni de lucru efectiv; cheltuielile se vor evalua pe baza de preturi unitare pe unitari de timp lucrat verificabile si vor fi descompuse în salariu brut, cheltuieli sociale, asigurari si salariu net.

  16(4) Daca suma finantarii nerambursabile este de 100 OOO EURO sau mai mult, la sfârsitul Proiectului va fi facut un audit final. Daca, în plus, durata proiectului este mai mare de 18 luni va fi facut un audit anual pentru fiecare perioada de 12 luni de la începutul proiectului.

  Fiecare Raport de audit va trebui sa cuprinda:

• – analiza si controlul asupra naturii, legalitatii si regularitatii cheltuielilor;

• – controlul utilizarii avansurilor;

• – auditul conturilor de terci;

• – confruntarea cheltuielilor cu conturile specifice la care se face referire la art. 16(1) si cu Bugetul proiectului;

• – verificarea veniturilor din proiect (incluzând avansurile comunitare, dobânzile la avansuri, co-fi.nantarile si alte venituri generate de proiect);

• – informatii asupra locului precis unde sunt arhivate documentele justificative originale care trebuie accesate in cazul unui control al Comisiei Europene sau Curtii de Conturi.

În plus, Auditorul va efectua, prin sondaj, controale la fata locului (existenta, conformitate) privind Proiectul.

Para a aduce atingere prevederilor art. 11(3), auditul nu trebuie sa întrerupa derularea proiectului. Auditul trebuie sa fie condus conform standardelor internationale in domeniu.

16(5) Beneficiarul poate îndeplini obligatiile de la art. 16(4) depunând fie rapoarte de audit ale Proiectului, fie propriile rapoarte anuale de audit cu conditia ca auditul sa fie asigurat de auditorul independent si agreat de Autoritatea Contractanta.

16(6) Daca Beneficiarul nu îndepli.neste obligatiile fundamentale prevazute în acest articol 16, Autoritatea Contractanta poate rezilia Memorandumul conform art. 11(3). In plus Beneficiarul poate fi declarat neeligibil pentru viitoare finantari de la Comunitate pentru o perioada stabilita de Autoritatea Contractanta, cu acordul Comisiei Europene.

Art. 17 Suma finala a finantarii acordata de catre Autoritatea Contractanta

17(1) Suma totala care urmeaza a fi platita de Autoritatea Contractanta Beneficiarului nu poate depasi suma finantarii nerambursabile prevazuta la art. 3(2) din Condicii Speciale, chiar claca cheltuielile totale suportate depasesc bugetul total estimat stabilit în Anexa III.

17(2) În cazul în care costurile eligibile la sfârsitul Proiectului sunt mai mici decat costul total estimat mentionat la art. 3(1) al Conditiilor Speciale, contributia Autoritarii Contractante se va limita la suma rezultata din aplicarea la costurile reale a procentului fixat la art. 3(2) al Conditiilor Speciale.

17 (3) Beneficiarul accepta faptul ca finantarea nerambursabila nu trebuie în nici un caz sa rezulte intr-un profit pentru el si ca trebuie sa se limiteze la suma necesara pentru echilibrarea veniturilor si cheltuieli Proiectului.

Art. 18 Restituirea finantarii nerambursabile

18(1) In cazurile de la art. 11(1) (cu excepţia rezilierii Memorandumului inainte de termen), 11(2) si 17, Beneficiarul se angajeaza sa plateasca Autoritatii Contractante sumele care i-au fost platite suplimentar fata de suma finala totala datorata, in termen de 60 de zile de la primirea cererii de restituire de la Autoritatea Contractanta.

18(2) In cazul rezilierii contractului de catre Beneficiar, mentionata la art. 11(1), si in cazurile definite la art. 11(3), Autoritatea Contractanta poate solicita restituirea totala sau partiala a sumelor platite Beneficiarului. Autoritatea Contractanta fixeaza conditiile si termenul în care trebuie efectuata restituirea totala sau partiala.

18(3) Daca Beneficiarul nu plateste aceste sume în termenul fixat de Autoritatea Contractanta, aceasta din urma poate (cu exceptia cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau organism public al unui stat membru al Comunitatii Europene) sa majoreze sumele datorate cu o dobânda la:

rata de scont aplicata de banca centrala a statului Autoritatii Contractante claca platile sunt efectuate în moneda statului Autoritatii Contractante;

rata aplicata de Banca Centrala Europeana la principalele sale operatii de refinantare în EURO, claca platile au fost efectuate în EURO,

valabila in prima zi a lunii în care a expirat termenul, la care se adauga un punct procentual si jumatate. Dobânda de întârziere se aplica pe perioada cuprinsa între data expirarii termenului fixat de Autoritatea Contractanta (inclusiv) si data platii efective (exclusiv).

18(4) Comisioanele bancare ocazionate de rambursarea sumelor datorate Autoritatii Contractante cad în sarcina exclusiva a Beneficiarului.

18(5) Sumele datorate Autoritatii Contractante pot fi compensate cu sumele datorate Beneficiarului de Autoritatea Contractanta cu orice titlu (din orice motiv). Aceasta nu va prejudicia o eventuala optiune a partilor de a esalona platile, de comun acord.

Anexa III

Bugetul si cheltuielile eligibile ale operatiunii

Costul total estimat pentru Operatiune, eligibil pentru finantare comunitara in cadrul Memorandumului este, clupa cum e prezentat in art 3.1. al Conditiilor Speciale, de 160.000 euro.

Cheltuielile pentru organizarea Comitetelor de Monitorizare sunt eligibile cu conditia prezentarii documentatiei justificative. Costurile eligibile pot include:

• – . servicii de interpretariat si, claca e cazul, traducere scrisa

• – inchirierea salii de reuniune

• – echipamente audio-vizuale si alte echipamente electronice necesare

• – asigurarea documentatiei precum si cheltuielile de publicare sau cheltuieli aditionale

• – diurna pentru participarea expertilor

• – cheltuieli de deplasare pentru participantii care vin din alte localitati

• – organizarea de bufete in timpul Comitetelor de monitorizare

• – sprijin in elaborarea normelor de monitorizare si operatiunilor de control.

	Redacția Lex24 Drept la Sursa!
	Articole Urmărește