sub forma schimbului de scrisori, pentru amendarea Acordului-cadru pe linie de pregătire dintre Ministerul Administraţiei şi Internelor al României şi Agenţia Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene (FRONTEX)*)
Notă …
──────────
*) Traducere
──────────FRONTEXMinisterului Administraţiei şi Internelor din RomâniaAcademiei partenere din RomâniaNr. 5.537/01.04.2014Vă rugăm să faceţi referire la acest număr atunci când răspundeţi.Varşovia, 1 aprilie 2014Stimat(ă) domn/doamnă,Aşa cum a fost anunţat în cadrul întâlnirii organizate în data de 30 ianuarie 2014 la sediul Agenţiei Frontex, Frontex va alinia actualul acord-cadru pe linie de pregătire (FTA) la noile reguli financiare ale Uniunii Europene şi ale Frontex, aşa cum au fost ele recent modificate. Mai mult decât o provocare, acest demers trebuie considerat ca fiind o oportunitate unică de a micşora întreaga încărcătură administrativă prin introducerea unor forme de finanţare mult mai eficiente.Ataşate la prezenta scrisoare veţi găsi toate informaţiile de fond necesare relevante în Nota explicativă cu privire la amendamentele la Acordul-cadru pe linie de pregătire (anexa I).V-aş fi recunoscătoare dacă aţi putea să confirmaţi, în numele academiei partenere pe care o reprezentaţi, acceptul dumneavoastră cu privire la aceste amendamente ale prevederilor respectivului FTA, aşa cum sunt prezentate în ataşament (anexa II).Scrisoarea dumneavoastră de confirmare va constitui un acord suplimentar scris la FTA-ul dintre Frontex şi Ministerul Administraţiei şi Internelor din România, în conformitate cu articolul 18 (1) al acestuia din urmă şi va intra în vigoare la data la care veţi transmite scrisoarea dumneavoastră de răspuns.(semnat)Beatrice CombyDirector al Diviziei pentruconsolidarea capacităţii instituţionaleAnexe:Anexa I: Notă explicativă cu privire la amendamentele la Acordul-cadru pe linie de pregătireAnexa II: Amendamentele aduse Acordului-cadru pe linie de pregătireAnexa III: Decizia directorului executiv privind costurile unitare pentru academiile partenere +
Anexa IIAcord suplimentar scris sub forma schimbului de scrisori, pentru amendarea Acordului-cadru pe linie de pregătire dintre Ministerul Administraţiei şi Internelor al României şi Agenţia Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene (FRONTEX)Amendamente la Acordul-cadru pe linie de pregătireArticolul 20Costuri eligibile(…)20.2 Finanţarea costurilor eligibile poate lua următoarele forme, în conformitate cu categoriile de costuri şi în conformitate cu prevederile menţionate în Acordul specific de pregătire:– rambursarea unui procentaj specificat al costurilor eligibile suportate efectiv;– rambursarea în baza costurilor unitare;– sume forfetare;– finanţare globală.20.3 Lista detaliată a costurilor directe eligibile trebuie inclusă în fiecare acord de pregătire specific.20.4 În plus faţă de costurile eligibile directe aşa cum sunt definite în articolul 20.3, costurile instituţionale (efectuate pentru a pregăti, desfăşura şi finaliza activitatea) pot fi eligibile ca şi costuri indirecte. Costurile instituţionale sunt acele costuri care, luând în considerare condiţiile de eligibilitate descrise în articolul 20.1, nu sunt identificabile drept costuri specifice legate în mod direct de desfăşurarea activităţii şi care ar putea fi asociate în mod direct cu aceasta, dar care pot fi identificate şi justificate de academia parteneră folosind sistemul său contabil ca fiind efectuate în legătură cu costurile eligibile directe pentru activitate. Acestea nu pot include niciun fel de costuri eligibile directe.Costurile indirecte realizate în desfăşurarea activităţii pot fi eligibile pentru finanţarea la o rată fixă nu mai mare de 7% din costurile eligibile directe. Dacă totalul costurilor eligibile directe depăşeşte suma de 100.000 euro, nivelul eligibil al costurilor indirecte trebuie redus la nivelul stabilit între părţi. Nivelul stabilit al costurilor indirecte trebuie specificat în Acordul specific de pregătire. Dacă în Acordul specific de pregătire se prevede finanţarea la o rată fixă cu privire la costurile indirecte, acestea nu trebuie să fie sprijinite de documente contabile.20.5 Următoarele costuri nu sunt considerate eligibile:– TVA.Articolul 21Solicitări de plată(…)21.2 Plata solduluiPlata soldului se realizează după încheierea activităţilor de pregătire.Plata poate fi efectuată sub forma unui ordin de recuperare, dacă plăţile în avans anterioare depăşesc suma costurilor finale ale activităţii de pregătire în conformitate cu Acordul specific de pregătire.Pentru plata soldului trebuie să fie înaintate următoarele rapoarte şi următoarea documentaţie, în termen de 60 de zile după încheierea activităţii, cel mai târziu atunci când toate facturile au fost primite de la companiile desemnate:– solicitare de plată finală;– o declaraţie financiară finală, urmând structura bugetului estimat;– documente justificative relevante, care să ateste toate costurile suportate;– raport de încheiere a activităţilor de pregătire, dacă e solicitat astfel de Acordul specific de pregătire.Documentele care însoţesc solicitarea de plată trebuie întocmite în conformitate cu prevederile relevante ale Acordului-cadru pe linie de pregătire şi ale Acordului specific de pregătire, incluzând, unde este necesar, anexele acestora. Academia parteneră certifică faptul că informaţiile furnizate în solicitarea sa de plată sunt complete, sigure şi exacte. Aceasta certifică, de asemenea, faptul că pot fi considerate eligibile costurile suportate conform Acordului-cadru pe linie de pregătire şi Acordului specific de pregătire, că toate chitanţele au fost declarate şi că solicitarea sa de plată este fundamentată de documente justificative adecvate care pot fi verificate.În funcţie de forma de finanţare, academia parteneră înaintează:– în cazul rambursării costurilor eligibile efectiv suportate – documente justificative care să demonstreze costurile declarate, cum ar fi contracte, facturi, chitanţe şi evidenţe contabile;– în cazul rambursării în baza costurilor unitare – documente justificative care să demonstreze numărul de unităţi declarate;– în cazul sumelor forfetare – documente justificative care să demonstreze implementarea corespunzătoare.Articolul 22Prevederi generale privind plăţile(…)22.1 Plăţile se efectuează de către Frontex în euro. Academia parteneră trimite solicitările de plată, inclusiv declaraţiile financiare aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro se efectuează de către academia parteneră la rata de schimb lunară stabilită de Comisie şi publicată pe site-ul acesteia, aplicabilă în ziua realizării cheltuielii.Articolul 25Controale şi audituri(…)25.2 Academia parteneră trimite către Frontex toate documentele relevante justificative împreună cu raportul de încheiere, în special evidenţele contabile şi fiscale, legate de Acordul-cadru pe linie de pregătire şi Acordul specific de pregătire.MINISTERUL AFACERILOR INTERNEAcademia parteneră din RomâniaBucureşti,Nr. 447.610/23.09.2014Doamnei Beatrice Comby,*)Director al Diviziei pentru consolidarea capacităţii instituţionaleAgenţia Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene – FrontexStimată doamnă director,În răspuns la Scrisoarea dumneavoastră nr. 5.537/01.04.2014, prin prezenta corespondenţă vă confirm, în numele academiei partenere din România, că suntem de acord cu modificările din anexa II, pentru amendarea Acordului-cadru pe linie de pregătire dintre Ministerul Administraţiei şi Internelor şi Agenţia Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene – Frontex, semnat la Bucureşti la data de 30 mai 2012 şi la Varşovia la 31 mai 2012, prin încheierea unui acord, prin schimb de scrisori.Cu deosebită stimă,Inspectorul General al Poliţiei de Frontieră Române,Ioan Buda,chestor general de poliţie"ANEXA II*)Notă …
──────────
*) Traducere
──────────Acord suplimentar scris sub forma schimbului de scrisori, pentru amendarea Acordului-cadru pe linie de pregătire dintre Ministerul Administraţiei şi Internelor al României şi Agenţia Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene (FRONTEX)Amendamente la Acordul-cadru pe linie de pregătireArticolul 20Costuri eligibile(…)20.2 Finanţarea costurilor eligibile poate lua următoarele forme, în conformitate cu categoriile de costuri şi în conformitate cu prevederile menţionate în Acordul specific de pregătire:– rambursarea unui procentaj specificat al costurilor eligibile suportate efectiv;– rambursarea în baza costurilor unitare;– sume forfetare;– finanţare globală.20.3 Lista detaliată a costurilor directe eligibile trebuie inclusă în fiecare acord de pregătire specific.20.4 În plus faţă de costurile eligibile directe aşa cum sunt definite în articolul 20.3, costurile instituţionale (efectuate pentru a pregăti, desfăşura şi finaliza activitatea) pot fi eligibile ca şi costuri indirecte. Costurile instituţionale sunt acele costuri care, luând în considerare condiţiile de eligibilitate descrise în articolul 20.1, nu sunt identificabile drept costuri specifice legate în mod direct de desfăşurarea activităţii şi care ar putea fi asociate în mod direct cu aceasta, dar care pot fi identificate şi justificate de academia parteneră folosind sistemul său contabil ca fiind efectuate în legătură cu costurile eligibile directe pentru activitate. Acestea nu pot include niciun fel de costuri eligibile directe.Costurile indirecte realizate în desfăşurarea activităţii pot fi eligibile pentru finanţarea la o rată fixă nu mai mare de 7% din costurile eligibile directe. Dacă totalul costurilor eligibile directe depăşeşte suma de 100.000 euro, nivelul eligibil al costurilor indirecte trebuie redus la nivelul stabilit între părţi. Nivelul stabilit al costurilor indirecte trebuie specificat în Acordul specific de pregătire. Dacă în Acordul specific de pregătire se prevede finanţarea la o rată fixă cu privire la costurile indirecte, acestea nu trebuie să fie sprijinite de documente contabile.20.5 Următoarele costuri nu sunt considerate eligibile:– TVA.Articolul 21Solicitări de plată(…)21.2 Plata solduluiPlata soldului se realizează după încheierea activităţilor de pregătire.Plata poate fi efectuată sub forma unui ordin de recuperare, dacă plăţile în avans anterioare depăşesc suma costurilor finale ale activităţii de pregătire în conformitate cu Acordul specific de pregătire.Pentru plata soldului trebuie să fie înaintate următoarele rapoarte şi următoarea documentaţie, în termen de 60 de zile după încheierea activităţii, cel mai târziu atunci când toate facturile au fost primite de la companiile desemnate:– solicitare de plată finală;– o declaraţie financiară finală, urmând structura bugetului estimat;– documente justificative relevante, care să ateste toate costurile suportate;– raport de încheiere a activităţilor de pregătire, dacă e solicitat astfel de Acordul specific de pregătire.Documentele care însoţesc solicitarea de plată trebuie întocmite în conformitate cu prevederile relevante ale Acordului-cadru pe linie de pregătire şi ale Acordului specific de pregătire, incluzând, unde este necesar, anexele acestora. Academia parteneră certifică faptul că informaţiile furnizate în solicitarea sa de plată sunt complete, sigure şi exacte. Aceasta certifică, de asemenea, faptul că pot fi considerate eligibile costurile suportate conform Acordului-cadru pe linie de pregătire şi Acordului specific de pregătire, că toate chitanţele au fost declarate şi că solicitarea sa de plată este fundamentată de documente justificative adecvate care pot fi verificate.În funcţie de forma de finanţare, academia parteneră înaintează:– în cazul rambursării costurilor eligibile efectiv suportate – documente justificative care să demonstreze costurile declarate, cum ar fi contracte, facturi, chitanţe şi evidenţe contabile;– în cazul rambursării în baza costurilor unitare – documente justificative care să demonstreze numărul de unităţi declarate;– în cazul sumelor forfetare – documente justificative care să demonstreze implementarea corespunzătoare.Articolul 22Prevederi generale privind plăţile(…)22.1 Plăţile se efectuează de către Frontex în euro. Academia parteneră trimite solicitările de plată, inclusiv declaraţiile financiare aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro se efectuează de către academia parteneră la rata de schimb lunară stabilită de Comisie şi publicată pe site-ul acesteia, aplicabilă în ziua realizării cheltuielii.Articolul 25Controale şi audituri(…)25.2 Academia parteneră trimite către Frontex toate documentele relevante justificative împreună cu raportul de încheiere, în special evidenţele contabile şi fiscale, legate de Acordul-cadru pe linie de pregătire şi Acordul specific de pregătire."––-
