dintre Ministerul Administraţiei şi Internelor şi Agenţia Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene – FRONTEX*)
–––Notă …
*) Traducere.ÎntreMinisterul Administraţiei şi Internelor (Partener), reprezentat în scopul semnării prezentului acord de către domnul Vasile Blaga, viceprim-ministru, ministrul administraţiei şi internelor, interimar,şiAgenţia Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operaţionale la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene – FRONTEXîn vederea stabilirii unui cadru între FRONTEX şi Partener pentru finanţarea participării Partenerului la activităţile operaţionale în conformitate cu Regulamentul FRONTEX*1), precum şi cu alte prevederi comunitare relevante–––*1) Regulamentul (CE) nr. 2.007/2004 al Consiliului din 26 octombrie 2004 de instituire a Agenţiei Europene pentru Gestionarea Cooperării Operaţionale la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene – FRONTEX, Jurnalul Oficial, seria L 349, 25 noiembrie 2004, p.1, modificată.Partenerul şi FRONTEX au convenit asupra preambulului, a Condiţiilor speciale şi a Condiţiilor generale care formează prezentul acord-cadru de parteneriat (acord-cadru).Preambulul stabileşte contextul parteneriatului stabilit între părţi în domeniul managementului frontierelor externe ale Uniunii Europene.Condiţiile speciale şi Condiţiile generale specifică subiectul, termenii, condiţiile şi durata acordului-cadru, precum şi aranjamentele pentru activităţile operaţionale în baza parteneriatului.Prin semnătura sa, Partenerul acceptă conţinutul acordului-cadru şi aplicarea acestuia asupra oricărei decizii de finanţare specifică implementate ulterior în baza prezentului acord-cadru.PREAMBULPolitica Comunităţii Europene în domeniul frontierelor externe ale Uniunii Europene are ca obiectiv managementul integrat al frontierei, asigurând un nivel uniform şi înalt de control şi supraveghere, care este un corolar necesar pentru libera circulaţie a persoanelor în cadrul Uniunii Europene. Managementul integrat al frontierei (IBM) este şi o componentă fundamentală a unui spaţiu de libertate, securitate şi justiţie.În scopul îmbunătăţirii IBM, FRONTEX facilitează şi eficientizează aplicarea măsurilor comunitare în acest domeniu. FRONTEX realizează aceasta prin asigurarea coordonării îmbunătăţite a cooperării operaţionale a statelor membre şi a ţărilor asociate Schengen*2).–––*2) Pentru scopul acestui acord-cadru, termenul de "state membre" include de asemenea ţările asociate Schengen.În conformitate cu Regulamentul FRONTEX, FRONTEX poate decide să cofinanţeze operaţiunile comune şi proiectele-pilot ale statelor membre (activităţi operaţionale) în conformitate cu regulile financiare aplicabile pentru FRONTEX. Astfel de contribuţii financiare directe sunt menite să sprijine realizarea îmbunătăţirilor IBM şi nu pot sub nicio formă să aducă profit Partenerului.În îndeplinirea obligaţiilor şi îndatoririlor în conformitate cu Regulamentul FRONTEX, FRONTEX aplică principiile transparenţei şi ale tratamentului egal.I. CONDIŢII SPECIALE +
Articolul I.1ScopulAcordul-cadru este încheiat ca parte a unei relaţii de cooperare formalizate, în desfăşurare, între FRONTEX şi Partener (Parteneriat), în baza obiectivelor Comunităţii şi a planurilor multianuale FRONTEX (MAP) şi a programelor de lucru anuale (PoW), pentru a contribui la obiectivele politicii Comunităţii menţionate în preambul.Principalul scop al acordului-cadru este de a defini rolurile şi responsabilităţile părţilor în implementarea Parteneriatului, precum şi termenii şi condiţiile în care finanţarea specifică poate fi decisă şi acordată.Semnarea acordului-cadru de către părţi nu obligă FRONTEX să decidă şi să acorde o finanţare specifică. +
Articolul I.2Acordarea finanţării specificeÎn contextul MAP şi PoW, FRONTEX şi Partenerul poartă discuţii bilaterale pentru a conveni asupra activităţilor operaţionale viitoare coordonate de FRONTEX la care participă Partenerul. Aceste discuţii bilaterale şi activităţile operaţionale convenite constituie baza pentru acordarea unei finanţări specifice.În baza înţelegerilor comune rezultate în urma discuţiilor bilaterale, FRONTEX şi statele membre participante (adică statele membre care au convenit să participe la activitatea operaţională respectivă) convin asupra unui plan operaţional (sau a unui plan documentat similar) pentru fiecare activitate operaţională. Fiecare astfel de plan indică participarea unui stat membru în activitatea operaţională. Prin convenirea planului operaţional (sau a altor planuri similare) Partenerul acceptă, în ceea ce priveşte activitatea operaţională respectivă, să fie obligat de prezentul acord-cadru, inclusiv de rezultatele cheltuielilor curente cu mijloacele tehnice (REM), proiect derulat în 2007 de FRONTEX.FRONTEX decide separat cu privire la finanţarea specifică şi acordă finanţarea specifică în scopul activităţii operaţionale vizate. Fiecare finanţare specifică a FRONTEX trebuie să respecte prevederile relevante ale Regulamentului FRONTEX şi ale Regulamentului financiar FRONTEX*3).–––-*3) Decizia Consiliului director FRONTEX 36/2008 din 16 decembrie 2008.Finanţarea specifică decisă şi acordată de FRONTEX ia forma unei decizii de finanţare specifică a FRONTEX, adoptată de directorul executiv. Astfel de decizii de finanţare specifică pot fi adoptate şi de adjunctul directorului executiv, de un director sau de un şef de serviciu/sector, în conformitate cu subdelegările de autoritate existente pentru implementarea bugetului în vigoare în FRONTEX. Un buget pentru activitatea operaţională vizată este anexat la fiecare decizie de finanţare specifică.Toate deciziile de finanţare specifică ale FRONTEX trebuie să aibă legătură cu un plan operaţional convenit (sau alt plan similar) pentru activitatea operaţională vizată. Planul operaţional sau alt plan similar este pregătit şi elaborat în conformitate cu prevederile relevante ale Regulilor interne de procedură FRONTEX*4). Un plan operaţional se stabileşte şi se semnează de adjunctul directorului executiv în conformitate cu art. 31 alin. (2) din Regulile interne de procedură FRONTEX.–––-*4) Decizia directorului executiv FRONTEX 2008/67 din 16 decembrie 2008. +
Articolul I.3DurataAcordul-cadru intră în vigoare la data imediat următoare datei la care ultima dintre cele două părţi îl semnează.Acordul-cadru se încheie pentru o perioadă de 4 ani începând cu data intrării sale în vigoare.Partenerul poate denunţa prezentul acord-cadru în orice moment prin transmiterea unui preaviz scris de 60 de zile. Partenerul trebuie, în acest caz, să întreprindă finalizarea implementării oricărei activităţi operaţionale în care este implicat, care a început înainte de data la care denunţarea contractului produce efecte şi pentru care s-a întocmit o decizie de finanţare specifică în baza prezentului acord-cadru.FRONTEX poate decide să denunţe prezentul acord-cadru în orice moment fără nicio despăgubire din partea sa, printr-un preaviz scris de 60 de zile. FRONTEX îşi onorează obligaţiile ce decurg din implementarea activităţilor operaţionale care au început înainte de data la care denunţarea contractului produce efecte, în măsura în care această implementare dă naştere la cheltuieli prevăzute în decizia de finanţare specifică respectivă.Toate deciziile de finanţare specifică FRONTEX în baza prezentului acord-cadru trebuie să fie adoptate înainte de data la care acordul-cadru expiră. În cazul în care se desfăşoară o activitate operaţională după data de expirare sus-menţionată, termenii şi condiţiile acordului-cadru continuă să se aplice pentru implementarea activităţii operaţionale corespunzătoare şi a deciziei de finanţare specifică respective. +
Articolul I.4Finanţarea activităţilor operaţionaleCosturile totale eligibile pentru o activitate operaţională trebuie indicate într-un buget (şi formularele tip REM, atunci când acestea sunt folosite) anexat la decizia de finanţare specifică FRONTEX corespunzătoare.Eligibilitatea costurilor şi cofinanţarea cerută de la Partener sunt definite în art. II.16 şi în decizia de finanţare specifică corespunzătoare. +
Articolul I.5Angajamente specifice ale ParteneruluiImediat după ce o decizie de finanţare specifică FRONTEX în baza acestui acord-cadru a fost adoptată, Partenerul este notificat printr-un e-mail transmis Punctului naţional de contact FRONTEX corespunzător. Partenerul trebuie să răspundă în aceeaşi zi la o astfel de notificare prin recunoaşterea primirii deciziei de finanţare specifică în baza acestui acord-cadru. Formularul care se va folosi pentru un astfel de răspuns este anexat la prezentul acord-cadru.După primirea deciziei de finanţare specifică, Partenerul se angajează să solicite o prefinanţare în conformitate cu art. II.17.După încheierea activităţii operaţionale respective, Partenerul se angajează să înainteze către FRONTEX rapoartele şi documentaţia solicitate în conformitate cu art. II.17.II. CONDIŢII GENERALEPartea APrevederi legale şi administrative +
Articolul II.1Angajamentele luate de PartenerPrin consimţirea planului operaţional sau a unui alt plan similar pentru o activitate prevăzută, Partenerul acceptă să respecte pe lângă prevederile prezentului acord-cadru şi prevederile oricăror condiţii specifice posibile legate de activitatea vizată, precum şi Decizia directorului executiv asupra schemei de cofinanţare pentru operaţiunile comune şi proiectele-pilot din 15 ianuarie 2008 (nr. 2008/02) incluzând rezultatele proiectului REM derulat în cursul anului 2007 de FRONTEX. +
Articolul II.2Responsabilitate1. Prezentele condiţii generale sau orice condiţii specifice nu vor afecta unica responsabilitate a Partenerului de a respecta orice obligaţii juridice care îl privesc.2. FRONTEX nu poate în niciun caz sau din niciun motiv să fie făcut răspunzător pentru pagubele sau daunele suferite de personalul sau proprietatea Partenerului în timpul desfăşurării acţiunii sau ca o consecinţă a acţiunii. De aceea, FRONTEX nu poate accepta nicio solicitare pentru despăgubiri sau majorare a plăţii în legătură cu o astfel de pagubă sau daună.3. Cu excepţia cazurilor de forţă majoră, Partenerul va remedia orice pagubă suferită de echipamentul aflat în proprietatea FRONTEX ca rezultat al executării sau al executării deficitare a unei acţiuni.4. Partenerul îşi asumă răspunderea unică faţă de terţi, inclusiv răspunderea faţă de orice pagubă sau daună de orice fel provocată de ei în legătură cu sau decurgând din activităţile operaţionale. Partenerul va absolvi FRONTEX de toată răspunderea asociată oricărei revendicări sau acţiuni întreprinse ca rezultat al încălcării de către Partener ori de angajaţii Partenerului sau de către alte persoane pentru care Partenerul ori un angajat individual al Partenerului este responsabil. +
Articolul II.3Conflicte de interes1. Partenerul se angajează să ia toate măsurile necesare de prevenire a oricărui risc de conflict de interese care ar putea afecta îndeplinirea imparţială şi obiectivă a deciziei de finanţare specifică şi va informa FRONTEX, fără întârziere, cu privire la orice situaţie care constituie sau care poate conduce la orice conflict de acest gen.2. Există un conflict de interese atunci când exercitarea imparţială şi obiectivă a funcţiilor oricărei persoane în baza acordului-cadru este compromisă din motive care privesc familia, viaţa afectivă, afinitatea politică ori naţională, interesul economic sau orice alt interes împărtăşit cu o altă parte. +
Articolul II.4Proprietatea/Utilizarea rezultatelor1. Cu excepţia cazurilor când se stipulează altfel, dreptul de proprietate asupra rezultatelor unei activităţi desfăşurate în baza unui acord-cadru FRONTEX, inclusiv drepturile de proprietate intelectuală şi de proprietate asupra rapoartelor şi a altor documente legate de aceasta, va aparţine FRONTEX.2. Fără a prejudicia prevederile paragrafului 1, FRONTEX acordă Partenerului dreptul de a utiliza liber rezultatele unei activităţi operaţionale, după cum consideră potrivit, cu condiţia ca prin aceasta să nu încalce obligaţiile sale de confidenţialitate sau drepturile existente de proprietate industrială şi intelectuală. +
Articolul II.5Confidenţialitatea şi protecţia datelor cu caracter personal1. Schimbul de date şi informaţii se va desfăşura în conformitate cu legislaţia comunitară şi naţională existentă.2. FRONTEX şi Partenerul se obligă să păstreze confidenţialitatea oricărui document, oricărei informaţii sau a altui material aflat în legătură directă cu obiectul acordului-cadru, care este în mod corespunzător clasat/clasată ca fiind confidenţial/confidenţială, dacă divulgarea poate aduce prejudicii celeilalte părţi. Părţile trebuie să respecte această obligaţie şi după data expirării prezentului acord-cadru.3. Orice informaţie cu caracter personal cuprinsă în acordul-cadru şi în deciziile de finanţare specifică sau legată de aceste documente trebui să fie prelucrată în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 *5). Astfel de date vor fi prelucrate doar în legătură cu activitatea de implementare şi de continuare a acordului-cadru şi a deciziilor de finanţare specifică, fără a prejudicia posibilitatea de a transmite datele către Serviciul de audit intern, către Curtea Europeană de Conturi, către Grupul pentru nereguli financiare şi/sau către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităţii.––––*5) Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecţia persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituţiile şi organele comunitare şi privind libera circulaţie a acestor date (Jurnalul Oficial, seria L 8, 12 ianuarie 2001, p. 1).4. Partenerul poate, în urma unei cereri scrise, să obţină acces la datele sale cu caracter personal şi să corecteze orice informaţie care este inexactă sau incompletă. Partenerul ar trebui să adreseze orice întrebare referitoare la procesarea datelor sale personale ofiţerului pentru protecţia datelor din cadrul FRONTEX. Beneficiarii pot oricând depune o plângere împotriva prelucrării datelor lor personale la Autoritatea Europeană de Supervizare a Protecţiei Datelor. +
Articolul II.6PublicitateaCu excepţia cazului în care FRONTEX solicită altfel, orice comunicare sau aducere la cunoştinţa opiniei publice de către Partener cu privire la o activitate operaţională, inclusiv conferinţe ori seminarii, va indica faptul că acea activitate a primit finanţare de la Comunitate şi a fost coordonată de către FRONTEX. Orice comunicare sau aducere la cunoştinţa opiniei publice de către Partener, în orice formă şi prin orice mijloace, trebuie să indice faptul că răspunderea aparţine numai autorului şi că FRONTEX nu este responsabilă pentru nicio utilizare posibilă a informaţiilor conţinute. +
Articolul II.7EvaluareaOri de câte ori FRONTEX efectuează o evaluare intermediară sau finală a impactului activităţilor operaţionale, măsurat în funcţie de obiectivele Programului anual de lucru al FRONTEX, Partenerul se obligă să pună la dispoziţia FRONTEX şi/sau a persoanelor autorizate de aceasta toate documentele sau informaţiile care sunt solicitate pentru ca evaluarea să se încheie cu succes. +
Articolul II.8Suspendarea1. Partenerul şi/sau FRONTEX poate suspenda implementarea unei activităţi operaţionale dacă circumstanţe de natură excepţională fac acest lucru imposibil sau deosebit de dificil, în special în situaţiile de forţă majoră. Aceştia se vor informa reciproc fără întârziere, furnizând toate motivele şi detaliile necesare, precum şi data prevăzută pentru reluarea activităţii.2. Dacă FRONTEX nu denunţă acordul-cadru conform prevederilor art. I.3, Partenerul va relua implementarea de îndată ce circumstanţele permit acest lucru şi va informa FRONTEX în mod corespunzător despre aceasta. Durata activităţii operaţionale va fi prelungită cu o perioadă echivalentă cu durata suspendării. +
Articolul II.9Atribuirea contractelorDacă Partenerul încheie contracte în scopul desfăşurării unei activităţi prevăzute de o decizie de finanţare specifică, Partenerul va respecta prevederile şi principiile normelor relevante privind achiziţiile publice, principiile de bună gestionare financiară, precum şi rezultatele proiectului REM desfăşurat în cursul anului 2007 de către FRONTEX. +
Articolul II.10Forţa majorăForţă majoră înseamnă orice situaţie excepţională imposibil de anticipat sau eveniment care depăşeşte controlul părţilor, care le împiedică pe oricare dintre acestea să îşi îndeplinească oricare dintre obligaţiile lor care decurg din acordul-cadru, care nu poate fi atribuită erorii sau neglijenţei părţilor şi care se dovedeşte insurmontabilă în ciuda tuturor precauţiilor adecvate. Defectele echipamentului sau ale materialelor ori întârzierile cu punerea acestora la dispoziţie, conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate drept situaţii de forţă majoră de către partea care nu îşi poate îndeplini obligaţiile. +
Articolul II.11Atribuirea1. Solicitările către FRONTEX nu pot fi transferate.2. În situaţii excepţionale, atunci când situaţia justifică acest lucru, FRONTEX poate autoriza atribuirea către o parte terţă a unei decizii de finanţare specifică şi a oricăror plăţi care decurg din aceasta, în urma unei cereri scrise în acest sens, în care se vor indica motivele, din partea Partenerului. Dacă FRONTEX este de acord, trebuie să facă acest acord cunoscut în scris înainte ca atribuirea propusă să aibă loc. În absenţa autorizării mai sus menţionate sau în situaţia nerespectării acestor termeni, atribuirea nu trebuie să fie pusă în aplicare împotriva FRONTEX şi nu va produce niciun fel de efecte asupra FRONTEX. În niciun caz o astfel de atribuire nu va elibera Partenerul de obligaţiile sale faţă de FRONTEX. +
Articolul II.12Denunţarea, suspendarea şi reducerea finanţăriiII.12.1. De către Partener1. În cazurile justificate adecvat, Partenerul poate renunţa la finanţare, în orice moment, prin transmiterea către FRONTEX a unui preaviz de 60 de zile, precizând motivele pentru care se consideră că activitatea operaţională pentru care a fost acordată finanţarea este imposibil de realizat, fără a fi obligat să acorde vreo despăgubire din acest motiv.2. Dacă nu sunt oferite motive sau dacă FRONTEX nu acceptă motivele, FRONTEX poate să solicite rambursarea parţială sau totală a sumelor deja plătite conform deciziei de finanţare specifică, în baza rapoartelor de implementare tehnică şi a declaraţiilor financiare aprobate de FRONTEX, proporţional cu gravitatea eşecurilor în cauză şi după ce a permis Partenerului să îşi prezinte observaţiile.II.12.2. De către FRONTEXFRONTEX poate hotărî denunţarea, suspendarea sau reducerea finanţării, fără nicio obligaţie din partea sa cu privire la plata vreunei despăgubiri, în următoarele situaţii:a) în cazul unei schimbări a situaţiei juridice, financiare, tehnice, organizaţionale sau de proprietate a Partenerului, care este de natură să afecteze în mod considerabil prevederile acordului-cadru sau de natură să pună la îndoială decizia de acordare a finanţării; … b) în cazul în care Partenerul nu reuşeşte să îşi îndeplinească o obligaţie importantă care îi revine în conformitate cu acordul-cadru şi cu decizia de finanţare specifică, inclusiv anexele acestora; … c) în cazul în care activitatea operaţională a fost suspendată ca rezultat al unor situaţii excepţionale; … d) în cazul în care Partenerul se face răspunzător de o gravă abatere profesională dovedită prin orice mijloace; … e) în cazul în care Partenerul nu şi-a îndeplinit obligaţiile cu privire la plata contribuţiilor la asigurările sociale sau plata taxelor în conformitate cu prevederile juridice ale ţării în care este stabilit; … f) în cazul în care Partenerul este subiectul unei acuzări care are valoare de res judicata pentru fraudă, corupţie, implicare în organizaţii criminale sau pentru orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţii; … g) în cazul în care Partenerul a dat declaraţii false sau prezintă rapoarte care nu corespund realităţii în scopul obţinerii finanţării, prevăzute în decizia de finanţare specifică. … II.12.3. Procedura de denunţare1. Procedura este iniţiată printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau un echivalent al acesteia.2. În cazurile menţionate la art. II.12.2 lit. a) şi b), Partenerul va avea la dispoziţie 30 de zile pentru a-şi prezenta observaţiile şi pentru a lua orice măsură necesară în scopul asigurării îndeplinirii în continuare a obligaţiilor sale conform deciziei de finanţare specifică. În cazul în care FRONTEX nu confirmă acceptarea acestor observaţii prin înaintarea unei aprobări scrise în termen de 30 de zile de la primirea acestora, procedura continuă să se desfăşoare.3. În cazul în care notificarea este trimisă, denunţarea produce efecte la sfârşitul perioadei de notificare, care va începe de la data la care este primită notificarea cu privire la decizia FRONTEX de denunţare a finanţării.4. În cazul în care înştiinţarea nu este trimisă pentru situaţiile prevăzute la art. II.12.2 lit. c), d), e), f) şi g), denunţarea produce efecte din ziua următoare datei la care este primită notificarea cu privire la decizia FRONTEX de denunţare a finanţării.II.12.4. Efectele denunţării1. În cazul denunţării, plăţile efectuate de către FRONTEX vor fi limitate la costurile eligibile suportate în fapt de către Partener până la data la care denunţarea produce efecte, în conformitate cu decizia de finanţare specifică. Costurile legate de angajamentele curente, care nu trebuie să fie îndeplinite până după denunţare, nu vor fi luate în considerare.2. Partenerul va avea 60 de zile de la data la care denunţarea produce efecte, după cum a fost notificat de FRONTEX, ca să redacteze o cerere pentru plata finală în conformitate cu decizia de finanţare specifică. În cazul în care nu este primită nicio cerere de plată finală în acest termen-limită, FRONTEX nu va rambursa cheltuielile suportate de către Partener până la data denunţării şi va fi recuperată orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoarte de implementare tehnică şi nici pe declaraţii financiare aprobate de FRONTEX.3. În mod excepţional, la sfârşitul perioadei de notificare mai sus menţionate, atunci când FRONTEX termină finanţarea pe motiv că Partenerul nu a reuşit să realizeze raportul de implementare tehnică finală şi declaraţia financiară în termenul-limită stipulat în decizia de finanţare specifică, iar Partenerul încă nu a respectat această obligaţie în termen de două luni (după înştiinţarea scrisă trimisă de FRONTEX printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau un echivalent al acesteia), FRONTEX nu va rambursa cheltuielile suportate de către Partener până la data la care s-a încheiat acţiunea. FRONTEX va recupera, de asemenea, orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoartele de implementare tehnică şi de declaraţiile financiare aprobate de către aceasta. +
Articolul II.13Penalităţi financiareSe vor aplica prevederile art. 134b la care se face referire în art. 175 din Regulile de implementare a Regulamentului financiar general. +
Articolul II.14Decizii adiţionale1. Orice amendament la decizia de finanţare specifică, inclusiv durata activităţii operaţionale, trebuie să facă obiectul unei noi decizii de finanţare specifică care să o înlocuiască pe cea anterioară. Nicio decizie verbală nu poate angaja părţile în acest sens.2. Noua decizie de finanţare specifică nu poate să aibă drept scop sau ca efect operarea de schimbări care pun la îndoială justificarea iniţială pentru acordarea finanţării specifice sau care pot duce la tratament inegal.3. Dacă cererea de modificare este formulată de către Partener, acesta trebuie să o trimită către FRONTEX cu 15 zile lucrătoare înainte ca aceasta să producă efecte şi cu 10 zile lucrătoare înainte de data încetării acţiunii, cu excepţia cazurilor fundamentate corespunzător de către Partener şi acceptate de către FRONTEX.4. Prin derogare de la prevederile de mai sus, Partenerul poate, atunci când desfăşoară activitatea operaţională, să ajusteze bugetul estimat prin transferuri între titluri*6) de costuri eligibile, cu condiţia ca această ajustare a cheltuielilor să nu afecteze implementarea activităţii operaţionale şi transferul dintre titluri să nu depăşească 10% din valoarea fiecărui titlu de costuri eligibile estimate către care este destinat transferul şi fără a depăşi costurile eligibile totale menţionate în art. 3 pct. 3 din decizia de finanţare specifică.––––*6) Itemi în acest context va fi înţeles ca titluri. +
Articolul II.15Soluţionarea diferendelorÎn cazul oricărui diferend sau litigiu în legătură cu interpretarea, aplicarea îndeplinirii unui acord-cadru, a prevederilor enumerate în art. II.1, precum şi a activităţilor operaţionale în conformitate cu decizia de finanţare specifică, Partenerul şi FRONTEX vor depune toate eforturile în vederea soluţionării unui astfel de diferend pe cale amiabilă.Partea BPrevederi financiare +
Articolul II.16Costuri eligibile1. Pentru a fi considerate costuri eligibile ale activităţii operaţionale, costurile trebuie să îndeplinească următoarele criterii generale:– trebuie să aibă legătură cu obiectul deciziei de finanţare specifică şi trebuie să fie prevăzute în bugetul estimat (şi în formularele-tip REM, atunci când se folosesc) anexat la aceasta;– trebuie să fie necesare pentru desfăşurarea activităţii operaţionale acoperite de decizia de finanţare specifică;– trebuie să fie rezonabile şi justificate şi trebuie să fie conforme cu principiile de management financiar eficient, în special din punctul de vedere al valorii pentru bani şi eficienţa costului;– trebuie să fie legate de activităţile implementate în perioada de eligibilitate, după cum a fost prevăzut în decizia de finanţare specifică. În plus, costurile de călătorie ale personalului şi pentru transportul echipamentului vor fi eligibile în baza bugetului;– trebuie să fie de fapt realizate de Partener, să fie înregistrate în contabilitatea acestuia în conformitate cu principiile de contabilitate aplicabile şi să fie declarate în conformitate cu cerinţele legislaţiei aplicabile din domeniul fiscal şi social;– trebuie să poată fi identificate şi verificate;– procedurile interne de contabilitate şi audit ale Partenerului trebuie să permită reconcilierea directă a costurilor şi venitului declarat în legătură cu activitatea, prin declaraţiile contabile şi prin documentele justificative corespunzătoare.2. Costurile eligibile directe pentru activitatea operaţională sunt acele costuri care, luând în considerare condiţiile de eligibilitate stabilite la pct. 1, sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de desfăşurarea activităţii operaţionale şi care, prin urmare, pot fi cuprinse de aceasta în mod direct. În special, următoarele costuri directe sunt eligibile, cu condiţia ca acestea să îndeplinească criteriile stabilite în paragraful anterior:– costurile de călătorie, diurnă (DSA) şi cazare;– cheltuieli curente cu mijloace tehnice (REM), aşa cum au fost identificate în proiectul REM desfăşurat în cursul anului 2007 de către FRONTEX;– salariile şi taxele pentru asigurare socială ale experţilor şi/sau echipajului detaşaţi.Costurile legate de diurnă şi cazare nu trebuie să depăşească plafoanele aprobate anual de către Comisie în conformitate cu regulamentele cu privire la personal.Dacă Partenerul subcontractează activităţile sale operaţionale, personalul subcontractat va fi tratat ca personal propriu al Partenerului, în sensul prezentului articol.3. Contribuţiile la salarii şi la taxele pentru asigurări sociale realizate de statele membre relevante/ţara asociată Schengen vor fi considerate ca fiind cofinanţare a unei activităţi operaţionale din partea statului membru implicat/ţării asociate Schengen. FRONTEX va acoperi costurile legate de călătorie/DSA/cazare şi REM. Cofinanţarea nu poate fi asigurată din alte resurse finanţate de UE.4. Statul membru gazdă/ţara asociată Schengen este, de asemenea, eligibil/eligibilă pentru cofinanţarea pentru costurile eligibile aşa cum sunt definite în alin. 2 şi 3 pentru mijloacele suplimentare şi personalul detaşat/folosit pentru o anumită activitate operaţională, cu condiţia ca acesta/aceasta să poată arăta şi demonstra în mod clar că mijloacele şi personalul sunt de fapt detaşate suplimentar pentru o anumită activitate operaţională. Cofinanţarea nu poate fi asigurată din alte resurse finanţate de UE.5. Costurile indirecte eligibile pentru activitatea operaţională sunt acele costuri care, în conformitate cu condiţiile de eligibilitate descrise în art. II.16.1, nu sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de prestarea activităţii operaţionale şi care ar putea fi asociate în mod direct cu aceasta, dar care pot fi identificate şi justificate de către Partener, folosind sistemul său contabil ca fiind efectuate în legătură cu costurile directe eligibile pentru activitatea operaţională. Acestea nu pot include niciun fel de costuri directe eligibile.6. Prin derogare de la art. II.16.1, costurile indirecte realizate în desfăşurarea activităţii operaţionale pot fi eligibile pentru finanţarea la o rată fixă nu mai mare de 7% din costurile directe eligibile totale. Dacă costul direct eligibil total depăşeşte suma de 100.000 euro, nivelul eligibil al costurilor indirecte trebuie să fie redus la nivelul stabilit între părţi. Nivelul stabilit al costurilor indirecte ar trebui să fie specificat în decizia de finanţare specifică. Dacă decizia de finanţare specifică prevede o finanţare la rata fixă cu privire la costurile indirecte, ele nu trebuie să fie sprijinite de documente contabile. +
Articolul II.17Solicitări de plată1. Una sau mai multe plăţi pot fi efectuate ca prefinanţare. Suma totală acumulată a prefinanţării nu va trebui să depăşească 50% din suma totală de finanţare specificată în decizia de finanţare specifică.2. Prefinanţarea are ca scop acoperirea cheltuielilor Partenerului legate de activitatea operaţională aprobată. Prefinanţarea va fi plătită în termen de 45 de zile de la primirea solicitării de prefinanţare.3. Plata soldului, care nu poate fi repetat, se efectuează la sfârşitul activităţii operaţionale pe baza costurilor eligibile actuale în desfăşurarea activităţii operaţionale. Poate lua forma unui ordin de recuperare, dacă plăţile anterioare de prefinanţare depăşesc suma finală de finanţare determinată în conformitate cu decizia de finanţare specifică.4. Pentru plata soldului vor fi transmise următoarele rapoarte şi următoarea documentaţie în termen de 75 de zile după încheierea acţiunii:– solicitarea pentru plata finală;– raport asupra implementării activităţii operaţionale din punctul de vedere al Partenerului;– declaraţia finală financiară a costurilor eligibile realizate de fapt, urmând structura bugetului estimat;– acolo unde se solicită de către prevederile deciziei de finanţare specifică privind plata soldului, un certificat privind declaraţiile financiare ale acţiunii şi conturile curente, întocmite de un funcţionar public competent şi independent. Certificatul va certifica, în conformitate cu standardele internaţionale recunoscute de contabilitate, că aceste costuri declarate de către Partener în declaraţiile financiare pe care se bazează solicitarea de plată sunt cele reale, înregistrate cu exactitate, şi că toate chitanţele au fost declarate în conformitate cu decizia de finanţare specifică.5. Documentele care însoţesc solicitarea de plată trebuie întocmite conform prevederilor relevante ale deciziei de finanţare specifică, incluzând, unde este necesar, anexele acestora. Partenerul însuşi va certifica faptul că documentele financiare transmise FRONTEX respectă prevederile financiare ale deciziei de finanţare specifică, că aceste costuri declarate sunt costurile reale şi că solicitarea de plată a acestuia este susţinută de documente justificative care pot fi verificate.6. După primirea documentelor menţionate în art. II.17.4 şi/sau II.17.5, FRONTEX:– va aproba raportul final privind implementarea activităţilor operaţionale;– va solicita Partenerului să prezinte documentele justificative sau orice altă informaţie considerată a fi necesară pentru a permite aprobarea raportului;– va respinge raportul şi va solicita prezentarea unui nou raport.7. În cazul în care nu se primeşte un răspuns scris din partea FRONTEX în termen de 45 de zile, se va considera că documentaţia a fost suficientă. Aprobarea documentelor care însoţesc solicitarea de plată nu va implica recunoaşterea regularităţii sau a autenticităţii, a caracterului complet şi a corectitudinii declaraţiilor şi informaţiilor pe care acestea le conţin.8. Solicitările de informaţii suplimentare sau ale unui nou raport vor fi transmise în scris Partenerului. Partenerul va avea la dispoziţie perioada stabilită în decizia de finanţare specifică pentru a trimite informaţiile sau noile documente solicitate. În cazul în care se solicită informaţii suplimentare, termenul-limită pentru verificare va fi extins cu perioada necesară obţinerii acestor informaţii. Dacă se respinge un raport şi se solicită un nou raport, se aplică procedura de aprobare menţionată mai sus. În cazul unei respingeri reînnoite, FRONTEX îşi rezervă dreptul de a rezilia finanţarea.9. Soldul finanţării va fi determinat de FRONTEX în conformitate cu art. II.19. Plata soldului va fi realizată în termen de 45 de zile de la data aprobării documentelor menţionate în art. II.17.4. +
Articolul II.18Prevederi generale privind plăţile1. Plăţile se efectuează de către FRONTEX în euro. Partenerul trimite solicitările de plată, inclusiv declaraţiile financiare aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro se efectuează de către Partener la rata lunară stabilită de Comisie şi publicată pe site-ul acesteia din ziua realizării costului.2. Plăţile făcute de FRONTEX vor fi considerate a fi efectuate la data debitării acestora din contul FRONTEX.3. FRONTEX poate suspenda oricând perioada pentru plata indicată în decizia de finanţare specifică, notificând Partenerului faptul că solicitarea de plată a acestuia nu poate fi îndeplinită fie pentru că nu este conformă cu prevederile deciziei, fie pentru că trebuie prezentate documentele justificative corespunzătoare, fie pentru că există suspiciuni cu privire la faptul că unele cheltuieli din declaraţia financiară nu sunt eligibile şi se realizează verificări suplimentare.4. FRONTEX poate, de asemenea, să îşi suspende plăţile oricând, dacă se constată sau se presupune că Partenerul a încălcat prevederile acordului-cadru şi ale deciziei de finanţare specifică, în special în urma controalelor şi a auditurilor prevăzute la art. II.21.5. FRONTEX informează Partenerul despre orice astfel de suspendare printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau printr-un document echivalent.6. Suspendarea intră în vigoare la data transmiterii avizului de către FRONTEX. Perioada rămasă de plată reîncepe de la data înregistrării unei solicitări de plată întocmite corespunzător, atunci când sunt primite documentele justificative solicitate sau la finalul perioadei de suspendare notificate de FRONTEX.7. Partenerul are la dispoziţie două luni de la data notificării de către FRONTEX a sumei finale de finanţare ce stabileşte suma de plată a soldului sau ordinul de recuperare ori, în cazul necomunicării datei de primire a plăţii soldului, solicită informaţii în scris privind stabilirea finanţării finale, oferind motive pentru orice dezacord. După această perioadă, astfel de solicitări nu vor mai fi luate în considerare. FRONTEX se angajează să răspundă în scris, într-o perioadă de două luni după data primirii solicitării de informaţii, motivând răspunsul său. Această procedură nu prejudiciază dreptul Partenerului de a contesta decizia luată de FRONTEX. În conformitate cu legislaţia comunitară în acest domeniu, astfel de contestaţii trebuie să fie depuse în termen de două luni după notificarea deciziei către solicitant sau, în lipsa acesteia, după data la care solicitantul a aflat despre decizie. +
Articolul II.19Determinarea finanţării finale1. Fără a aduce prejudiciu informaţiilor obţinute ulterior în conformitate cu art. II.21, FRONTEX adoptă suma plăţii finale care urmează a fi acordată Partenerului pe baza documentelor menţionate la art. II.17, pe care le-a aprobat.2. Suma totală plătită de către FRONTEX Partenerului nu poate depăşi, sub nicio formă, suma maximă a finanţării stabilită în decizia de finanţare specifică, chiar dacă costurile eligibile totale efective realizate depăşesc costurile eligibile totale estimate specificate în bugetul estimat, anexat la decizia de finanţare specifică.3. Dacă aceste costuri eligibile efective realizate la finalul activităţii operaţionale sunt mai mici decât costurile eligibile totale estimate, contribuţia FRONTEX se limitează la costurile eligibile totale efective realizate în legătură cu transportul/DSA/cazare şi REM.4. Astfel, Partenerul este de acord cu faptul că finanţarea se limitează la suma necesară pentru a echilibra încasările şi cheltuielile activităţii operaţionale şi aceasta nu poate produce, în nicio formă, profit pentru acesta.Încasările efective care vor fi luate în considerare sunt cele care au fost stabilite, generate sau confirmate la data la care solicitarea de plată este întocmită de către Partener. În scopul acestui articol, vor fi luate în considerare doar costurile eligibile efective ale activităţii operaţionale sau ale bugetului de operare, care se încadrează în categoriile stabilite în bugetul estimat, anexat la decizia de finanţare specifică.Orice surplus determinat în acest fel va duce la o reducere corespunzătoare a sumei de finanţare.În cazul în care suma totală a plăţilor deja efectuate depăşeşte suma finanţării finale, FRONTEX emite un ordin de recuperare pentru surplus. +
Articolul II.20Recuperarea1. Dacă orice sumă este plătită în mod necorespunzător Partenerului sau dacă recuperarea este justificată în baza deciziei de finanţare specifică, Partenerul se angajează să returneze FRONTEX suma respectivă în condiţiile şi la orice dată pe care o specifică.2. Dacă Partenerul nu returnează suma până la data scadentă, suma datorată va avea dobânda la rata aplicată de Banca Centrală Europeană operaţiunilor sale principale de refinanţare, publicată în seria C a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene în prima zi a lunii în care plata era scadentă, majorată cu 3,5 puncte procentuale. Dobânda se plăteşte pentru perioada scursă de la data ulterioară expirării termenului de plată până în ziua plăţii. Orice plată parţială acoperă mai întâi dobânda.3. Sumele care vor fi returnate către FRONTEX pot fi compensate din orice fel de sume datorate Partenerului, după informarea acestuia în mod corespunzător. Nu este necesar consimţământul în prealabil al Partenerului. Acest fapt nu va afecta opţiunea părţilor de a stabili plata în rate.4. Taxele bancare suportate în legătură cu rambursarea sumelor datorate FRONTEX sunt suportate în întregime de Partener. +
Articolul II.21Controale şi audituri1. Partenerul se angajează să furnizeze orice informaţii detaliate cerute de FRONTEX sau de orice alt organism din afară autorizat de FRONTEX pentru a verifica dacă activităţile operaţionale şi prevederile acordului-cadru şi ale deciziei de finanţare specifică sunt implementate în mod corespunzător.2. Partenerul păstrează la dispoziţia FRONTEX toate documentele originale, în special înregistrările contabile şi fiscale, sau, în cazurile excepţionale şi justificate în mod corespunzător, copii legalizate ale documentelor originale legate de decizia de finanţare specifică pe o perioadă de 5 ani de la data plăţii soldului pentru activitatea operaţională corespunzătoare.3. Partenerul este de acord ca FRONTEX să poată efectua un audit al modului de utilizare a finanţării acordate, fie efectuat direct de personalul propriu al FRONTEX, fie de orice alt organism din afară autorizat să procedeze astfel în numele FRONTEX. Astfel de audituri pot fi efectuate de-a lungul perioadei de implementare a deciziei de finanţare specifică până la plata soldurilor acestora şi pe o perioadă de 5 ani de la data plăţii soldului pentru activităţile operaţionale corespunzătoare. Atunci când este adecvat, constatările auditului pot duce la decizii de recuperare adoptate de FRONTEX.4. Partenerul se angajează să permită personalului FRONTEX şi personalului extern autorizat de FRONTEX dreptul corespunzător de acces la locurile şi sediile în care se desfăşoară activităţile operaţionale şi la toate informaţiile, inclusiv la informaţiile în format electronic, necesare pentru a efectua astfel de audituri.5. În temeiul Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2.185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele şi inspecţiile la faţa locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităţilor Europene împotriva fraudei şi a altor abateri şi al Regulamentului (CE) nr. 1.073/1999 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigaţiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), Biroul European Antifraudă (OLAF) poate organiza, de asemenea, controale şi inspecţii la faţa locului în conformitate cu procedurile stipulate de legislaţia Comunităţii pentru protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene împotriva fraudelor şi altor nereguli. Unde este necesar, constatările inspecţiei pot duce la decizii de recuperare adoptate de către FRONTEX.6. Curtea Europeană de Auditori va avea aceleaşi drepturi ca şi FRONTEX, în special drept de acces, în ceea ce priveşte controalele şi auditurile.Semnat la 12 octombrie 2009 la Varşovia, în două exemplare originale în limba engleză.PentruMinisterul Administraţiei şi Internelor,Vasile Blaga,viceprim-ministru,ministrul administraţiei şi internelor,interimarPentru FRONTEX,Illka Laitinen,director executiv al FRONTEX +
Anexă––la acord–––Model de răspunsConfirm prin prezenta primirea Deciziei de finanţare specifică a FRONTEX nr. ………………/an, din data de …………….., adresată [denumirea oficială a Partenerului], stabilită şi acordată în conformitate cu prevederile acordului-cadru semnat la [data] între FRONTEX şi [denumirea oficială a Partenerului].Înţeleg deplin că decizia de finanţare specifică se supune termenilor şi condiţiilor acordului-cadru de mai sus şi prin aceasta consimt în mod explicit în numele [denumirea oficială a Partenerului] să fiu obligat de prevederile acordului-cadru în ceea ce priveşte prezenta decizie de finanţare specifică.Semnătura, data şi locul (de către o persoană deplin autorizată să reprezinte Partenerul în scopul acordului-cadru).––-
